Pianificazione operativa del flusso di cassa o come costruire un sistema di controllo del flusso di cassa. Pianificazione della spesa. Fornire domande 1c, approvare domande e spendere fondi

Il documento “Richiesta fondi di spesa” ha lo scopo di registrare la decisione di effettuare un pagamento in contanti o non in contanti (gruppo di pagamenti) o di spostare fondi. I dettagli del documento e la procedura per il suo utilizzo sono sostanzialmente simili ai documenti “Ordine di pagamento (in uscita)” e “Ordine di spesa in contanti”.


I parametri di prenotazione e posizionamento possono essere compilati automaticamente. A questo scopo, il documento fornisce flag e "Posizionamento automatico".


Se questi flag sono impostati, la colonna "Posizionamento" può essere compilata automaticamente quando si fa clic sul pulsante "Compila e pubblica".


Lo schema di posizionamento automatico e manuale può essere combinato. Con le bandiere impostate "Prenotazione automatica" E "Posizionamento automatico"È possibile specificare manualmente l'opzione di posizionamento per una parte dell'importo della richiesta. Quindi quando premi il pulsante "Compila e pubblica" Ci sarà un collocamento automatico solo per l'importo residuo.


Quando il tipo di operazione è impostato su " Pagamento al fornitore" O " Rimborso all'acquirente" vengono apportate modifiche agli accordi operativi con le controparti.


Sulla base del documento “Richiesta fondi di spesa” possono essere inseriti i documenti bancari e di pagamento in contanti. Tali documenti forniscono i requisiti “ Applicazione", che viene compilato durante la digitazione o può essere compilato manualmente. Quando si registrano documenti di pagamento con una richiesta specifica di fondi di spesa, viene verificata la conformità dell'importo del documento con il saldo corrente dei pagamenti in sospeso per questa richiesta.


Quando si impostano diritti aggiuntivi, è possibile vietare all'utente di elaborare documenti di pagamento senza indicare una richiesta di fondi di spesa.


Il documento “Richiesta di spesa dei fondi” può fungere anche da collegamento tra il sottosistema di gestione della liquidità e il sottosistema di bilancio. A questo scopo l'applicazione fornisce un blocco di dettagli simile al documento “Operazione di Bilancio” (scenario di pianificazione, voce di fatturato, distretto finanziario centrale, progetto, ecc.). Utilizzando i dettagli specificati, al momento della presentazione della domanda, viene monitorata la conformità dell'importo totale dei fondi approvati per la spesa con i valori limite precedentemente stabiliti.


Funzionalità di lavorare con le applicazioni quando si utilizza il meccanismo di approvazione delle applicazioni

Il meccanismo di approvazione della domanda viene utilizzato facoltativamente: per un elenco di organizzazioni.


Quando si utilizza il meccanismo di approvazione della domanda, si presentano le seguenti funzionalità:



    Se la domanda non indica un'organizzazione, tale domanda non è inclusa nell'approvazione


    Il percorso per l'approvazione della domanda è determinato in base alle impostazioni a seconda della Divisione specificata nella domanda.


    Se la domanda non ha superato il percorso di approvazione (lo stato della domanda non è “Approvata”), non è possibile emettere un documento di pagamento sulla base di essa


    Se la domanda inizia a seguire il percorso di approvazione, la domanda può essere modificata



    • L'utente la cui domanda è attualmente in fase di approvazione


      Utenti che approvano un'applicazione nelle fasi più elevate di approvazione
      Gli altri utenti non possono modificare l'applicazione.


    Se l'ordine è nello stato "Approvato", non può essere modificato


    Se la domanda entra nello stato "Rifiutato", la domanda viene annullata


    Lo stato attuale delle domande è nell'elenco delle domande



    • lo stato viene visualizzato in una colonna separata


      Viene utilizzato il raggruppamento per stato dell'ordine


      le applicazioni sono evidenziate con il colore di sfondo




      • rifiutato - rosa

"Devi avviare un'attività da un milione di dollari con una notevole carenza di banconote."

I. Ilf e E. Petrov

Pianificazione operativa del flusso di cassa o come costruire un sistema di controllo del flusso di cassa

introduzione

Questo articolo è dedicato alla pianificazione dei flussi di cassa operativi (di seguito denominata "DC") e verranno divulgati i seguenti aspetti di questa attività:

  1. il ruolo della pianificazione operativa del DS nella vita dell'impresa;
  2. sottosistema di pianificazione operativa DS nella configurazione standard “1C: Manufacturing Enterprise Management rev. 1.3 (release 1.3.32.1)" (di seguito denominata UPP);
  3. caratteristiche ed errori di un tipico sottosistema di soft starter;
  4. esperienza pratica nell'attuazione del sottosistema di pianificazione operativa del DS;
  5. Possibili opzioni di miglioramento e correzione di errori nel sottosistema SCP standard.

1 Il ruolo della pianificazione operativa del DS nella vita dell'impresa

Il sogno di ogni CFO (Chief Financial Officer) è l'assenza di "gap di liquidità" (un gap di liquidità è una mancanza di fondi per adempiere agli obblighi attuali dell'azienda in un determinato momento) nella sua azienda, e questo sogno è diventato persino più invadente durante la crisi. Il denaro è la forza trainante di un’azienda e la sua assenza, anche per un breve periodo, può portare a “malattie gravi” o addirittura alla “morte” dell’azienda. Il motivo dei "gap di cassa" è una discrepanza tra i tempi di ricezione dei fondi e la loro spesa, che può essere causata da una serie di ragioni oggettive, ad esempio: caratteristiche stagionali del campo di attività dell'azienda. Un esempio sono le aziende agricole (colture) che sostengono i costi principali in inverno e primavera e ricevono la maggior parte delle entrate in autunno. Quando si verifica un “gap di liquidità”, l’azienda deve ricorrere a varie misure per eliminarlo, ad esempio: attirare prestiti bancari, prestiti, vendita urgente di liquidità, ecc. Nonostante le misure adottate, questa situazione in un modo o nell'altro avrà un effetto dannoso sul benessere dell'azienda. Pertanto, lo sviluppo di un sistema per la pianificazione, l’esecuzione e il controllo dei flussi di cassa è uno dei compiti principali del direttore finanziario dell’azienda.

2 Sottosistema di pianificazione operativa DS nella configurazione standard “1C: Gestione dell'Impresa Produttiva rev. 1,3" (di seguito denominato UPP)

UPP dispone di una serie di documenti e rapporti che consentono di inserire piani per la ricezione e la spesa dei fondi e, sulla base di questi dati, creare un calendario dei pagamenti. Diamo uno sguardo più da vicino a questi oggetti di configurazione:

  1. Documento" Flusso di cassa pianificato": questo documento riflette la ricezione prevista del DS. Il documento indica una controparte, un accordo, una voce di flusso di cassa specifica, ecc. Il documento ha la particolarità “Includi nel calendario dei pagamenti”; se non viene impostata, i dati non verranno inseriti nel registro “Regolamenti con controparti” e, di conseguenza, nel report “Calendario dei pagamenti” e negli altri report. .

Caratteristica 1: Se, dopo aver pubblicato questo documento, esaminiamo il rapporto "Dichiarazione degli accordi con le controparti", in esso vedremo una ricevuta per l'importo del documento, che dovrebbe essere il risultato. E in questo caso è importante, quando si inserisce un documento di pagamento (p/p o PKO), collegare il documento di pianificazione degli incassi DS, altrimenti vedremo un raddoppio degli importi degli incassi nel report. Inoltre, se i documenti non vengono collegati, nel calendario dei pagamenti verranno presentati dati errati. È facile commettere un errore, ad esempio, se nel documento di pianificazione si indica la forma di pagamento "Contanti" ed si effettua il pagamento non in contanti, in questo caso non sarà possibile indicare la connessione dei documenti e , di conseguenza, si verificherà un duplicato. Anche se si utilizza il meccanismo "Inserisci in base a" per riflettere il fatto del pagamento e la connessione tra i due documenti sarà visibile nella struttura di subordinazione, ciò non significa che tutto passerà correttamente attraverso i registri.

  1. Documento" Domanda di spesa DS": questo documento è necessario per riflettere le spese pianificate di DS. Allo stesso tempo, questo documento può essere utilizzato per prenotare un DS per un pagamento specifico. Il documento indica una controparte, un accordo, una voce di flusso di cassa specifica, ecc. Il documento ha la particolarità “Includi nel calendario dei pagamenti”; se non viene impostata, i dati non verranno inseriti nel registro “Regolamenti con controparti” e, di conseguenza, nel report “Calendario dei pagamenti” e negli altri report. Questo documento dispone anche di un'apposita scheda “Budget”, che indica lo scenario di pianificazione e la voce di fatturato del budget per monitorare la conformità del budget precedentemente inserito e del pagamento pianificato.

Caratteristica 2: Se la richiesta non viene approvata, finirà comunque nel report “Calendario dei pagamenti” se è selezionato il flag “Includi nel calendario dei pagamenti”. Lasceremo la discussione sull'argomento "È giustificato o no" fuori dallo scopo dell'articolo. Quando si inserisce un pagamento, è facile commettere gli errori descritti nella sezione “Funzione 1”.

  1. Documento" Chiusura dei ricavi previsti": il documento specificato è destinato a chiudere i documenti "Ricezione pianificata del DS", ovvero l'importo previsto (parte dell'importo) della ricevuta DS viene “rimosso”.

Caratteristica 3: Sfortunatamente, questo documento non consente di modificare manualmente l'importo di chiusura, ad es. il programma esamina l'equilibrio di questo piano e Tutto il resto è coperto, cosa non sempre conveniente. Ad esempio, se modificassimo parzialmente il piano di implementazione, il piano per ricevere DS dovrebbe cambiare. In questo caso dovrai apportare delle modifiche al documento “Ricezione programmata del DS”, tuttavia gli adeguamenti “retroattivi”, come sappiamo, non portano a nulla di buono. Inoltre, se la rettifica dell'incasso pianificato di DS viene inserita nel documento “Chiusura degli incassi pianificati”, sarà possibile tracciare lo storico delle modifiche ai piani.

  1. Documento" Chiusura richieste fondi spesa" è destinato alla chiusura dei documenti "Domanda di spesa DS", ovvero l'importo previsto (parte dell'importo) della spesa DS viene “rimosso”.

Caratteristica 4: sfumature simili sono descritte nella “Funzione 3”.

  1. Rapporto " Calendario dei pagamenti": questo report mostra le spese e le entrate future di DS, consentendoti di visualizzare le "lacune di cassa".

Caratteristica 4 : Il certificato standard per il rapporto dice: “Il rapporto ha lo scopo di visualizzare informazioni sui pagamenti e sulle entrate pianificati e saldi per il periodo di tempo selezionato" Se qualcuno pensava che si trattasse di saldi DS sui conti correnti si sbagliava di grosso. Stiamo parlando di saldi su domande/entrate programmate (vedremo questo esempio più avanti).

  1. Rapporto " Analisi della disponibilità del DS": questo rapporto mostra il saldo di DS in azienda, DS riservato secondo le applicazioni DS, nonché DS per storno e ricevuta.
  2. Rapporto " Richieste di fondi per la spesa" Secondo il certificato UPP, questo rapporto si chiama “Pagamenti in entrata non pagati” e “intesi a ottenere informazioni sui pagamenti in entrata registrati nel sistema, ma per i quali non è stata eseguita nessuna delle azioni necessarie: riflessione nella contabilità operativa o flusso di cassa effettivo (pagamento)”. J È divertente! Per l’aiuto “vero”, andiamo nel configuratore e vediamo la descrizione: “progettato per analizzare l’esecuzione delle richieste di spesa dei fondi in un determinato periodo di tempo. La colonna "In entrata" mostra gli importi per le domande completate e la colonna "Spese" mostra l'esecuzione delle domande per il periodo (emissione di documenti di pagamento in base alle domande o chiusura delle stesse). I saldi all'inizio e alla fine del periodo mostrano gli importi in sospeso per le domande.
  3. Rapporto " Incassi DS pianificati" Se credi al certificato, questo è sempre lo stesso rapporto " Pagamenti in entrata non pagati"J. Nel configuratore: “progettato per analizzare l'attuazione dei piani per la ricezione dei fondi, documentati dai relativi documenti per un certo periodo di tempo. La colonna "In entrata" mostra gli importi delle entrate pianificate e la colonna "Spese" mostra l'esecuzione dei piani per la ricezione di fondi per un determinato periodo (registrazione dei documenti di pagamento in entrata in base ai documenti per la pianificazione della ricezione di fondi). "
  4. Registro delle informazioni « Impostazioni per l'approvazione delle richieste di spesa DS»: Il registro ha lo scopo di "consentire" l'uso di un meccanismo per riconciliare le domande per un'organizzazione e un periodo specifici.
  5. Elenco « Percorsi di coordinamento applicazioni": in questa directory vengono descritti i percorsi per l'approvazione delle domande di spesa DS.
  6. Registro delle informazioni" Impostazioni del percorso di approvazione dell'ordine» prescrive il percorso per l'approvazione della domanda, e nella funzionalità standard dipende solo dal dipartimento (CFD - centro di responsabilità finanziaria) della domanda.
  7. Trattamento "Coordinamento delle candidature": In questa elaborazione le richieste vengono coordinate.
  8. Diritto aggiuntivo" Consenti il ​​pagamento senza richiesta» consente di effettuare il pagamento senza richiesta approvata.

Caratteristica 5:Limitazione dei diritti non funziona (facilmente aggirabile) Se:

A) il documento di pagamento non viene elaborato tempestivamente;

B) la casella di controllo non include l'attributo “Rifletti nella contabilità operativa”;

C) ordine di pagamento e regolamento in contanti con la tipologia di operazione “Pagamento degli stipendi”. Si tratta di un errore UPP: il codice sta verificando la parte tabellare errata del documento.

  1. Diritto aggiuntivo" Consentire il superamento dei valori controllati da parte dei budget» - consente di presentare una richiesta di fondi di spesa nel caso in cui gli importi sulle domande superino l'importo pianificato per una voce di budget controllata.

3 Caratteristiche ed errori di un tipico sottosistema di soft starter

Diamo un'occhiata alle caratteristiche e agli errori di un tipico sottosistema utilizzando un esempio specifico.

Dati iniziali (condizioni problematiche):

A) introduciamo una nuova organizzazione “TRG” nella base demo UPP;

B) inserire i saldi iniziali del DS ( a partire dal 01/11/2012): 1 milione di lavoratori sul conto corrente e 50mila rubli. al registro;

C) creiamo nuovi utenti “Responsabile Acquisti” ( Non installiamo il diritto aggiuntivo “Consenti pagamento senza richiesta”) e "Responsabile delle vendite".

  1. Il responsabile delle vendite prevede di vendere il “prodotto 1” questo mese (il pagamento è previsto tramite bonifico bancario) per un importo di 600.000 rubli e inserisce il documento “Ricevuta prevista di DS”.

Importante: Se non imposti l'attributo "Includi nel calendario dei pagamenti", la ricezione pianificata di DS non verrà inclusa nel report "Calendario dei pagamenti" o "Estratto conto dei regolamenti con le controparti". Nel nostro esempio lo installeremo.

Diamo un'occhiata al rapporto "Calendario dei pagamenti":

Prestare attenzione ai dati che il report mostrerà se il periodo è impostato dal 01.11.12 (dal momento in cui vengono inseriti i saldi):

È importante ricordare questa caratteristica!

Tieni inoltre presente che il report non mostra (si tratta di un errore nel report) i saldi di cassa in una sezione separata:

  1. Come previsto, la vendita è andata a buon fine, ma l'acquirente Ho pagato la prima consegna tramite bonifico bancario, UN pagato la seconda consegna in contanti. Inseriamo documenti di vendita per un importo di 400.000 e 200.000 rubli, quindi, tramite il meccanismo “Inserisci sulla base”, inseriamo un ordine di pagamento per un importo di 400.000 e PKO per un importo di 200.000 rubli. Analizziamo i resoconti:
    1. Genereremo il report “Calendario dei pagamenti” dal 02.11.2012 al 31.12.2012, otteniamo il seguente risultato:

L'importo previsto di 200.000 è rimasto, anche se il pagamento è andato a buon fine. Ciò è accaduto a causa del fatto che abbiamo pianificato tutti i pagamenti tramite bonifico bancario, ma abbiamo ricevuto 200mila in contanti e, di conseguenza, non è stato possibile “accostare” la domanda al documento in contanti, e anche per il fatto che abbiamo inserito tutti i documenti “ non ha aiutato” utilizzando il meccanismo “enter based”, e nella struttura di subordinazione vediamo la catena:

Elimineremo il PKO ed effettueremo un ordine di pagamento di 200mila, ma non imposteremo il segno “Pagato”. Pertanto, vedremo la seguente immagine nel calendario dei pagamenti:

  1. Pianificheremo la spesa di DS per un importo di 500.000 per pagare i fornitori. Inseriamo una domanda per la spesa DS:

Il calendario dei pagamenti sarà simile al seguente:

Tieni presente che la spesa è prevista per il 12/09/12, anche se la data della domanda è il 12/08/12, questo è corretto, perché nel campo “data di consumo” abbiamo indicato il 09.

  1. Approveremo la domanda. L'approvazione avviene tramite l'elaborazione di "Approvazione della domanda" e il meccanismo di approvazione è disponibile anche tramite l'interfaccia Web. Nell'elaborazione della riconciliazione è presente una funzione molto comoda e utile per impostare i report:

Il report viene prima sviluppato e salvato nella sezione “Report Personalizzati” (Servizio->Report Personalizzati), quindi viene utilizzato per visualizzare le informazioni necessarie in fase di approvazione delle richieste. Utilizzando questa funzionalità, puoi configurare la visualizzazione dei saldi sui conti correnti tenendo conto dei pagamenti per le domande approvate, puoi anche mostrare la conformità della domanda con il budget, ecc. La possibilità di approvazione tramite interfaccia Web permette al gestore di controllare i pagamenti senza stare alla scrivania.

  1. Ora, in base alla domanda approvata, inseriremo il pagamento tramite ordine di pagamento in uscita e cercheremo anche di aggirare il meccanismo di divieto di pagamento per un importo superiore all'importo della domanda approvata:

Come potete vedere, quando l'ordine di pagamento viene elaborato tempestivamente, appare un messaggio che indica che il saldo consentito sulla richiesta è stato superato, ma quando non viene elaborato tempestivamente, il controllo non funziona e il responsabile degli acquisti riesce a pagare l'importo fornitore più di quanto approvato dal manager:

A causa di questo errore, come nel rapporto “Calendario dei pagamenti”, appaiono i “miracoli”:

Anche non sta succedendo controllo in RKO con la bandiera rimossa" Riflettete nella contabilità operativa."

Non avviene alcun controllo anche nell'Ordine di pagamento, in e RKO con il tipo di operazione “Pagamento del salario”, che è un errore nell'UPP standard.

4 Esperienza pratica nell'implementazione di un sottosistema per la pianificazione operativa del traffico veicolare

Consideriamo ora l’esperienza pratica dell’implementazione di questo sottosistema in una grande azienda agricola (chiamiamola “Agro”), mentre presteremo attenzione solo alla parte di spesa della pianificazione operativa, perché è la cosa più interessante e urgente, perché possiamo influenzare le spese, ma non è così facile influenzare le entrate.

È iniziata l'implementazione del sottosistema di pianificazione operativa per lo spostamento dei DS in Agro insieme all'automazione completa della contabilità basata su UPP 1.3. In precedenza, l'azienda conservava i registri in 8 diverse configurazioni (più di 5 uffici remoti in 4 regioni del nostro Paese) e la pianificazione operativa dei flussi di traffico veniva effettuata in Excel. Alla fine del mese le società affiliate hanno trasmesso alla società di gestione (di seguito denominata società di gestione) sia i piani di spesa di DS sia i piani di incasso di DS. I dipendenti della tesoreria della direzione hanno verificato i piani inviati con il budget, poi li hanno inviati ai responsabili delle aree per l'approvazione, i responsabili delle aree hanno corretto e concordato i piani per lo spostamento del DS. Successivamente la tesoreria gestionale ha consolidato i piani ricevuti dai dirigenti delle aree e ha inviato il piano definitivo al direttore generale per l'approvazione. Il piano approvato è stato rispedito alle filiali e nel giro di un mese gli addetti alla tesoreria della direzione hanno verificato lo spostamento del DS con il piano approvato, cioè ne controllava l'esecuzione.

Nel corso della preparazione del sistema per l'avvio all'esercizio commerciale, è stata effettuata l'analisi e la costruzione di un modello “così com'è” del processo aziendale “Pianificazione operativa del traffico veicolare”. Dopo aver riprogettato il processo aziendale e costruito il modello “come dovrebbe”, è stato sviluppato un nuovo regolamento per il processo aziendale “Pianificazione operativa per la circolazione dei veicoli”. Sono state apportate le modifiche necessarie alla base dimostrativa SCP ed è stato sviluppato un caso di prova. L'esempio di prova è stato testato da tutti i partecipanti al processo aziendale, sono state identificate le carenze e sono stati espressi ulteriori desideri per migliorare la funzionalità dell'SCP. Dopo aver eliminato gli errori e apportato i necessari adeguamenti, è stata approvata e comunicata, per ordine del Direttore Generale, ai dipendenti dell'azienda la nuova normativa del processo aziendale “Pianificazione operativa dei flussi di traffico”. Nello schema seguente darò un esempio di come elaborare una richiesta di spesa DS dopo l'introduzione della nuova normativa:

Il risultato ottenuto dall’implementazione di questo sottosistema:

  1. è stato rafforzato il controllo sulle spese di DS nelle holding;
  2. è aumentata la velocità di elaborazione dei piani del traffico dei veicoli a motore;
  3. l'esecuzione del piano di spostamenti DS è diventata più “trasparente”;
  4. Sono stati evitati “gap di liquidità”.

Vorrei sottolineare che dopo l’implementazione dell’UPP nelle holding (più di 120 utenti lavorano on-line tramite Web client o connessione remota tramite RemoteAPP) e del sottosistema di pianificazione operativa DS, in particolare, il tema è stato: “ la richiesta di spesa DS è stata concordata oppure no?” è diventato uno dei problemi più urgenti dell’azienda. Sono emersi i fatti che talvolta le holding hanno effettuato pagamenti ai fornitori, nonostante il divieto della società di gestione e la discrepanza tra le spese e il budget approvato. Naturalmente, avendo ricevuto uno strumento di controllo così potente come un sistema ERP unificato, ciò ha dato immediatamente un risultato positivo.

5 Miglioramenti apportati durante l'implementazione del sottosistema

In questo paragrafo descriverò solo una piccola parte dei miglioramenti apportati durante l'implementazione del sottosistema in azienda.

  1. Gli errori nella configurazione standard del soft starter 1.3 sono stati corretti.
  2. Gli importi basati sulle domande di spesa DS e sui piani di entrata DS hanno iniziato a comparire nel calendario dei pagamenti solo dopo l'approvazione.
  3. È cambiato lo schema di scelta del percorso di approvazione della domanda di spesa DS. Il percorso per l'approvazione di una domanda ha iniziato a dipendere da:
    1. Articoli DS;
    2. importo della domanda.
    3. Solo approvato gli ordini di pagamento possono essere caricati sulla banca del cliente. Nell'UPP standard vengono scaricati anche gli articoli non approvati.
    4. È stata eliminata la possibilità di aggirare il divieto di effettuare un pagamento senza domanda.
    5. La cronologia delle approvazioni delle applicazioni è stata archiviata. In qualsiasi momento l'utente può vedere chi ha una richiesta di approvazione e chi (quando) ha approvato la richiesta.
    6. È stato sviluppato un meccanismo di “corrispondenza” sulle domande, che viene utilizzato quando una domanda passa attraverso il percorso di approvazione.
    7. Miglioramento dell'elaborazione delle approvazioni delle domande. La richiesta utilizzata nell'elenco dinamico non era ottimale, di conseguenza, con un volume elevato di richieste, al momento dell'approvazione, l'elaborazione si è bloccata per 2-3 minuti. La corrispondenza con gli sviluppatori relativa a questo errore non ha prodotto alcun risultato, quindi l'errore è stato corretto in modo indipendente.
    8. L'elaborazione è stata sviluppata per includere la domanda nel calendario dei pagamenti, ad es. dopo l'approvazione della domanda, è stata inoltre determinata la procedura per effettuare i pagamenti, in altre parole, è stata determinata la procedura per includere la domanda nel calendario dei pagamenti
    9. È stato sviluppato un pacchetto di report (Calendario dei pagamenti, Flusso di cassa, stato di approvazione degli ordini, ecc.) utilizzato in azienda.

In appendice a questo articolo è presente un rapporto SKD per l'elaborazione dell'approvazione delle domande.

6. Conclusione

Se vuoi eliminare i gap di cassa, la pianificazione del flusso di cassa deve essere un processo continuo. Quanto più grande è l'impresa, quanto più complessa è la sua struttura, quante più tipologie di attività, tanto più difficile è gestire i flussi di cassa. Pertanto, un sistema ERP unificato è un potente strumento per pianificare e controllare il flusso di cassa.

È possibile configurare il sistema in modo che tutti (o alcuni) pagamenti vengano elaborati solo previa creazione e approvazione obbligatorie di una richiesta di fondi. Questo è regolato dall'opzione funzionale Richieste di fondi per la spesa:

Se l'opzione è abilitata, allora per ciascuno è configurato l'obbligo di effettuare ordini conto bancario dell'organizzazione:

Quando si crea un'applicazione, viene indicato il suo funzionamento:

E anche la forma di pagamento:

Le richieste di spesa DS possono essere create manualmente o sulla base di ordini, norme di formazione professionale e altri documenti. A sua volta, in base alle applicazioni, è possibile creare la cancellazione di DS non in contanti, liquidazioni in contanti e altri documenti.

Domanda 1.14 dell'esame 1C: ERP Professional Enterprise Management 2.0. Divieto di storno senza il documento “Richiesta di pagamento”:

  1. Definito nelle impostazioni utente
  2. Definito in diritti utente aggiuntivi
  3. Determinato dal ruolo utente
  4. Determinato per ciascun account individualmente

Verificato. La risposta corretta è la quarta, vedi sopra per l'analisi.

Domanda 8.5 dell'esame 1C: ERP Professional Enterprise Management 2.0. Il documento “Richiesta di spesa di fondi” può essere preparato per tipologia di operazioni di spesa in contanti:

  1. Trasferimento di fondi per pagare le tasse
  2. Trasferimento di fondi tra l'organizzazione madre e divisioni separate
  3. Registrazione di un'operazione di conversione valutaria
  4. Trasferimento di fondi per pagare le spese doganali
  5. Opzioni 1 o 4
  6. Opzioni 1 o 2 o 3 o 4

Verificato. La risposta corretta è la numero sei, vedi le operazioni disponibili sopra.

Domanda 8.8 dell'esame 1C: ERP Professional Enterprise Management 2.0. Il documento “Richiesta di spesa di fondi” può essere preparato secondo le tipologie di operazioni di spesa di fondi:

  1. Trasferimento al fornitore
  2. Emissione buste paga
  3. Trasferimento di fondi alla banca
  4. Opzioni 1 o 2
  5. Opzioni 1 o 2 o 3

Verificato. La risposta corretta è la quarta. La consegna dei fondi alla banca non è formalizzata da una domanda, ma Ordine di spostare il DS.

Domanda 8.10 dell'esame 1C: ERP Professional Enterprise Management 2.0.

  1. Senza soldi
  2. Contanti o non contanti
  3. Carta di pagamento
  4. Opzioni 1 o 2
  5. Opzioni 1 o 3
  6. Opzioni 1 o 2 o 3

Domanda 8.12 dell'esame 1C: ERP Professional Enterprise Management 2.0. Durante la compilazione del documento “Richiesta fondi di spesa”, è possibile specificare la forma di pagamento:
  1. Contanti
  2. Carta di pagamento
  3. Documento di denaro
  4. Opzioni 1 o 2
  5. Opzioni 1 o 3
  6. Opzioni 1 o 2 o 3

Verificato. La risposta corretta è la quarta.

Domanda 8.14 dell'esame 1C: ERP Professional Enterprise Management 2.0. Il documento “Richiesta spesa fondi” può essere inserito:

  1. Sulla base del documento "Ordine al fornitore"
  2. Sulla base del documento "Ricevuta di beni e servizi"
  3. Opzioni 1 e 2 a seconda dello stato dei documenti giustificativi
  4. Dal rapporto "Calendario dei pagamenti".
  5. Opzioni 1, 2 e 4
  6. Opzioni 3 e 4

Verificato. La risposta corretta è la numero cinque. Consideriamo. In base all'Ordine al fornitore, la domanda viene inserita senza problemi, nonostante lo stato Non concordato e il pagamento dopo la consegna (che non è ancora avvenuta):

ecco l'applicazione:

Le scuole professionali non hanno alcuno status; La domanda può essere inserita senza problemi anche:

Dal report Calendario pagamenti non esiste un'opzione diretta per creare applicazioni, ma è possibile aprire il documento di base dal report e creare una richiesta da esso:


Domanda 8.11 dell'esame 1C: ERP Professional Enterprise Management 2.0. Sulla base del documento “Richiesta fondi di spesa” è possibile inserire un documento di pagamento se lo stato della richiesta è impostato su:
  1. Pagare
  2. Concordato
  3. Indipendentemente dallo stato

Il calendario dei pagamenti in 1C:ERP Enterprise Management 2 visualizza informazioni su:

  • saldo di cassa disponibile nei conti liquidi e non liquidi della società;
  • entrate e uscite pianificate di fondi.

L'accesso al Calendario dei Pagamenti avviene attraverso la sezione “Tesoreria” nel gruppo “Pianificazione e Controllo della Cassa”. Il calendario dei pagamenti viene generato per un periodo arbitrario specificato in giorni.

Nella parte superiore dell'elaborazione del "Calendario dei pagamenti", sono disponibili le seguenti opzioni:

  • periodo di formazione;
  • organizzazioni;
  • valuta;
  • selezione per account specifici dell'organizzazione.

Il modulo del calendario dei pagamenti in 1C:ERP Enterprise Management 2 è mostrato in Fig. 1.

Figura 1 - Calendario dei pagamenti in 1C:ERP Enterprise Management 2

I documenti base per la compilazione del Calendario dei Pagamenti sono:

  • "Ordine del cliente";
  • “Ordine al fornitore”;
  • “Ordine di spostamento fondi”;
  • “Domanda di spesa DS.”

Impostazioni del calendario dei pagamenti in “1C:ERP Enterprise Management 2”

Puoi impostare il calendario dei pagamenti tramite il pulsante "Altro" nell'angolo in alto a destra.


Figura 2 – Impostazioni del calendario dei pagamenti

Il Calendario dei pagamenti visualizza le applicazioni che hanno lo stato "Approvato" o "Non approvato", se questa opzione è specificata nelle impostazioni (Fig. 2). Le domande con lo stato "Pagabile" e "Rifiutato" non sono visibili nel Calendario dei pagamenti.

Tipi di calendario dei pagamenti

Il calendario dei pagamenti può essere creato in 3 tipologie (Fig. 3).


Figura 3 – Selezione del tipo di Calendario dei pagamenti

Applicazioni - Calendario (Fig. 4)

Il lato sinistro del modulo visualizza le informazioni sulle richieste di fondi da spendere.

Il lato destro del modulo visualizza informazioni su:


Figura 4 - Calendario dei pagamenti della tipologia “Ordini – Calendario”.

Calendario – Pagamenti (Fig. 5)

Nella parte superiore del modulo Calendario pagamenti, informazioni su:

  • saldi di cassa nei conti dell'organizzazione;
  • flussi di cassa attesi;
  • spese previste di fondi.

La parte inferiore del modulo Calendario pagamenti visualizza le informazioni sui documenti che costituiscono la base per la compilazione della parte superiore del Calendario pagamenti.


Figura 5 - Calendario dei pagamenti della tipologia “Calendario – Pagamenti”.

Elenco delle applicazioni (Fig. 6)

L'elenco delle applicazioni mostra le applicazioni che hanno lo stato "Approvato" o "Non approvato", se questa opzione è specificata nelle impostazioni (Fig. 2).


Figura 6 - Calendario dei pagamenti del tipo “Elenco delle domande”.

Sezione "Calendario"

Nella colonna "Scaduti" puoi vedere il debito della nostra organizzazione per:

  • accordi con fornitori e clienti;
  • pagamento di salari, tasse e compensi;
  • emissione di crediti e prestiti;
  • pagamento degli interessi;
  • ricevuto crediti e prestiti.

Attenzione!!! Quando si inseriscono i saldi iniziali per contanti e conti correnti, questi verranno riflessi anche nel Calendario dei pagamenti nella colonna "Scaduti".

Nelle colonne relative alla data corrispondente vengono visualizzati i dati sugli accordi pianificati con fornitori, clienti, dipendenti, autorità di regolamentazione e altre controparti. La data e l'importo del pagamento sono determinati in base ai documenti giustificativi.

I fondi in viaggio vengono visualizzati nel calendario dei pagamenti sotto forma di 2 importi:

  • con il segno “-” per il conto da cui verranno inviati i fondi;
  • con un segno “+” per il conto su cui devono essere ricevuti i fondi (Fig. 7).

L'operazione si riflette sulla base del documento “Ordine di movimento di fondi” con il tipo di operazione “Raccolta di fondi alla banca” a partire dalla data prevista di invio dei fondi (data di pagamento) (Fig. 9). L'ordine deve avere lo stato "Concordato" o "Per pagamento".


Figura 7 - Visualizzazione su PC dell'operazione di incasso DS dopo l'invio del documento “Ordine di movimento fondi” con la tipologia di operazione “Incassi DS a banca”

Quando si genera il documento “Ordine di spesa in contanti” con il tipo di operazione “Ritiro in banca”, i fondi in transito sono visibili nel calendario dei pagamenti nella colonna di ricevuta alla data stimata di ricezione (Fig. 8).


Figura 8 - Visualizzazione su PC dell'operazione di incasso del DS dopo l'invio del documento “Ordine di uscita contanti” con la tipologia di operazione “Incassi in banca”

La data di prevista ricezione è determinata sommando la data di prevista spedizione del DS (Fig. 9) e il periodo di ritiro (Fig. 10).


Figura 9 – Indicazione della data del pagamento previsto nel documento “Ordine di movimento dei fondi”


Figura 10 - Impostazione del periodo di incasso nella rubrica “Cassa dell'organizzazione”

Durante la compilazione del Calendario dei Pagamenti viene automaticamente verificata la sua fattibilità – ovvero sufficienza delle riserve di liquidità per il pagamento nei luoghi di deposito.

Gli importi pianificati di incassi e pagamenti vengono visualizzati sotto forma di riepilogo giornaliero. Per informazioni più dettagliate utilizzare la sezione “Pagamenti”.

Sezione "Pagamenti"

Questa sezione contiene informazioni sui documenti che costituiscono la base per la pianificazione di pagamenti e incassi.

Le informazioni sul pagamento indicano la data di pagamento pianificata, ma non indicano "scaduto".

Il blocco dei pagamenti ti consente di:

Sezione "Applicazione"

In “1C: ERP Enterprise Management 2” edizione 2.2.3.190 è possibile abilitare o disabilitare l'esecuzione delle “Richieste di spesa di DS”.

Questa impostazione è disponibile nella sezione “Anagrafica e amministrazione”, gruppo “Anagrafica e configurazione sezioni”, voce “Tesoreria” (Fig. 11).


Figura 11 - Impostazioni di utilizzo del programma 1C: Gestione ERP Enterprise 2 “Richieste fondi spesa”

Nella directory “Ufficio Cassa Aziendale” è possibile spuntare le caselle che regolano l'esecuzione delle richieste di pagamento specificatamente per la cassa aziendale selezionata (Fig. 12):

  • consentire l'emissione di fondi senza “richieste di pagamento”;
  • consentire la ricezione e il trasferimento di fondi ad altre casse senza “ordini di movimento”.


Figura 12 - Impostazione dell'utilizzo delle “Richieste di spesa di fondi” e degli “Ordini di spostamento di fondi” nel libro di consultazione “Contanti dell'organizzazione”

Caselle di controllo simili possono essere selezionate nella directory "Conto bancario dell'organizzazione" (Fig. 13).


Figura 13 - Impostazione dell'utilizzo delle “Richieste di spesa DS” nella directory “Conto Bancario Organizzazione”.

Attenzione!!! Queste impostazioni non influiscono sulla procedura di generazione del Calendario dei pagamenti.

In "1C: ERP Enterprise Management 2" il documento "Richiesta di spesa di DS" ha lo scopo di visualizzare la spesa pianificata di fondi delle seguenti tipologie:

  • emissione di fondi a una persona responsabile;
  • trasferimento di fondi al fornitore;
  • restituzione dei fondi al cliente;
  • pagamento del prestito;
  • tasse doganali;
  • pagamento ad un'altra organizzazione;
  • altre spese in contanti, ecc.

L'utilizzo delle applicazioni per la spesa DS consente di eseguire le seguenti attività:

  • riflettere la necessità di fondi delle divisioni dell’impresa;
  • pianificare la spesa dei fondi;
  • impedire pagamenti di denaro incoerenti;
  • controllare l'importo dei fondi destinati alla spesa.

Le richieste vengono visualizzate nel Calendario dei pagamenti in base allo stato e alla compilazione del campo “Oggetto di liquidazione” (Tabella 1, Tabella 2)

Tabella 1. Opzioni per l'influenza delle richieste sulla formazione del Calendario dei pagamenti, se le impostazioni non indicano "Visualizza richieste non coordinate per fondi di spesa nel calendario"

Stato della richiesta di spesa DS Campo "Oggetto di calcolo" Visualizza nel calendario dei pagamenti Influenza sulla formazione del Calendario dei pagamenti Visualizzazione della correttezza
"Non concordato" Non compilato Non influisce Corretto
"Non concordato" Completato Influisce sulle modifiche degli importi dei pagamenti pianificati (annulla i documenti primari “Ordine al Fornitore”, “Ordine Cliente”, ecc.) Errato
"Concordato" Non compilato Porta al raddoppio dei pagamenti previsti Errato
"Concordato" Completato Non modifica l'importo degli incassi attesi Corretto

Tabella 2. Opzioni per l'influenza delle richieste sulla formazione del Calendario dei pagamenti, se le impostazioni indicano "Visualizza richieste non coordinate per spendere fondi nel calendario"

Per analizzare le informazioni delle tabelle precedenti, considerare un esempio.

L'organizzazione LLC Confetprom prevede di pagare al fornitore LLC Nevsky Bereg 74.998,44 per le merci il 22 maggio 2017 (Fig. 20). Nel programma sono stati inseriti i documenti “Ordine al fornitore” e “Richiesta di spesa di DS”. Nella fig. 15-20 mostra la variazione del Calendario dei pagamenti in funzione della compilazione dei campi “Richieste di spesa DS”.


Figura 20 - Visualizzazione del documento “Ordine a Fornitore” nel Calendario dei Pagamenti, senza registrare il documento “Richiesta Spese DS”.

Quando si pianificano i flussi di cassa, una delle fasi chiave è la pianificazione delle entrate di cassa. Nella prima parte dell'articolo vedremo come questo meccanismo è implementato nel software 1C: Manufacturing Enterprise Management.

Per comodità di lavorare con il blocco delle operazioni in esame, utilizzeremo l'interfaccia "Gestione cassa".

Il meccanismo di gestione della liquidità consente di elaborare un piano di flussi di cassa (sia ampliato per un lungo periodo di tempo sulla base dei dati di periodi precedenti, aggiustato per un determinato indicatore, sia dettagliato per giorni e settimane), generare richieste di fondi di spesa, quindi automatizzando il meccanismo di flusso di alcune fasi di approvazione delle domande fino all'effettivo addebito dei fondi dal conto corrente dell'organizzazione o all'emissione di contanti dal registratore di cassa, nonché analizzando la prevista ricezione dei fondi.

Con aiuto richieste di fondi per la spesa Nella contabilità dell'organizzazione è possibile stabilire un chiaro controllo sulla spesa dei fondi. La contabilità può essere impostata in modo tale che senza l'approvazione della domanda a tutti i livelli sarà impossibile spendere fondi.

Con aiuto flusso di cassa pianificato Puoi pianificare i pagamenti in entrata con dettagli fino a determinate date. Questo documento può essere utilizzato per riflettere i pagamenti che si prevede di effettuare in determinati periodi di tempo in base alle informazioni disponibili (ad esempio, si prevede che il 20 del mese corrente l'acquirente A.V. Sergeev effettuerà il pagamento per un oggetto precedentemente acquistato set di mobili).

Flusso di cassa pianificato

L'aspetto del documento "Ricezione pianificata dei fondi" ricorda l'aspetto dell'"Ordine di pagamento". Si ricorda che in fase di compilazione del documento è necessario selezionare il “Tipo Operazione”, che consiste in un elenco che ripete parzialmente l'elenco delle operazioni dell'“Ordine di Pagamento” e dell'“Ordine di Incassi”:

È inoltre necessario prestare attenzione che il documento richieda di indicare la forma di pagamento (pagamenti in contanti o non in contanti). Se un'organizzazione mantiene diversi conti bancari o casse, l'entrata pianificata può riflettersi sia per un oggetto specifico, sia per l'organizzazione e la divisione nel suo insieme (in una situazione in cui, ad esempio, non si sa esattamente quale cassa dell’organizzazione o sul quale verrà effettuato il pagamento in conto corrente).

Per analizzare la ricezione pianificata di fondi nel contesto delle voci del flusso di cassa, è necessario compilare i dettagli appropriati sotto forma di documento. Per comodità dell'utente e per poter analizzare le ricevute pianificate nel report “Calendario dei pagamenti” sotto forma di documento, è necessario impostare il flag nel campo “Includi nel calendario dei pagamenti” e nella “Data della ricevuta” campo indicare la data prevista di ricezione del pagamento:

Il documento è gestionale, pertanto all'atto della pubblicazione vengono generate solo le registrazioni nei registri gestionali.

È possibile analizzare i pagamenti pianificati utilizzando il report "Incassi pianificati":

Menu “Pianificazione” - “Richieste” - “Incassi pianificati”

Alla ricezione dei fondi è necessario indicare nel campo “Pianificato” il documento “Ricezione prevista dei fondi” sotto forma di “Ordine di ricevuta di cassa” o “Ordine di pagamento”:

Quando si registra un documento, verrà generata automaticamente una voce nel registro "Incassi pianificati" e un report con lo stesso nome rifletterà le "Spese" per il documento di pianificazione specificato:

Tieni presente che se, in base al documento "Ricezione pianificata di fondi" con il modulo di pagamento "Contanti", l'utente inserisce accidentalmente "Ordine di pagamento in entrata", il programma visualizzerà un messaggio sulla scelta sbagliata e inoltre non ti consentirà da specificare nel documento di pianificazione originale “Ordine di pagamento”.

Piano del flusso di cassa

La formazione di un piano di flusso di cassa ampliato può essere effettuata utilizzando un documento con lo stesso nome. È possibile accedere a questo documento attraverso la voce di menu “Pianificazione”:

Si prega di notare che il piano del flusso di cassa non è costruito per un'organizzazione specifica, ma per un'unità di contabilità di gestione.

Il piano deve indicare lo scenario e la tipologia dei fondi.

La compilazione della parte della tabella avviene automaticamente cliccando il pulsante “Compila”:

Viene avviata l'elaborazione che permette di calcolare gli indicatori degli spostamenti pianificati. Inizialmente, l'elaborazione apre un'impostazione per il calcolo dell'indicatore di incasso pianificato. Facendo clic sul pulsante "Vai ai pagamenti", puoi procedere automaticamente all'impostazione del calcolo degli indicatori di spesa in contanti pianificati:

Gli incassi pianificati possono essere calcolati sulla base di 3 indicatori:

  • incassi o piani di incassi precedentemente formati;
  • vendite effettive o piani di vendita;
  • crediti verso controparti o ordini non pagati da parte dei clienti.

Per i pagamenti pianificati, gli indicatori per il calcolo sono:

  • pagamenti effettivi per il periodo o piani di pagamento;
  • volumi di approvvigionamento o piani di approvvigionamento;
  • debiti verso controparti o ordini non pagati ai fornitori;
  • salari arretrati.

Quando si analizza ciascuno degli indicatori, all'utente viene data la possibilità di analizzare questi indicatori per un certo periodo di tempo con la selezione in base a determinati valori analitici (ad esempio, quando si analizza la contabilità clienti, l'utente può impostare una condizione di selezione per elemento di interesse del flusso di cassa). Il calcolo viene effettuato come percentuale dell’indicatore:

Prestare attenzione alla sezione “Detailing” in ciascuno dei blocchi analizzati. A cosa serve questa sezione? Nella parte tabellare del documento “Piano dei flussi di cassa”, i dati di pianificazione possono essere presentati sia in forma aggregata (ad esempio solo riepilogativa per controparte, senza specificare il contratto) che in dettaglio (suddivisa per contratto). L'impostazione di compilazione del documento è specificata nella sezione “Dettagli” dell'elaborazione per la compilazione della parte tabellare del documento:

Nel piè di pagina dell'elaborazione, nella sezione "Avanzate", si riflette un'impostazione che consente di arrotondare gli indicatori del piano calcolato o modificare i risultati del calcolo in percentuale:

Dopo aver calcolato automaticamente tutti gli indicatori del piano, fare clic sul pulsante “Esegui” per compilare la parte tabellare del documento. Quando si registra un documento, le informazioni si riflettono nel registro di accumulo, sulla base dei dati di cui è costruito il report "Piani di flussi di cassa":

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