Для одних отечественных хозяйствующих субъектов командировка директора не является чем-то экстраординарным, другие сталкиваются с этим впервые, задаваясь вопросами типа «как ее оформить», «какие документы нужны, и кто их будет визировать». Ответы на них, а также детальная инструкция по оформлению командировки для руководителя, представлены в статье.

Нормативное регулирование командировочных вопросов

Определение понятия «служебная » дано в ст. 166 ТК и звучит следующим образом: это – поездка подчиненного с отрывом от постоянного рабочего места для выполнения данного руководством поручения.

Таковой не считаются поездки сотрудников, нанятых для разъездной работы.

Особенности направления в нее содержит одноименное правительственное Постановление № 749 от 13.10.2008 г.

Данные акты регулируют вопросы оформления командировки руководителя организации, поскольку он также является наемным работником, но уполномоченным представлять сторону нанимателя в отношениях с другими членами коллектива (актуально, если руководитель не является учредителем).

Так, согласно им:

• определяется продолжительность данной поездки, обусловленная объемом имеющихся задач и их сложностью;
• руководителю на время отсутствия предоставляются определенные гарантии (в частности, о сохранении за ним должности и среднего заработка, а также о возмещении понесенных целевых расходов по его возращении).
• устанавливаются определенные ограничения.

Срок пребывания в командировке не регламентирован. Единственное — лица, допущенные к гостайне, не могу находиться в ней более полугода (Постановление № 63 от 06.02.2010 г.).

Законодательство постановляет обязательность компенсирования руководителю в полном объеме целевых , имевших место в командировке.

Под ограничениями стоит понимать запрет на поездки в командировки таким категориям руководителей:

• женщинам, ожидающим ребенка;
• одиноким родителям, на иждивении которых находятся несовершеннолетние до 5 лет, дети-инвалиды или нетрудоспособные домочадцы.

Также ограничения касаются руководителей, воспитывающих детей, не достигших трех лет, самостоятельно. Их можно отправить в командировку, но только при наличии письменного согласия и медицинской справки, подтверждающей хорошее состояние здоровья.

Оформление командировки директора: документы

Командировка сопровождается документами, принятыми постановлением Госкомстата № 1от 05.01.2004 г. до 2013 г.

Прежде чем приступать к их оформлению, следует изучить уставную документацию. В ней указывается лицо, наделенное правом составления и визирования локальных распоряжений. Иногда это – заместитель руководителя или главбух, что допускается п. 3 ст. 53 ГК. Если же им является сам директор, то подписанием требуемых бумаг должен заниматься он.

1. ф. № Т-10а;
2. ф. № Т-9;
3. приказ о временном замещении руководителя;
4. ф. № Т-10.

Первая форма – это служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении. В нем кратко приводятся итоги поездки и совершенные расходы.

На его основании издается приказ о командировании (п. 2) и, параллельно, приказ о замещении руководителя.

Факт пребывания в командировке и его продолжительность доказывает командировочное удостоверение (п.4), выписываемое в одном экземпляре при поездке по РФ на срок, превышающий один день. Оно содержит личные данные командируемого, цель поездки, отметки о времени приезда в пункт назначения и возвращения обратно, предоставляется руководителем в бухгалтерскую службу вместе с авансовым отчетом.

Все вышеперечисленное подписывает руководитель организации, если право на это не делегировано другому лицу. То есть, он самостоятельно себя командирует.

С начала 2015 г. документы из п.1 и п. 4 считаются необязательными (Постановление № 1595 от 29.12.2014 г.), однако, во многих отечественных компаниях они существуют до сих пор.

Приказ о направлении директора в командировку

С 2017 г. приказ является главным основанием для оформления командировок и компенсации понесенных в них расходов.

Вопрос количества копий документа на федеральном уровне не рассмотрен, поэтому руководители решают его самостоятельно, учитывая потребности делопроизводства. Чаще всего издают один оригинал, копию которого передают в бухгалтерскую службу.

Шапка содержит сведения о названии компании, шифре ОКПО и нумерацию документа.

В теле приказа указываются:

• продолжительность поездки (в кал. дн.);
• даты выбытия и возвращения;
• пункт назначения;
• цель командировки;
• личные данные руководителя;

В случае необходимости упоминается финансирующая поездку сторона.

Документ должен визироваться руководителем (или уполномоченным лицом) и заверяться оттиском печати. Вместо подписи об ознакомлении можно поставить дату.

Приказ хранится в архиве:

• 5 лет – если поездка была краткосрочной, то есть не превышала года (или 6 месяцев, о чем упоминалось выше);
• 75 лет – в случае долгосрочной командировки.

Передача руководителем своих полномочий – как осуществляется, чем подкрепляется

При командировании руководителя следует уделить внимание вопросу делегирования его обязанностей. Они могут быть переданы любому сотруднику, но с его письменного согласия. Если оно дано – оформляется соответствующий приказ.

В образцовом документе:

• отражается продолжительность и предпосылки замещения;
• уточняются полномочия. Если этого не сделано, замещающее лицо должно будет выполнять весь функционал, определенный Уставом;
• содержится пункт об оплате временного заместительства, если оно не входит в должностные обязанности подчиненного.

В таком случае с подчиненным целесообразно заключить дополнительное соглашение к его трудовому договору.

Также на заместителя оформляется доверенность на ведение дел (ст. 185 ТК). В основном, она действительна в течение трех лет. Но руководитель вправе указать и меньший срок. Нотариального заверения она не требует.

Для того чтобы заместитель мог подписывать не только локальные документы, но и финансовые, руководитель должен предоставить в обслуживающую банковскую организацию карточку с подписью зама (если ее нет в первоначальном варианте).

Компенсация расходов и оплата суточных

В идеале, до отправления в командировку руководителю выдаются суточные на совершение им целевых расходов в размере:

• 700 р. за каждый день – если поездка не предусматривает выезда за границу;
• 2500 р. – если планируется командировка директора .

Указанные суммы прописаны на федеральном уровне. Они освобождены от налогообложения и могут быть увеличены. В этом случае разница облагается по ставке 13 %. Если длительность заграничной поездки составила более 183 дн., ставка увеличивается до 30 %.

Механизм и объем компенсирования затрат определен на макро- и микроуровне (в локальных документах).

Так, в течение трех дней с даты выхода на работу после поездки директором предоставляется авансовый отчет стандартизированной формы о командировочных затратах и пакет подтверждающей их документации (проездные билеты, чеки, квитанции), на основании которых сотрудником бухгалтерии производится окончательный расчет с руководителем. Если сумма потраченного меньше полученной до отъезда, разница возвращается в кассу. Перерасход либо компенсируется директору, либо нет, если он нецелевой.

Документальное основание для выдачи денег – РКО, его реквизиты вносятся в авансовый отчет.

Командировка директора на личном автомобиле подтверждается маршрутным листом, оплаченными чеками и квитанциями, подтверждающими следование маршруту. На первичном этапе оформления командировки он должен предоставить техпаспорт или доверенность, если машина не находится в его собственности.

Директору могут быть выплачены допсредства для починки или поддержания состояния транспортного средства за его использование в рабочих целях. Это должно прописываться в соглашении между руководителем и юрлицом.

Кроме вышеприведенных средств, каждый рабочий день командировки оплачивается, исходя из среднего заработка (за 12 мес.). Если он меньше оклада, командирование руководителя невыгодно. В этом случае ему может предусматриваться доплата, базой расчета которой служит оклад.

Командировка директора в выходной день

Иногда руководителям компании приходится отправляться в командировку или пребывать из нее в . В целом, это запрещено ст. 113 ТК, но в ней же приведены исключительные случаи, когда это допускается.

Так, командирование директора в выходной и нерабочий праздничный день возможно только с его письменного согласия и должно быть обусловлено необходимостью оперативного выполнения непредвиденных заданий, от которого зависит нормальное функционирование хозяйствующего субъекта.

По приезду руководителю ст. 153 ТК предоставляется:

• оплата в повышенном (минимум – двойном) размере;
• одинарная оплата + дополнительный день отдыха в любое удобное для него время.

Особенности командировки руководителя бюджетной организации

В локальных документах некоммерческих организаций (в частности, в приказе о направлении в командировку) следует указывать источники компенсации командировочных расходов. Это могут быть как бюджетные средства, так и доходы от оказания оплачиваемых услуг.

Во многих бюджетных учреждениях руководитель может совмещать должности. Поэтому он командируется как по основному, так и по дополнительному рабочему месту.

Из вышеприведенного исходит, что деловая поездка руководителя, по сути, ничем не отличается от командировки рядового подчиненного. Единственный нюанс заключается в делегировании полномочий на время отсутствия директора, которое оформляется соответствующими документами, подписываемыми либо уполномоченным на это лицом, либо самим руководителем, если иное Уставом не предусматривается. Также с 2015 г. составлять служебное задание и выдавать командировочное удостоверение не обязательно. Документальным подтверждением совершения поездки и основанием для ее компенсирования являются приказ о направлении в командировку и проездные документы.

В служебную командировку может отправиться и генеральный директор компании, поскольку существуют вопросы, в решении которых бывает необходимо его личное присутствие. У кадровиков иногда возникают вопросы, как правильно оформить командировку директору, какие документы необходимы и кто должен их подписывать. Ответим на них, а также рассмотрим особенности оформления командировки учредителя.

Нормативная база

Процедура отправления сотрудников в командировки регулируется нормативными актами. Первый из них — Трудовой кодекс РФ, в частности, ст. 166. В ней дано определение командировке. Второй документ, он же и основной, — это Положение об особенностях направления работников в служебные командировки. Оно утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749.

Основания для командировки директора

Целями служебной поездки руководителя организации могут быть следующие:

• встречи с будущими контрагентами, осуществление новых бизнес-идей;
• открытие новых представительств компании в других городах или даже странах;
• работы, связанные с открытием нового проекта, участие в переговорах с подрядчиками, заключение с ними контрактов;
• урегулирование спорных вопросов, которые появились в результате проверки филиалов или обособленных подразделений государственными органами контроля.

Основанием, зафиксированным документально, всегда выступает должным образом оформленная служебная записка.

Цели служебной поездки указывают и в приказе на командировку.

Оформление командировки директора и необходимые документы

Гендиректор, не являющийся одновременно учредителем компании, — точно такой же работник, как и остальные. Отличие лишь в том, что он является законным представителем работодателя в отношениях с иными сотрудниками. Поэтому порядок оформления его командировки будет иметь лишь небольшие отличия от оформления служебной поездки рядового сотрудника.

Итак, порядок оформления следующий:

1. Пишется служебная записка руководителем о направлении в командировку. Эта бумага считается основанием для оформления командировочного удостоверения и приказа.
2. Составляется приказ о направлении сотрудника в командировку по . В нем прописывается цель поездки, срок, место и другие важные сведения.
3. Приказ регистрируется в журнале регистрации приказов, работник знакомится с документом и ставит свою подпись в журнале в знак согласия.
4. Оформляется командировочное удостоверение по . Организации делают его по собственной инициативе, поскольку законодательно делать его необязательно. Его выписывают лишь для внутреннего контроля.
5. Гендиректору, так же как и любому другому сотруднику, выдается аванс на оплату затрат, связанных с поездкой.
6. Не обязательно, но можно зафиксировать факт отправления сотрудника в поездку в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки. Наличие и ведение такого журнала компания вправе предусмотреть по собственному желанию.
7. После того как сотрудник, а в данном случае — гендиректор, отправился с командировку, дни пребывания в поездке отмечаются в табеле учета рабочего времени.
8. По возвращении работник предоставляет отчет о затраченных в связи с командировкой средствах. К прилагаются чеки и квитанции, подтверждающие расходы.

Документы нужно оформлять правильно, от этого будет зависеть судьба налогооблагаемой базы компании (подп. 12, п. 1 ст. 264 НК РФ). Например, если приказ оформить позже, то получится, что число дней в командировке учтется бухгалтерами в меньшем количестве, и тогда сумма расходов в налоговой базе тоже будет меньше фактической (которую генеральный директор получил на руки, когда уже отправился в поездку). Поэтому так важно соблюдать сроки составления первичной документации. Все нюансы указаны в Постановлении Госкомстата РФ №1 от 5 января 2004 года.

Кто подписывает приказ и другие документы

Все документы должен подписывать руководитель организации, соответственно, и приказ, и служебную записку генеральный директор подписывает за себя. Таким образом, получается, что он сам себя направляет в командировку.

Возложение обязанностей

В тех случаях, когда руководитель отсутствует на рабочем месте, а данном случае — отправился в командировку, его полномочия передаются другому сотруднику с целью исполнения обязанностей директора: подписание договоров, приказов и т.д. Выбор такого работника может зависеть от решения руководителя. Но в большинстве случаев таким сотрудником становится тот, кто прописан в уставной документации организации (ст. 53 ГК РФ).

Как правило, это следующие сотрудники:

• заместитель директора;
• руководитель отдела кадров;
• руководитель какого-либо подразделения или отдела;
• соучредитель, если таковой имеется;
• бухгалтер.

Что нужно учесть при возложении обязанностей генерального директора на другого сотрудника:

1. Работник начинает исполнять новые обязанности, которые являются дополнительными к основным, поэтому данный факт необходимо согласовать с сотрудником. Новые обязанности и особенности оплаты нужно прописать в дополнительном соглашении к трудовому договору.
2. Чтобы передать право подписи, необходимо оформить доверенность (ст. 185 ТК РФ). Срок ее может быть любым, но, как правило, он соответствует периоду командировки.
3. Нужно получить письменное согласие сотрудника.
4. Издается приказ о передаче полномочий руководителя на определенный срок.

Внимание! Если сотрудник был наделен полномочиями руководителя до оформления командировки последнего, то все документы, касающиеся поездки, он вправе подписать.

Командировка учредителя

Бывают ситуации, когда необходимо отправить к командировку учредителя. Точнее, поездку необходимо оформить как командировку, потому что учредитель едет по делам компании, а расходы необходимо учесть как командировочные. Но он не является сотрудником компании, поэтому в командировку его отправить нельзя (ст. 166 ТК РФ) и деньги под отчет выдать тоже. Если этим правилом пренебречь, то у налоговой могут возникнуть вопросы.

Чтобы оформить служебную поездку учредителя (и при этом списать расходы в налоговом учете, не удерживать и получить вычет по ), можно воспользоваться тремя способами.

Трудовой договор

Первый способ — заключить с учредителем срочный трудовой договор и принять на какую-либо должность (например, помощник директора) с минимальным окладом. Тогда можно оформить командировку по всем правилам: с оплатой проживания и суточных.

Важно! В трудовом договоре необходимо прописать обязанности, касаемые командировки: участие в переговорах, подготовка к заключению сделок и т.д. Зарплата в данном случае не должна быть ниже МРОТ.

Гражданско-правовой договор

Второй способ — заключение договора гражданско-правового характера на каждую «командировку». В таком договоре должны быть прописаны конкретные задачи: что он должен сделать, какой результат получить.

Договор может быть двух видов: оказания услуг и поручения (его заключают, если потребуется во время поездки подписывать какие-либо документы, также составляется доверенность на право подписания документов от имени компании).

В случае заключения ГПД компания должна возместить учредителю затраты на данную поездку или сама купить билеты, оплатить проживание и т.д. В первом случае на компенсацию затрат не начисляется НДФЛ и страховые взносы, данная сумма входит в налоговые расходы организации. Все расходы должны быть подтверждены первичкой, НДС к вычету принять будет нельзя, т.к. в документах будет фигурировать только учредитель.

Если компания сама оплачивает проезд и проживание, то вычет НДС будет возможен, т.к. документы будут оформлены на имя компании.

Наличные для поездки выдаются не под отчет, а просто из кассы в качестве средств, необходимых для осуществления ГПД. В расходно-кассовом ордере должны быть указаны дата и номер этого договора.

Без договора

Никаких договоров заключать не понадобится, если поездка связана со сделкой, заключение которой требует присутствия и одобрения учредителя. Существуют типы сделок, которые директор не может заключать самостоятельно:

• крупные (это сделки с имуществом, стоимостью свыше 25% от стоимости имущества предприятия);
• с заинтересованностью;
• которые прописаны в уставе ООО как требующие одобрения.

Если причина поездки — одна из этих сделок, то ФНС не будет сомневаться в аргументированности затрат на поездку (ст. 252 НК РФ). Обычно такие расходы учитывают как прочие или .

Так как средства шли не на оплату личных расходов учредителя, а на оплату расходов компании, не требуется уплата НДФЛ и страховых взносов. НДС можно принять к вычету.

Деятельность фирмы затрагивает часто многих контрагентов, которые могут находиться в иной местности, чем местонахождение компании. Чтобы с ними взаимодействовать, организация может направлять своих сотрудников для выполнения поставленных производственных целей в служебные поездки. Необходимо правильно производить оформление командировки, чтобы в дальнейшем у фирмы не было проблем.

До 2015 года действовало старое Постановление по регулированию командировок, которое было отменено вступлением в силу новых норм права.

Введенные новшества в большей степени направлены на снижения объема обязательно оформляемых документов при направлении в служебные поездки.

Теперь хозяйствующий субъект самостоятельно решает, какие именно документы он будет составлять во время направление командировки. Свое решение по документообороту он должен закрепить в и других .

Обязательные документы:

• Законодательство требует чтобы при направлении в командировку обязательно оформлялся приказ на командировку.

Не обязательные документы, которые оформляются по усмотрению организации:

• Служебное задание.
• Отчет по командировке
• А также ведение журнала убывших и прибывших в служебные поездки сотрудников остается на усмотрение администрации.

В связи с этим еще одним изменением стал порядок определения суточных по командировкам. Если организация не применяет командировочное удостоверение, то она должна определять время убытия и прибытия сотрудника, а также длительность командировки в днях, по представленным им документам оплаты проезда, квитанциям оплаты за жилье, чеков на приобретение топлива и т.д.

Внимание! Работник может также на имя руководства подавать служебную или докладную записку, в которой он заявляет о сроках и периоде командировки при отсутствии соответствующих документов, и если руководитель ее принимает и утверждает, то данный документ также может служить подтверждающим в этом случае.

Кого нельзя направить в командировку

Как правило, служебная поездка считается выполнением работником его обязанностей. Поэтому в обычных условиях он не может отказаться от нее. Однако, законодательством закреплены случаи, когда направление в командировку нельзя оформлять определенным категориям людей.

В командировку отправить нельзя следующих работников:

• Работниц, которые должны в скором времени стать матерями;
• Сотрудников, с которыми оформлен ученический договор;
• Работающих на предприятии, которые еще не достигли возраста совершеннолетия. Однако, если эти сотрудники заняты на творческих профессиях (актеры, журналисты, певцы, писатели и т.д.), а также спортсмены, то этот запрет на них не распространяется.

Данных сотрудников запрещается отправлять в командировку, даже если от них будет получено письменное согласие.

Внимание! Кроме этого существуют категории работников предприятие, которых возможно послать в служебную поездку, но при этом обязательно должно присутствовать в письменном виде их согласие на это.

К ним относятся:

• Сотрудницы, у которых есть дети до трех лет. Сюда же относятся работники, если у их детей в этом возрасте нет матери.
• Работники, имеющие детей до пяти лет, если они являются одинокими родителями.
• Сотрудники, у которых на есть дети-инвалиды.
• Работники, которые производят присмотр и медицинский уход за больными близкими родственниками.
• Работники, у которых установлена группа инвалидности, если командировка нарушает их программу восстановления.

Когда кадровые специалисты осуществляют оформление командировки данных категорий сотрудников, письменное согласие, получаемое от них на поездку, обязательно должно содержать информацию, о том что они уведомлены о своем праве на отказ от нее.

Часто встает вопрос у специалистов, когда оформляется командировка внутреннего совместителя. Их можно отправлять в командировку. Однако проблема возникает при отражении времени командировки на втором месте работы.

Внимание! Законом запрещено это время оформлять , либо ежегодный оплачиваемый отпуск. Рекомендуется в данный период по второму месту предоставлять дополнительный отпуск с оплатой за счет средств компании.

Длительность служебных поездок

Период командировки определяется руководителем компании самостоятельно, исходя из возникшей производственной необходимости. Он должен быть отражен в изданном приказе на командировку, а если составляется служебное задание, то и в этом документе тоже.

При этом в связи с возникшими обстоятельствами длительность поездки может либо сокращаться, либо продлиться на определенное время. Для этого также необходимо издание письменного распоряжения руководства фирмы.

Ранее действующие нормы права определяли максимальный период командировки в 40 дней, не считая времени, затраченного на путь. Также было закреплено, что командировка должна была быть больше одного дня.

Но вступившие в силу новые Постановления Правительства, в соответствии с которыми в настоящее время регулируются командировки, отменили действия этих нормативов и не ввели новые сроки. Поэтому сегодня нигде не закреплена минимальная и максимальная продолжительность служебной командировке на законодательном уровне.

Внимание! Однако, при установлении срока поездки, необходимо исходить из самого понятия – командировкой не является выполнение работником своих обязанностей, у которого установлен разъездной характер работы, а также перевод сотрудника в другую местность.

Как оформить командировку сотрудника в 2017 году

Шаг 1. Оформить приказ о направлении в командировку

При оформлении приказа можно использовать стандартные формы Т-9, Т-9а, либо применять фирменный бланк, в котором текст распоряжения излагается в свободной форме.

До 2015 года основанием для оформления приказа служило предварительное составленное служебное задание, реквизиты которого нужно было вписать в соответствующую строку документа. Теперь же в качестве основания можно использовать распоряжение руководителя, служебную записку и т. д., либо вообще оставлять это поле пустым.

Работник, на которого оформляется приказ, должен ознакомиться с ним и поставить свою подпись.

Если сотрудник для поездки использует собственный либо служебный автотранспорт, это также необходимо отметить путем включения соответствующей строки в имеющийся приказ, или издания нового в свободной форме.

Шаг 2. Выдать денежные средства

Если работнику предстоит служебная командировка, то ему необходимо получить в кассе денежный аванс на оплату проезда, проживания в месте назначения и прочих незапланированных расходов, а также суточные за каждый день пребывания в поездке.

Для оформления выдачи денежных средств из кассы применяется расходный кассовый ордер. Размер финансирования всех этих расходов должен быть закреплен в локальном акте компании.

В качестве основания для выдачи денежных средств является приказ на направление в командировку. Кроме этого, работник сам может составить служебную записку с расчетом предполагаемых затрат, то она должна быть утверждена руководителем компании.

При выдаче денег необходимо учитывать следующее:

• Если поездка будет проходить внутри страны, то все причитающиеся средства могут быть выданы как наличными из кассы, так и путем перечисления на карту или банковский счет.
• Если производится оформление командировки за границу, то суточные за дни нахождения на территории России должны быть выданы в рублях, а за дни пребывания в другой стране - в валюте этой страны либо в рублях по курсу ЦБ.

Шаг 3. Оформить и выдать командировочное удостоверение (если необходимо)

Если это закреплено в локальных актах компании, то в оформление командировки входит составление командировочного удостоверения. В зависимости от применяемой формы, в нем могут указываться задание на командировку, отчет сотрудника о работе, производится расчет суточных.

Также в бланке есть место для проставления печатей о прибытии и убытии на место поездки. Однако, их проставление теперь не является обязанностью, и если они не проставлены, нарушением это являться не будет.

Необходимость в ведении журналов уезжающих в поездку сотрудников теперь отменена. Однако организации могут это делать в добровольном порядке. Для этого им нужно установить форму журнала, порядок его ведения в локальных актах.

Обычно, журнал содержит такие графы:

• Ф.И.О. работника;
• Название организации назначения;
• Населенный пункт назначения;
• Даты выезда и приезда;
• Отметка о сдаче отчета.

Внимание! Командировочное удостоверение в настоящее время не является обязательным документом, поэтому организация может оформлять его по своему усмотрению.

Шаг 4. Сделать отметку в табеле рабочего времени

После того, как сотрудник был отправлен в служебную поездку необходимо отметить время его отсутствия в . Для этого применяется код “06” либо буквенное обозначение “К”.

Шаг 5. Оформить и сдать авансовый отчет

В срок трех дней с момента возвращения из поездки, работник обязан составить и сдать в бухгалтерию авансовый отчет. Это выполняется при помощи стандартной формы АО-1.

Если это закреплено в локальных актах, то вместе с авансовым отчетом сотруднику также необходимо предоставить отчет о проделанной в поездке работе. Это можно сделать в произвольном виде, на форме, разработанной в компании, либо использовать графу 12 бланка , если он входил в оформление командировки.

К авансовому отчету нужно прикрепить документы, подтверждающие произведенные расходы. К ним относятся:

• Документы, подтверждающие найм помещения для проживания - квитанция или счет гостиницы, в которых указаны все необходимые реквизиты, число дней проживания, стоимость одного дня, либо договор о найме жилого помещения (частного дома или квартиры);
• Документы, подтверждающие расходы на проезд (билеты, посадочные талоны, в том числе чеки на услуги по оформлению документов, получение постели в поездах и т. д.);
• Документы на оплату такси - чеки, квитанции, бланки;
• Служебная записка на возмещение расходов, если работник ездил своим автотранспортом либо на служебном автомобиле. К ней прикладывается путевой лист, чеки и квитанции с заправок и т. д.;
• Служебная записка, если отсутствуют документы на проезд, либо на проживание, либо и те, и те.
• Документы, подтверждающие прочие согласованные расходы (к примеру, квитанция на услуги связи).

Внимание! При получении авансового отчета на руки, бухгалтер делает об этом отметку в отрывной части и возвращает ее работнику.

Шаг 6. Возврат неиспользованных средств в кассу (если остались)

Если во время поездки работником была потрачена не вся сумма, то ее остаток он обязан внести в кассу в течение 3 дней с момента подачи им отчета. Операция оформляется приходным кассовым ордером.

Закон дает право работодателю удержать из зарплаты невозвращенную сумму, но это можно сделать только в течение месяца с момента истечения срока на добровольный возврат. По прошествии месяца удержать деньги можно только через суд, оформив иск на возмещение ущерба.

Внимание! Если работник добровольно согласился на удержание долга из зарплаты, ему необходимо написать об этом заявление. На основании него должен быть оформлен приказ на удержание, сумма которого не может составлять больше 20% от размера начисленной зарплаты.

Шаг 7. Компенсация перерасхода денежных средств (при необходимости)

Если работник израсходовал в поездке больше денежных средств, чем ему было выдано, в первую очередь нужно проверить его авансовый отчет, и если превышение трат было вынужденным, произвести выплату перерасхода из кассы, оформив расходный кассовый ордер.

Для определения обоснованности перерасхода нужно определить следующее:

• Были ли траты произведены на неотложные нужды;
• Есть ли подтверждающие эти траты документы, и оформлены ли они правильно;
• Правильно ли оформлен авансовый отчет.

Важно! Организация обязана произвести выдачу излишне потраченных средств в срок 3 дней с момента отчета (это указано в положении по командировкам).

В противном случае работник имеет право обратиться в суд не только за взысканием долга, но и за получением процентов. Если у предприятия нет возможности выплатить всю сумму сразу, то лучше составить соглашение между сторонами с указанием сроков погашения долга.

Можно ли продлить или перенести служебную поездку?

Законодательство не устанавливает запрет на продление срока уже имеющейся командировки, либо переноса будущей, на которую уже оформлены все необходимые документы. Но в то же время, нигде не содержится четких указаний о том, как именно это нужно оформить.

Если необходимо произвести , правильнее всего это сделать путем издания такого приказа. Он оформляется в произвольной форме (стандартного бланка на такой случай не разработано), и должен содержать причину, по которой производится продление, и новый день завершения.

Также во все документы для командировки вносятся исправления - неверная дата зачеркивается одной чертой, и сверху надписывается новая.

И, наконец, работодатель обязан рассчитать суточные за дни продления, а также расходы на проживание, и перечислить эту сумму работнику. Закон запрещает обязывать работника использовать на эти цели личные имеющиеся средства, даже если они будут потом возмещены.

Перенос сроков командировки также должен быть оформлен дополнительным приказом в произвольной форме. В него включается причина переноса, а также новые даты начала и завершения поездки. Их же необходимо внести во все оформленные командировочные документы, путем зачеркивания старого значения и указания нового.

Внимание! Производить перерасчет суточных и прочих выплат не надо, если изменяются только даты отбытия и прибытия, а не продолжительность самой поездки.

Можно ли совместить отпуск с командировкой?

По закону - это период, на который работник полностью освобождается от выполнения любых рабочих обязанностей. Поэтому, если возникла необходимость произвести оформление командировки по время отпуска, сначала необходимо произвести отзыв из отпуска.

Необходимо помнить, что ТК устанавливает случаи, в которых произвести невозможно. Также необходимо получить от работника письменное согласие.

Пошагово это оформляется следующим образом:

• Создать ;
• путем проставления на приказе фразы «Не возражаю»;
• Создать приказ о направлении в командировку;
• Выдать денежные средства (суточные, на покрытие предстоящих расходов).

Нужно учесть, что такая процедура как отзыв, требует обязательного внесения изменений в . Поэтому необходимо с работником сразу обсудить, когда он возьмет оставшиеся дни отдыха. Если он хочет продолжить отдыхать после выполнения обязанностей, придется снова произвести оформление отпуска.

Внимание! Отзыв из отпуска также требует пересчета выплаченных отпускных. Это можно не делать, если работник хочет сразу же продолжить отдыхать, причем это период находится в том же месяце, что и первая часть. В противном случае излишне выплаченные средства придется вернуть в кассу, либо зачесть их в счет аванса либо командировочных сумм.

Вопрос аудитору

Учредитель не является сотрудником организации, однако периодически совершает поездки в другие города в интересах компании. Можно ли в такой ситуации оплачивать ему командировочные расходы – суточные, проезд, проживание? Как учитывать эти средства в целях налогообложения?

Командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Из этого определения следует, что командировать можно только сотрудника, с которым заключен трудовой договор. Если такого договора нет, направление в командировку и предоставление связанных с этим гарантий (оплата проезда, проживания, суточные) не производится.

В указанной ситуации с учредителем можно заключать гражданско-правовой договор на период командировки, предметом которого будут какие-либо услуги учредителя (например, проведение переговоров, изучение рынка, посещение выставок и т.п.).

При заключении договора необходимо установить вознаграждение, которое можно будет учесть в расходах по налогу на прибыль (п. 21 ст. 255 НК РФ). Кроме того, начислить на него страховые взносы (ст. 420 НК РФ) и удержать НДФЛ (ст. 208-209 НК РФ).

При этом поездку нельзя оформить как командировку, но можно в договоре установить компенсацию расходов, связанных с его исполнением, – оплату проезда и проживания. Суточные в рамках гражданско-правовых отношений платить не нужно, такие суммы будут признаны контролирующими органами вознаграждением со всеми вытекающими налоговыми последствиями.

Что касается возмещаемых расходов на проезд и проживание, их можно учесть при исчислении налога на прибыль, но при условии, что они являются экономически обоснованными и документально подтвержденными (ст. 252 НК РФ). При этом мы рекомендуем учитывать такие расходы не в качестве командировочных (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), а в качестве прочих по пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ .

В отношении НДФЛ ситуация складывается следующим образом. Выплаты в рамках гражданско-правового договора контролирующие органы признают вознаграждением и предлагают включать в налоговую базу (письма Минфина России от 24.02.2016 № 03-04-05/10023 , от 05.11.2013 № 03-03-06/4/47090). Однако исполнители по гражданско-правовым договорам имеют право на профессиональный налоговый вычет в виде сумм, подтвержденных документами (п. 2 ст. 221 НК РФ). Поэтому если расходы на проживание и питание будут подтверждены документально, из налоговой базы по НДФЛ суммы этих расходов можно вычесть (письмо Минфина России от 26.11.2018 № 03-03-06/2/85248).

Страховыми взносами не облагаются все виды установленных законодательством компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных в числе прочего с расходами физического лица в связи с выполнением работ, оказанием услуг по гражданско-правовым договорам (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). Эта норма позволяет возмещение расходов в рассматриваемой ситуации не включать в базу обложения страховыми взносами (см. письмо Минфина России

Наша компания только образовалась. Для налаживания производственных связей в командировку вместе с сотрудником поехал учредитель компании, который не состоит в ее штате. Как отразить расходы на его командировку в бухгалтерском и налоговом учете?
Л. Перова, г. Рязань

Под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). То есть в командировку можно отправить только работника организации. Это подтверждается и п. 2 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 . В нем сказано, что в командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.

Из вопроса следует, что учредитель в трудовых отношениях с организацией не состоит. Поэтому считать его поездку командировкой нельзя, и затраты учредителя на эту поездку командировочными расходами не являются. В такой ситуации получается, что учредитель поехал с сотрудником по собственной инициативе. А значит, все затраты, которые он понес на эту поездку, являются его личными расходами. Соответственно, компания не сможет учесть возмещение таких затрат в составе расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль. Ведь в расходы включаются только обоснованные и документально подтвержденные затраты, понесенные самой организацией (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Так как компания оплачивает за учредителя его собственные расходы, у него возникает доход, облагаемый НДФЛ (ст. 41, п. 1 ст. 210 НК РФ). Страховыми взносами сумму возмещения облагать не нужно, поскольку такая выплата осуществляется вне рамок трудовых отношений (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ , далее — Закон № 212-ФЗ). Не будет она облагаться и взносами на травматизм (п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.98 № ­125-ФЗ , далее — Закон № 125-ФЗ).

Все расчеты с учредителем нужно отражать в бухгалтерском учете на счете 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами». Использовать для этих целей счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» нельзя. Ведь подотчетным лицом может быть только работник (п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утверждено Банком России 12.10.2011 № 373-П).

Следовательно, если компания выдала учредителю деньги из кассы до поездки, вся полученная сумма является доходом учредителя (п. 1 ст. 210 НК РФ). Из нее компания, как налоговый агент, должна удержать НДФЛ по ставке 13% и уплатить его в бюджет (п. 1, 4, 6 ст. 226 НК РФ). Отчитываться по этой сумме после поездки учредитель не должен.

пример

Вместе с сотрудником в командировку отправился учредитель организации, не состоящий в ее штате. По возвращении из поездки для возмещения понесенных расходов учредитель представил документы, из которых следует, что сумма его затрат на поездку составила 10 000 руб. Организация приняла решение возместить ему эти расходы.

В бухгалтерском учете такое возмещение будет отражаться следующими проводками:

Дебет 91 Кредит 76

— 10 000 руб. — задолженность компании по возмещению затрат учредителю;

Дебет 99 Кредит 68.3

— 2000 руб. (10 000 руб. х 20%) — сформировано постоянное налоговое обязательство (ПНО);

Дебет 76 Кредит 68.1

— 1300 руб. — из суммы возмещения затрат удержан НДФЛ;

Дебет 76 Кредит 50

— 8700 руб. — сумма возмещения затрат за минусом удержанного НДФЛ выдана на руки учредителю;

Дебет 68.1 Кредит 51

— 1300 руб. — удержанный НДФЛ перечислен в бюджет.

Чтобы у организации была возможность учесть суммы возмещения затрат учредителя на поездку в расходах, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, а у учредителя эти суммы не облагались НДФЛ, с ним можно заключить срочный трудовой договор.

По возвращении из командировки и предоставлении отчета с результатом работ срочный трудовой договор с учредителем будет завершен.

Обратите внимание, что во время действия трудового договора учредитель будет получать зарплату (средний заработок за время нахождения в командировке). Эти суммы будут облагаться НДФЛ и страховыми взносами.

Похожие статьи