Ordem de recebimento de dinheiroé um documento que registra os pagamentos efetuados no caixa da organização. Refere-se à documentação contábil primária e é mais frequentemente usado ao transferir dinheiro para uma conta bancária, pagar salários, emitir dinheiro por conta, reembolsar funcionários por despesas excessivas em relatórios de despesas, pagamentos de despesas de viagem, etc.
É importante levar em consideração que o valor inscrito nos “consumíveis” não deve ultrapassar cem mil rublos (tudo que ultrapassar esse limite deverá ser realizado por transferência bancária).
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Regras básicas para a elaboração de uma ordem de recebimento de dinheiro
O documento não possui um modelo padrão e uniforme recomendado para uso. Isso significa que empresas e organizações podem desenvolver seu formulário de forma independente ou usar um dos modelos comuns.
Ao desenvolver uma ordem de pagamento, deve-se sempre levar em consideração o fato de que ela deve incluir o nome da organização que a emite, informações sobre para quem é emitida, bem como o valor da quantia emitida. Além disso, o documento deve ser autenticado pela assinatura do chefe da empresa, contador e caixa.
Você pode escrever um documento à mão (o que está se tornando menos comum atualmente) ou em um computador. O “livro de consumíveis” é preenchido em uma via diretamente pelo funcionário responsável pela emissão do dinheiro, mas nele algumas informações são inseridas pelo destinatário dos recursos.
Refira-se que a ordem de pagamento é muitas vezes acompanhada de documentos que servem de base à emissão de dinheiro da caixa registadora (ordens, instruções de gestão, cópias de contratos, etc.) e, caso o pedido tenha a assinatura do diretor da a empresa, então o pedido em si não é mais necessário certificá-lo com assinatura.
Não há necessidade de carimbo no documento, pois se trata da documentação interna do empreendimento e, além disso, desde 2016, foi abolida a obrigatoriedade de uso de selos e carimbos por pessoas jurídicas em suas atividades.
Instruções para emitir uma ordem de recebimento de dinheiro
Parte um
No início do documento é indicado o nome completo da empresa que emite o dinheiro (indicando a sua forma organizacional e jurídica). Em seguida, o código correspondente (mas não necessariamente) é inserido na “janela” chamada OKPO (Classificador Russo de Empresas e Organizações). A seguir, é indicado o número do documento de acordo com a documentação interna da empresa, bem como a data da sua elaboração (deve coincidir com o dia da emissão dos fundos no caixa).
A próxima coisa que você precisa preencher é uma tabela especial. A primeira coisa que é inserida nele é
- código da unidade estrutural que emite dinheiro (se necessário e somente se tal codificação for usada na empresa),
- número da subconta contábil usada para contabilizar dinheiro,
- código de contabilidade analítica (também se necessário),
- crédito (ou seja, o número da conta que reflete o desembolso de dinheiro),
- quantia específica em rublos (em números).
Parte dois
A segunda parte do pedido contém informações sobre para quem os fundos são emitidos (sobrenome, nome e patronímico por extenso), a base para sua emissão - o nome da transação comercial (emissão de assistência financeira, adiantamento de um negócio viagem, etc.), e também o valor é inserido por extenso.
A seguir, logo abaixo, são indicadas as informações sobre o documento anexo (seu nome, número e data de elaboração). O anexo pode ser uma procuração, recibo, ordem, requerimento, acordo, etc.
Após a inserção dos dados acima, o pedido de dinheiro deverá ser autenticado pelo responsável da organização ou por qualquer pessoa autorizada a assinar tais documentos em seu lugar, bem como por um contador, que assim consente na liberação dos recursos. As assinaturas devem ser descriptografadas.
As linhas a seguir são preenchidas diretamente pela pessoa que recebe o dinheiro. Esta pessoa deve indicar novamente a quantia que lhe foi dada em letra manuscrita (copeques - em números), e colocar um travessão no espaço que não foi preenchido. Em seguida, ele indica a data de recebimento do dinheiro e assina. Sem o preenchimento destas linhas, o documento não terá validade, e o dinheiro que passar por esta ordem de pagamento será considerado apropriado pelo funcionário que o emitiu.
Em seguida, são inseridos no documento os dados do passaporte ou informações de qualquer outro documento que sirva de documento de identificação do cidadão que recebe dinheiro no caixa da empresa, e o caixa que o emite diretamente também coloca sua assinatura nos “consumíveis”.
Depois de emitir uma ordem de recebimento de dinheiro
Após a emissão dos “consumíveis”, as informações sobre os mesmos devem ser inseridas no cadastro interno de documentos.
Os comprovantes de despesas devem ser armazenados, como quaisquer outros documentos contábeis e de relatórios, por pelo menos cinco anos.
As questões de organização e condução de transações em dinheiro são relevantes para os empresários que fazem pagamentos em dinheiro. As alterações na utilização dos sistemas de caixa registadora, nomeadamente a introdução das caixas registadoras online, implicaram uma série de ajustamentos no procedimento de registo das operações em numerário (Instrução de 19 de junho de 2017 N 4416-U, que entrou em vigor em 19 de agosto , 2017). Conheça as principais mudanças na organização das transações em dinheiro, repita os principais pontos da elaboração de uma ordem de pagamento e baixe uma ordem de pagamento gratuita (formulário 2019).
O procedimento para a realização de transações em dinheiro no território da Federação Russa é estabelecido pelo Banco da Rússia. O procedimento é uniforme e obrigatório para pessoas jurídicas.
Requisitos básicos do Banco da Federação Russa
É necessário estabelecer um limite para o saldo de caixa na caixa registradora por documento administrativo (Ordem), que é calculado por meio de uma fórmula de acordo com a Diretiva do Banco da Rússia.
Importante: Pequenas empresas e empreendedores individuais de acordo com a Carta do Serviço Fiscal Federal da Rússia datado de 09/07/2014 N ED-4-2/13338 não pode definir um limite de saldo de caixa.
Todas as transações em dinheiro são documentadas em documentos de caixa e refletidas no livro caixa. Assim, as transações de recebimento e dispêndio de dinheiro são formalizadas com ordens de entrada ou saída de dinheiro (pode-se emitir um PKO e uma caixa registradora após o término do turno).
O recebimento e retirada de dinheiro são refletidos no livro caixa (CC), nele são feitos lançamentos para cada PKO e RKO. No final do dia útil, o caixa verifica o dinheiro da caixa registadora com o saldo da caixa registadora e certifica os lançamentos na mesma com assinatura. Se não houver movimentação de dinheiro na caixa registradora durante o dia, nenhum lançamento será feito na caixa registradora.
PKO, RKO e QC podem ser emitidos em papel ou eletronicamente. Não é permitida a correção de documentos assinados eletronicamente após a assinatura. Você pode fazer correções em documentos em papel indicando: a data da correção, as assinaturas das pessoas que elaboraram o documento sendo corrigidas com seus sobrenomes e iniciais. O contador-chefe exerce controle sobre a gestão do sistema contábil.
Importante: Os empresários individuais não podem emitir documentos de caixa e não manter caixa registradora (cláusula 4.1 Instruções 3210-U do Banco da Rússia).
As transações em dinheiro podem ser realizadas por caixa indicado dentre os funcionários de pessoa jurídica ou empresário individual, ou pelo próprio gestor. A familiarização com responsabilidades e direitos é realizada mediante assinatura. O caixa deve possuir um selo com dados para confirmação da transação e amostras de assinaturas de pessoas autorizadas a assinar documentos de dinheiro.
Vamos dar uma olhada mais de perto no procedimento de processamento de transações de retirada de dinheiro da caixa registradora: depósito de recursos em dinheiro em uma conta corrente, emissão de salários e outros pagamentos a funcionários, emissão de valores contábeis, etc. Você pode baixar o pedido de recebimento de dinheiro (formato Word ) gratuitamente no final do artigo.
Procedimento para processamento de transações
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Emissão de dinheiro contra relatório |
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Entrega do produto em dinheiro ao banco |
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Emissão de dinheiro para salários |
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Outros problemas |
O caixa pede passaporte ou procuração ao destinatário do dinheiro (o original ou cópia da procuração fica no caixa) |
Todas as operações de emissão de dinheiro da caixa registradora podem ser emitidas pelos serviços de caixa registradora de acordo com um único (não obrigatório para utilização a partir de 01/01/2013 conforme Lei Federal N 402-FZ“Sobre contabilidade”) formulário nº KO-2. Um exemplo de pedido de recebimento de dinheiro pode ser baixado gratuitamente no final do artigo.
O RKO é emitido mediante lançamento no livro no dia da efetiva emissão do dinheiro.
Ordem de pagamento de despesas (exemplo de preenchimento)
Preenchendo RKO
Na linha “organização” é indicado o nome da pessoa jurídica de acordo com os dados do Cadastro Único Estadual de Pessoas Jurídicas.
Se uma organização tiver filiais, escritórios de representação ou outras divisões separadas, poderão ser atribuídos códigos a eles. Neste caso, na linha “unidade estrutural” é indicado o nome dessa unidade de acordo com os documentos constitutivos, e na coluna “Código da unidade estrutural” é indicado o código dessa unidade.
A numeração obrigatória do RKO não é estabelecida por lei. Ao decidir sobre a numeração, a ordem deve ser estabelecida por lei local.
A data de compilação da liquidação financeira é a data do desembolso de dinheiro da caixa registradora.
A coluna “Débito” indica as contas contábeis nas quais as transações de retirada de dinheiro devem ser refletidas. Exemplos de operações são mostrados na tabela abaixo.
Na coluna “Crédito”, a conta de fluxo de caixa do caixa está indicada na conta contábil 50.01 “Caixa da organização”.
O valor dos fundos recebidos é indicado em números na coluna “Valor, esfregue. e por extenso nas linhas correspondentes do pedido. A entrada é feita desde o início da linha com letra maiúscula.
A coluna “Código de Finalidade Alvo” é preenchida somente se o financiamento direcionado tiver sido recebido no caixa.
Na linha “Emissão”, preencha o nome completo do destinatário do dinheiro.
Na linha “Base” - o conteúdo da transação comercial (por exemplo, para crédito na conta da VID LLC no Banco PJSC Svet)
Na linha “Anexo” - o nome e dados dos documentos primários (nota de entrega, certificado de entrega e aceitação, decisão sobre o pagamento de dividendos, ordem de pagamento de ajuda financeira, etc.).
Na linha “Por” - os dados do passaporte do destinatário e os dados da procuração (se houver).
Após a emissão do dinheiro, o caixa assina a liquidação em dinheiro e guarda-a juntamente com o original ou cópia da procuração (se o destinatário agir com base nela).
Uma lista aproximada de entradas que refletem a emissão de fundos
As organizações que utilizam programas especiais de contabilidade preenchem os dados obrigatórios da caixa registadora, tendo em conta as capacidades técnicas incluídas nestes programas.
É possível preencher um pedido de fluxo de caixa online usando alguns recursos online ou baixar um pedido de fluxo de caixa (amostra de preenchimento 2019) no anexo do artigo.
A ordem de recebimento de dinheiro é um documento primário que deve ser lavrado quando emitido na caixa registradora. O consumível possui um formato unificado KO-2. Como preencher corretamente um pedido de pagamento de despesas? Você pode baixar o formulário KO-2 no final do artigo. Também oferecemos um exemplo de design de documento, que você pode baixar no link no final do artigo.
Formulário de pedido de dinheiro de despesas KO-2
Ao documento é atribuído um número individual de acordo com o diário de registo de receitas e despesas de caixa, sendo fixada a data de preenchimento do formulário, que é igual à data de emissão do dinheiro da caixa registadora.
No topo do formulário está escrito o nome da organização e seu código OKPO.
A seguir, é necessário indicar as contas contábeis correspondentes que estão envolvidas na operação de desembolso de caixa. Na coluna “débito”, o número da conta é inserido dependendo da finalidade de emissão de dinheiro da caixa registradora (conta 71 ao emitir fundos para um responsável, conta 70 ao emitir salários a funcionários, conta 76 (60) ao pagar por serviços, obras, itens de estoque para terceiros). Se a contabilidade analítica for mantida para a conta especificada, ela também deverá ser indicada na coluna apropriada do formulário. Na coluna “crédito” escrevemos a conta 50 “Caixa”.
Na coluna “quantia”, a quantidade de dinheiro emitida é escrita em números.
As colunas “código da unidade estrutural” e “código da finalidade” são preenchidas se a empresa possuir sistemas de codificação apropriados.
Abaixo da tabela, na linha “emissão”, escrevemos o nome da pessoa para quem o dinheiro é emitido de acordo com este formulário de pedido.
“Base” – indica o conteúdo da operação.
“Valor” - por extenso, o valor emitido é escrito em letra maiúscula, o espaço vazio restante é preenchido com travessão, copeques em números.
O “Apêndice” do formulário de pedido especifica os documentos anexados ao formulário de pedido de despesas em dinheiro e que servem como justificativa para a emissão de dinheiro.
Os consumíveis são assinados pelo contador-chefe e pelo chefe da empresa. Você pode baixar um exemplo de preenchimento de pedido abaixo.
Agora, com base no formulário KO-2 preenchido desta forma, você pode emitir dinheiro da caixa registradora. Depois disso, um funcionário da empresa ou representante de uma organização terceirizada que recebeu o dinheiro deve confirmar o fato de que o valor foi emitido, para isso preenche as linhas “recebido”, “data”, “assinatura; ”.
Na linha “por” estão escritos os dados dos documentos que confirmam sua identidade (por exemplo, passaporte).
Na parte inferior da ordem de pagamento KO-2, o caixa que emitiu o dinheiro coloca sua assinatura.
O principal formulário elaborado para a emissão de dinheiro no caixa da empresa é a ordem de despesas em dinheiro (RKO). Deve ser preenchido sempre que o dinheiro for gasto no curso de negócios ou outras atividades. O procedimento para a realização de transações em dinheiro permite que apenas os empresários que mantêm registros em versão simplificada não utilizem os serviços de liquidação em dinheiro.
O ato normativo que entrou em vigor em 2014 determina que você pode utilizar não só o formulário padrão KO-02, mas também formulários próprios desenvolvidos levando em consideração as necessidades e características da atividade.
A ordem de despesas pode ser elaborada por um contador, incluindo um contador-chefe, um caixa, o chefe de uma empresa (se não houver departamento de contabilidade na empresa) ou um especialista contratado mediante contrato. Neste caso, todas as assinaturas necessárias são apostas pelo diretor da organização.
Pode ser utilizado formulário adquirido em gráfica ou preenchido em programas especializados. O consumível não deve conter nenhuma correção, caso contrário será considerado inválido. Caso ocorra algum erro, o documento deverá ser reemitido na versão correta.
A base para gastar o dinheiro, com exceção do salário, é a declaração do funcionário, assinada pelo diretor da empresa, indicando o direcionamento dos gastos.
O formulário emitido é apresentado ao caixa, que o aceita e verifica se o mesmo está corretamente preenchido e se todas as assinaturas exigidas estão presentes. Depois ele registra no livro de registro.
Antes de emitir dinheiro, o funcionário deve solicitar um documento de identificação ao destinatário. Após verificar com ele, o caixa insere os dados do passaporte ou outro documento nos campos apropriados. Em seguida, o funcionário da caixa transfere os recursos para o destinatário, que precisa contá-los e, se o valor estiver correto, assinar os consumíveis.
Importante! Se o dinheiro for emitido para uma pessoa autorizada, a procuração é verificada junto com o passaporte e, em seguida, anexada à caixa registradora.
Os funcionários podem ser pagos de acordo com folha de pagamento ou contracheque. Neste caso, ao fechá-los, também são emitidas ordens de despesas pelos valores totais. O documento é então entregue ao caixa, que o carimba como “Pago”. Juntamente com o relatório do caixa no final do dia, a caixa registadora é submetida ao departamento de contabilidade.
Por favor preste atenção! Os funcionários que receberam dinheiro para ou para despesas comerciais devem relatar o fato de suas despesas. A aceitação de dinheiro no caixa é feita na base.
Preenchimento de amostra de ordem de pagamento de despesas
Vejamos um exemplo de preenchimento do RKO.
No topo do documento está escrito o nome da empresa e seu código de acordo com o diretório OKPO. Se o formulário se referir a um departamento específico, seu nome deverá ser indicado abaixo. Caso contrário, “-” é colocado aqui.
À direita do título do documento “Ordem de despesas em dinheiro” estão anotados o número de série e a data da sua execução. Este último deve ser semelhante a DD.MM.AAAA.
A tabela a seguir contém dados contábeis - correspondentes contas de débito e crédito, códigos de divisões estruturais e contabilidade analítica - caso sejam utilizados na empresa. Em seguida, o valor RKO é anotado em números. O campo “Código de Finalidade” deverá ser preenchido somente se a empresa tiver desenvolvido e utilizar o sistema de codificação necessário.
O nome completo deverá ser inserido no campo “Problema”. a pessoa para quem os fundos são liberados da caixa registradora. Não é permitido inserir aqui o nome da empresa.
EM Campo "Base" são indicados os motivos pelos quais o dinheiro é emitido. Por exemplo, “Salário”, “Mudança no banco”, “Diária”, etc.
No campo “Valor”, insira o valor do documento por extenso.
EM "Campo de aplicação» são indicados os nomes dos documentos com base nos quais esta operação é realizada - requerimento do funcionário, folha de pagamento, recibo, etc.
Em seguida, o documento é assinado pelo chefe da empresa e pelo contador-chefe, que colocam sua assinatura pessoal.
Importante! Abaixo, o destinatário dos recursos deverá escrever manualmente o valor recebido por extenso e sem abreviaturas, colocar a data de recebimento e assinatura pessoal. Em seguida, indique os dados completos do documento de identidade - passaporte, passaporte estrangeiro, carteira de identidade militar, etc.
A ordem de pagamento é assinada pelo caixa. Em seguida, todas as despesas e transações em dinheiro recebidas são registradas.
Nuances
Se os fundos forem emitidos para pessoa jurídica, os dados pessoais do funcionário representante serão indicados no campo “Emissão”. No campo “Anexo”, é necessário anotar os dados da procuração para recebimento do dinheiro, que acompanha a ordem de despesas.
Ao depositar dinheiro no banco, não se pode escrever “Depósito de rendimentos” no campo “Saque”, pois isso contradiz o procedimento para a realização de transações em dinheiro. Lá você precisa indicar seu nome completo. O funcionário que realiza essa ação também assina o documento para receber o dinheiro.
O cumprimento da disciplina de caixa é uma das responsabilidades mais importantes de qualquer pessoa jurídica envolvida em atividades empresariais. Para isso, ele deverá preencher documentos especiais que registrem tanto o recebimento quanto o gasto de dinheiro no caixa.
Essa documentação inclui ordens de pagamento de entrada e saída (PKO e RKO), livros caixa.
O procedimento de preenchimento é estritamente padronizado e se não for seguido de forma suficiente, você pode ter problemas com as autoridades fiscalizadoras. Para que os empresários possam evitar isso e compreender perfeitamente com o que estão lidando, são fornecidas as seguintes informações.
Preenchendo o formulário KO-2
O formulário KO-2 ou RKO é o documento mais importante na área de disciplina de caixa. Ao contrário do PKO, a obrigação de preenchê-lo não surge quando o dinheiro chega à caixa registradora, mas quando é emitido. Mas, como no caso do PKO, o RKO é elaborado sob a assinatura do contador-chefe ou de seu substituto. Além disso, o papel é endossado pelo caixa, como responsável pela emissão e destinatário do dinheiro.
Em 2015 e anos seguintes, apenas os empresários pessoas jurídicas são obrigados a preencher o formulário de liquidação financeira, uma vez que desde junho de 2014 tal obrigação foi legalmente afastada dos empreendedores individuais.
Estes últimos não precisam mais preparar quaisquer documentos relacionados à categoria de disciplina de caixa, inclusive livros caixa.
Formulário RKO, denominado formulário KO-2, em 2015 e 2016. permaneceu o mesmo de antes. Você pode verificar isso baixando-o.
Receber ordem de pagamento
Além disso, você pode baixar o documento gratuitamente em vários formatos.
Uma amostra de preenchimento do RKO está à disposição de qualquer pessoa, mas além de visualizá-la, também é necessário conhecer as regras de preenchimento.
Exemplo de preenchimento de um pedido de recebimento de dinheiro
Essas regras são bastante simples, mas sem elas é impossível gerar relatórios bem-sucedidos.
- A primeira linha destina-se a indicar tanto o nome da entidade que presta o serviço de caixa como a forma jurídica da sua atividade.
- Se a empresa tiver um código OKPO, ele será colocado na coluna apropriada. Deve coincidir completamente com os dados da Rosstat. Se estiver faltando, pode-se colocar um travessão, como nos outros casos em que a linha não está preenchida.
- No preenchimento de documentos não pela empresa-mãe, mas sim pela sua divisão estrutural, o nome desta última é inscrito na coluna destinada a tal.
- No campo destinado ao número do documento, o número da liquidação financeira é inserido com base na numeração contínua desde o início do ano civil.
- A data inserida na linha obrigatória deve coincidir com o dia em que o dinheiro foi efetivamente emitido na caixa registradora.
- Na linha destinada para isso, as divisões estruturais inserem seu código. Caso contrário, será colocado um travessão, conforme observado acima.
- O número da conta cujo débito é emitido deve ser indicado na coluna “Conta correspondente, subconta”. Para preencher, é necessário verificar o plano de contas contábil:
- Se o depósito for feito em conta bancária – 51;
- Se for necessário dinheiro para acordos com empreiteiros ou fornecedores - 60;
- Se forem necessários para pagar salários - 70;
- Para acordos com todos os tipos de pessoas responsáveis – 71;
- Com empregados, mas não em termos de salários – 73;
- Pagamentos de rendimentos aos fundadores – 75-2.
- Caso a empresa não possua código analítico, deverá ser colocado um travessão na coluna correspondente.
- O número da conta de crédito para a qual é exibido o saque de dinheiro da caixa registradora é indicado na linha “Crédito”.
- O valor deve ser indicado em números em uma linha e em letras na linha seguinte. Os copeques também são indicados em números nesta última versão.
- Se for utilizado um sistema de codificação alvo, é necessário preencher a linha destinada a isso.
- A coluna prevista para o efeito indica o nome da pessoa ou o nome da organização para quem é emitido o dinheiro da caixa registadora.
- A próxima linha indica o motivo e a finalidade para a qual o pagamento foi efetuado.
- Se os documentos estiverem anexados ao RKO, seus dados serão inseridos na linha “Apêndice”.
- Nas linhas apropriadas, preencha os dados do titular da pessoa jurídica e de seu contador-chefe. Eles também colocaram suas assinaturas.
- As informações do destinatário também são indicadas. Ele mesmo preenche as colunas, inserindo o valor dado em letras (se houver copeques, então são em números). No final ele coloca sua própria assinatura.
- O caixa anota os dados do documento, que comprovam a identidade do destinatário. Geralmente este é um passaporte.
- O caixa preenche a linha com dados pessoais e sua assinatura somente após entregar o dinheiro ao destinatário.
É estritamente proibido corrigir quaisquer erros após o preenchimento. O titular da pessoa jurídica não é obrigado a assinar diretamente no documento se tiver assinado os papéis do anexo.
O pedido concluído não precisa ser entregue ao destinatário do dinheiro - ele permanece na caixa registradora.
Hoje, qualquer amostra atual de preenchimento do RKO, inclusive para 2015, pode ser baixada gratuitamente na Internet.
Um exemplo de preenchimento de um pedido de recebimento de dinheiro
Ou veja este artigo.
- Para acordos com empreiteiros ou fornecedores;
- Emissão de dinheiro da caixa registradora para assistência financeira a um funcionário;
- Para transferência para uma conta bancária.
Cada formulário mostra claramente a simplicidade e complexidade de observar corretamente a disciplina de caixa e preencher caixas registradoras.
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