I registri contabili sono necessari per controllare i flussi finanziari dell'azienda. Con il loro aiuto, le informazioni sull'impresa vengono prima sistematizzate e classificate, quindi registrate e quindi archiviate per almeno 4 anni dall'inizio del periodo fiscale. Allo stesso tempo, la redazione e la registrazione delle dichiarazioni non è un capriccio degli imprenditori russi, ma una responsabilità diretta nello svolgimento di attività commerciali: per la mancanza di documentazione contabile, la società e le persone responsabili vengono multate, e in futuro ciò può portare a conseguenze più gravi. A questo proposito, capire cosa sono i registri contabili e perché sono necessari è importante per i manager aziendali e i loro contabili. I dettagli sono in questo articolo.

Le attività delle imprese, soprattutto quelle di grandi dimensioni, dipendono direttamente dal controllo competente dei flussi finanziari, nonché dal monitoraggio del bilancio finale dell'impresa. Questo è esattamente ciò che fa la contabilità: senza il suo lavoro sarebbe estremamente difficile per le imprese di tutte le dimensioni svilupparsi.

Inoltre, anche se il capo dell'impresa volesse fare a meno di tale autocontrollo finanziario, secondo la legge federale n. 402 del 6 dicembre 2011, le persone giuridiche sono obbligate a inviare i dati relativi a bilanci, debiti, ecc. il Servizio fiscale federale. Nel complesso ciò significa che è semplicemente impossibile eludere i requisiti contabili, ma non si tratta nemmeno di una burocratizzazione inutile, perché l’autocontrollo contribuisce alla crescita dell’impresa.

La risposta alla domanda principale - cosa sono i registri contabili in parole semplici - suona così: questo è un mezzo per sistematizzare i dati contabili. Sembrano tabelle di conteggio, costruite in modo tale che il bilancio esistente e le fonti di attività e passività siano chiari.

Con l'aiuto dei registri, vengono presi in considerazione l'alienazione dei diritti su qualsiasi proprietà dell'azienda, la circolazione delle risorse finanziarie e altri processi. Successivamente, tutti questi documenti vengono inviati al Servizio fiscale federale (FTS). Pertanto tutti i dati sull'azienda, il suo bilancio, i depositi aperti e i prestiti sono registrati presso le agenzie governative.

Nota: i registri contabili sono protetti da segreti commerciali. Ciò è facile da capire se si considera che i registri contabili utilizzati durante la registrazione sono il codice dell'intero reddito ufficiale dell'impresa, dei suoi debiti, dei destinatari delle detrazioni, degli stipendi dei dipendenti, ecc. Chiunque avesse acquisito tali dati prima della modifica della legislazione russa avrebbe potuto utilizzarli come mezzo per indebolire la competitività delle imprese.

I registri contabili riflettono tutte le spese e le entrate dell'impresa, ma ciò può essere fatto in modi diversi a seconda della comodità e degli obiettivi perseguiti dal contabile. Esiste quindi una classificazione dei registri che consente a ogni imprenditore di adattarsi all'attuale situazione aziendale.

Classificazione dei registri contabili

A seconda di come il reparto contabilità desidera strutturare i dati relativi all'impresa, i registri sono suddivisi in:

• Sistematico. Questo tipo di registro contabile è destinato alla registrazione in un conto contabile collegato ad un'impresa. Ciò consente di tenere traccia del saldo dell’organizzazione (il cosiddetto bilancio), del saldo complessivo, ecc. Un esempio di registro sistematico è il libro mastro generale di un'impresa;
• Cronologico. La differenza rispetto al tipo sistematico è che i dati vengono compilati in base alla misura della loro ricezione. In altre parole, tutti gli incassi e le variazioni dei dati contabili vengono registrati senza riferimento ad un conto, ma indicando la data dell'evento. Esempio: registro, libretto di cassa, ecc.;
• Sincronistico. Uniscono le caratteristiche di entrambi i gruppi precedenti: le registrazioni vengono tenute con riferimento sia alla contabilità che alla data dell'evento. Il documento più comune con questo tipo di registro è un ordine di giornale.

Oltre ai suddetti tipi di registri contabili, anche il mantenimento di un elenco di politiche contabili è classificato in base al contenuto e al volume delle registrazioni:

• Analitico. Registri di questo tipo consentono di sistematizzare i dati in base a qualsiasi caratteristica (ad esempio, riassumere i dati sugli stipendi dei dipendenti). Di conseguenza, il manager e il reparto contabilità dell'organizzazione possono analizzare una componente specifica dell'azienda;
• Sintetico. In questo caso, la sistematizzazione avviene secondo il principio di omogeneità dei documenti: tutti i documenti disponibili nell'organizzazione che appartengono a qualsiasi classe di documenti vengono accumulati in un gruppo separato. Di solito hanno un equivalente monetario. Un esempio è la contabilità generale di un'organizzazione;
• Complesso. Hanno caratteristiche sia di registri analitici che sintetici e vengono utilizzati nella maggior parte dei casi durante la compilazione di un ordine di giornale.

Che forma hanno i registri?

Sono divisi non solo per l'aspetto, ma anche per la forma di costruzione.

La forma di costruzione è:

• Monofacciale o bifacciale. I dati vengono inseriti nel giornale secondo il modulo prescelto (il più comune è il modulo fronte-retro);
• Scacchi. In questo caso, i dati vengono suddivisi secondo alcuni criteri, ad esempio le attività e le passività dell'organizzazione, e riempiti di celle inclinate l'una rispetto all'altra. Di norma, gli addebiti e gli accrediti esistenti vengono considerati come dati separati. I debiti vengono tracciati orizzontalmente nel giornale mentre i crediti vengono tracciati verticalmente.

Oltre al modulo di costruzione, ogni registro ha un documento specializzato per il suo utilizzo. Questa è chiamata la forma esterna del registro.

• Tutti i tipi carte. Il contabile compila alcuni dati su un modulo speciale con una tabella. Dal 2019 è possibile separare le carte di conto, a più colonne e di inventario, ad esempio una carta per la contabilità analitica delle spese aziendali;
• Libri. Sembrano registri graficamente e cuciti, che di solito contano più di duecento carte. Ogni pagina del libro è numerata e firmata dal capo contabile. I libri più famosi in quest'area sono il libro mastro generale dell'organizzazione, il libro contabile delle immobilizzazioni, il libro cassa e il giornale di registrazione;
• Così chiamato "lenzuola gratuite". Carte ingrandite, la cui funzionalità differisce poco dalle forme semplici: un foglio libero fornisce solo un po' più di informazioni sullo stato dell'azienda. Varie dichiarazioni sono spesso stampate su fogli bianchi;
• Machinegrammi. Lo stesso di cui sopra. La differenza è che questi documenti vengono compilati o stampati utilizzando i computer. Al momento, il numero di documenti compilati utilizzando la tecnologia sta crescendo a un ritmo così rapido che i machinogrammi possono essere approvati dal governo della Federazione Russa come un tipo di registro obsoleto.

Come vengono approvati e compilati i registri?

Fino al 2013, quando furono introdotte modifiche alla legislazione russa riguardante la preparazione dei documenti contabili, tutte le imprese erano tenute a registrare le informazioni su un modulo unificato. Ora è consentito utilizzare qualsiasi documento idoneo alla registrazione; Devi solo fornire le seguenti informazioni:

• il nome del documento stesso;
• denominazione legale della società di contabilità;
• copertura temporale del documento;
• forma dei registri e ordine di classificazione prescelto;
• l'indicazione di tutte le valute e unità di misura riportate nel documento;
• Nome completo e posizione della persona che si occupa della contabilità.

Il documento deve essere approvato dal responsabile della contabilità (solitamente il capo contabile): la documentazione deve essere firmata e certificata con il sigillo dell'organizzazione.

Attenzione: in precedenza era vietato apportare modifiche al modulo unificato compilato. Ora, a partire dal 2013, sono diventate accettabili correzioni accurate della documentazione.

Sfumature nell'apportare modifiche

Chi tiene la contabilità di un'impresa è direttamente responsabile di aver riportato informazioni false, di aver occultato dati e di averli distorti. Da ciò conseguono contemporaneamente due punti: da un lato, il desiderio di correggere un documento dovrebbe essere incoraggiato, dall'altro dovrebbe essere punito, poiché ciò introduce confusione nel controllo dell'organizzazione.

Pertanto, la correzione degli errori è consentita, ma solo se vengono rispettate le regole. Se almeno uno di essi viene violato e il modulo viene inviato insieme ad altri documenti al Servizio fiscale federale o ad altre autorità, l'organizzazione sarà soggetta a sanzioni.

• Il primo metodo: puoi cancellare le informazioni errate con una linea retta e scrivere le informazioni corrette in alto, sopra le informazioni errate. Le modifiche devono essere qui certificate con la firma del responsabile della contabilità aziendale;
• Il secondo metodo, il cosiddetto “metodo dell'inversione”: senza cancellare nulla, è necessario scrivere una voce aggiuntiva in inchiostro rosso nella finestra in cui è stato commesso l'errore. In questo caso le modifiche apportate dovranno essere certificate anche mediante firma;
• Accanto alla correzione dovresti indicare la data in cui sono state apportate le modifiche;
• Durante la correzione, utilizzare correttori, gomme da cancellare, una lama, ecc. È altamente sconsigliato: le autorità governative dovrebbero vedere i dati scritti originariamente durante la lettura del documento;
• In aggiunta a tutto quanto sopra, nel registro in cui è stato commesso l'errore deve essere trascritta una breve e significativa spiegazione di tali correzioni. Per esempio: " Durante la compilazione del documento, i dati sul reddito aziendale sono stati confusi con i dati sulle spese dell'azienda per l'ultimo trimestre».

Ordine di archiviazione

I documenti contabili devono essere conservati in luoghi asciutti e protetti dalla luce solare diretta; a questo scopo sono ideali scaffali chiusi, armadi e casseforti.

I periodi di conservazione sono regolati principalmente dall'art. 29 “Sulla contabilità” e parr. 8 comma 1 dell'articolo 23 del Codice Fiscale della Federazione Russa. Il primo documento specifica un periodo di almeno 5 anni dopo l'anno di riferimento, il secondo - per almeno quattro anni dalla data del periodo fiscale.

Tali periodi di conservazione sono stabiliti dallo Stato a causa della necessità in determinate situazioni di accedere ai documenti d'archivio. Spesso i documenti vengono richiesti in relazione a qualche tipo di controversia e non necessariamente direttamente correlata all'azienda, ad esempio potrebbe trattarsi di una causa contro uno dei suoi dipendenti.

Si ricorda che alcuni registri necessitano di essere conservati per un periodo superiore ai periodi sopra indicati. Ad esempio, i registri degli stipendi devono essere conservati per almeno 75 anni dalla data della loro registrazione.

Esempio di registro contabile

Uno dei registri più comuni è il bilancio. Non solo è facile da compilare, ma è anche necessario per qualsiasi impresa commerciale: infatti, è questa dichiarazione che riflette l'attuale stato patrimoniale dell'impresa, nonché la sua capitalizzazione totale.

Pertanto, il bilancio può essere utilizzato come campione. Sembra abbastanza semplice: il contenuto è diviso in blocchi semantici “Quanto era prima della contabilità”, “Durante la contabilità” e “Entro la fine del periodo contabile”. Viene compilata una tabella, divisa in due sottoblocchi sotto ciascuna colonna (i blocchi “Dare” e “Avere”, i principali in contabilità).

Non è affatto difficile per un contabile esperto compilare una tabella del genere, soprattutto in contabilità. i bilanci documentali sono praticamente il tipo di registro più semplice. Tuttavia, fornisce una buona comprensione iniziale di come si presenta un registro e perché è necessario, nonché di come compilarlo.

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Le informazioni necessarie per riflettersi nei conti contabili, contenute nei documenti primari accettati per la contabilità, sono necessariamente accumulate e sistematizzate. Le informazioni contabili vengono registrate manualmente o utilizzando strumenti di automazione. A tale scopo vengono utilizzati i registri contabili: tabelle di una forma speciale destinate alla registrazione delle transazioni commerciali, uno dei mezzi di contabilità più importanti. Il contenuto dei documenti in essi contenuti è raggruppato in base a caratteristiche omogenee nel contesto di indicatori contabili stabiliti. La registrazione delle transazioni commerciali nei registri contabili viene utilizzata per la gestione quotidiana delle attività finanziarie ed economiche dell'organizzazione e per la preparazione del bilancio.

Le forme di registri contabili sono sviluppate e raccomandate dal Ministero delle Finanze della Federazione Russa, dagli organismi a cui è concesso il diritto di regolare la contabilità dalla legislazione federale, nonché dalle organizzazioni soggette al rispetto dei principi metodologici generali della contabilità.

Le transazioni commerciali si riflettono nei registri contabili in ordine cronologico. Sono raggruppati in base ai conti contabili corrispondenti. Le persone che hanno compilato e firmato i registri contabili sono responsabili della correttezza dei dati riportati. Il contenuto dei registri contabili e dei resoconti contabili interni è un segreto commerciale. I revisori dei conti e le altre persone che hanno ricevuto rendiconti finanziari o altra documentazione sono tenuti a mantenere segreti commerciali.

La legge "sulla contabilità" stabilisce un elenco di dettagli obbligatori per i registri contabili:

1. nome del registro;
2. nome del soggetto economico che ha compilato il registro;
3. la data di inizio e fine della tenuta del registro e (o) il periodo per il quale il registro è stato redatto;
4. raggruppamento cronologico e (o) sistematico di oggetti contabili;
5. l'importo della misurazione monetaria degli oggetti contabili che indica l'unità di misura;
6. nomi delle posizioni delle persone responsabili della tenuta del registro;
7. firme dei soggetti incaricati della tenuta del registro, con indicazione dei loro cognomi e iniziali o altri elementi necessari per l'identificazione di tali soggetti.

Il registro contabile è compilato su supporto cartaceo e (o) sotto forma di documento elettronico firmato con firma elettronica.

I moduli dei registri contabili devono essere approvati dal capo dell'entità economica su proposta del funzionario incaricato della tenuta delle scritture contabili.

Non sono ammesse correzioni nel registro contabile che non siano autorizzate dai soggetti incaricati della tenuta del registro preposto; ogni correzione deve contenere la data della correzione, nonché le firme dei soggetti incaricati della tenuta di tale registro, con l'indicazione dei loro cognomi e iniziali.

Classificazione dei registri contabili

I registri contabili sono classificati in base al loro aspetto, alla natura delle registrazioni contabili, al contenuto, alla forma grafica e alle modalità di compilazione.

Secondo la loro apparenza, i registri contabili sono suddivisi in libri mastri, schede e fogli liberi.

I libri contabili sono tabelle contabili piegate (fogli di carta) e, di norma, sono rilegati. Tutte le pagine del libro mastro sono numerate e alla fine viene apposta la firma del capo contabile e viene indicato il numero totale di pagine numerate.

Se il libro è un registro cronologico, le registrazioni al suo interno vengono effettuate in sequenza, senza saltare le pagine. Nei libri che fungono da registri sistematici, per ciascun resoconto sintetico o analitico viene aperta una pagina separata o un certo numero di pagine, a seconda del volume previsto di registrazioni.

Tali libri devono avere un sommario. Tutte le organizzazioni sono tenute a tenere registri dettagliati delle transazioni sul conto “Cassa” nel libro (cassa).

A volte i libri vengono utilizzati per la contabilità oggetto per oggetto delle immobilizzazioni. Le operazioni omogenee nel contenuto sono raggruppate in conti contabili sintetici. Ad esempio, la contabilità generale.

L'uso dei libri è spesso poco pratico, poiché rende difficile l'uso della tecnologia informatica, per questo vengono utilizzate carte e fogli sciolti.

Le carte sono fogli separati, foderati a fini contabili, realizzati in carta o cartone di dimensioni standard, che consentono di conservarle in apposite scatole chiuse a chiave. Una raccolta di carte con lo stesso scopo è chiamata indice delle carte. Le carte (un set di carte) sono divise nelle sezioni necessarie utilizzando divisori di cartone, a cui sono attaccati puntatori metallici (indicatori).

diversi colori e dimensioni che indicano il codice, il nome del conto e altre designazioni necessarie, il che garantisce che la carta richiesta possa essere trovata rapidamente nell'indice delle carte.

Ogni file delle carte è assegnato a un contabile specifico che è responsabile della sicurezza delle carte e dell'accuratezza delle registrazioni in esse effettuate. Durante gli orari non lavorativi lo schedario è chiuso a chiave. Ogni tessera appena compilata viene registrata in un apposito registro, dove gli viene assegnato un numero di serie, permettendoti di verificare in ogni momento la disponibilità di tutte le carte.

L'uso delle carte contribuisce all'introduzione di strumenti contabili meccanizzati. Sono molto convenienti per copiare record e tutti i tipi di raggruppamenti di credenziali. Lo svantaggio dei registri delle carte è che, se lo si desidera, possono essere facilmente rimossi dall'archivio delle carte e sostituiti con altri.

Le carte potrebbero anche andare perdute. Il controllo sistematico delle carte utilizzando il registro consente di rilevarne tempestivamente la perdita. Le più comuni sono tre tipi di carte: carte a contratto (hanno colonne di debito e credito); materiale (avere colonne per entrate, spese e saldo dei beni materiali che indicano prezzo, quantità e importo); multicolonna, composta da più colonne.

In base alla natura delle registrazioni contabili, i registri contabili si dividono in cronologici, sistematici e aggregati.

Nei registri cronologici i documenti contabili sono registrati nell'ordine in cui sono ricevuti senza registrazione nei conti. La registrazione cronologica viene effettuata su appositi giornali o registri; il suo scopo è garantire il controllo sulla sicurezza dei documenti ricevuti dal reparto contabilità e sulla correttezza delle registrazioni in essi contenuti. In una certa misura, lo scopo del registro cronologico è soddisfatto dal giornale di accettazione dei documenti e di registrazione dei numeri di controllo, che viene conservato nelle stazioni di conteggio delle macchine per registrare i documenti ricevuti per l'elaborazione. Questo giornale registra la data di ricezione dei documenti presso la stazione di conteggio della macchina, la loro quantità e l'importo per un gruppo (pacco) di documenti simili. Contiene la ricevuta dei documenti del cliente dopo che sono stati elaborati presso la stazione di conteggio della macchina. La registrazione cronologica viene utilizzata anche per effettuare richieste (ad esempio, un giornale di registrazione, un libro cassa, un registro delle merci in entrata, la registrazione delle carte di inventario per la contabilità delle immobilizzazioni).

Nei registri sistematici le operazioni commerciali omogenee nel contenuto economico sono raggruppate in conti sintetici e analitici. Un esempio potrebbero essere i registri per la contabilità dei costi per oggetti di costo, la contabilità oggetto per oggetto delle immobilizzazioni, ecc. Il registro sistematico della contabilità sintetica è il libro mastro generale, cioè il registro principale in cui sono concentrati i dati totali di tutti i conti.

I registri combinati combinano registrazioni cronologiche e sistematiche. Un esempio è il libro giornale principale, così come la maggior parte dei giornali e degli estratti conto degli ordini.

Per la tenuta dei conti sintetici vengono aperti registri contabili sintetici (senza testo esplicativo, indicanti solo la data, il numero e l'importo della registrazione contabile). A volte viene fornito un breve testo esplicativo (ad esempio, un registro dei documenti contabili, un libro mastro generale e un libro mastro generale). Le registrazioni nei registri contabili sintetici vengono solitamente effettuate non secondo singoli documenti, ma secondo un insieme di documenti omogenei, preventivamente raggruppati.

Nei registri analitici, ogni singola operazione viene registrata con la necessaria completezza e in termini di valori materiali - in misure naturali e monetarie. A differenza dei registri sintetici, qui vengono spesso forniti testi esplicativi che rivelano il contenuto delle operazioni. I registri di contabilità analitica portano allo sviluppo di una sorta di conto sintetico.

Per struttura, i registri analitici sono suddivisi in unidirezionale, bidirezionale, multigrafico, lineare e scacchistico.

I registri unidirezionali sono varie schede per la registrazione di beni materiali, liquidazioni e altre operazioni. Combinano colonne separate di voci di debito e di credito. La contabilità viene effettuata su un foglio in contanti, naturale o contemporaneamente in entrambi i contatori. I registri unidirezionali vengono utilizzati nella contabilità sintetica e analitica e hanno la seguente forma:

Un esempio di registro unidirezionale è un libro cassa.

I registri fronte-retro vengono utilizzati principalmente per la tenuta dei registri nei libri. Il conto viene aperto su due pagine spiegate del libro (sulla pagina sinistra - addebito, a destra - credito). I registri bidirezionali vengono utilizzati nella contabilità sintetica e analitica solo se eseguiti manualmente. Hanno spazio per registrare il testo delle transazioni. Il registro bidirezionale ha la seguente forma:

Addebito				Credito
data	№	Testo dell'operazione	Somma	data	№	Testo dell'operazione	Somma

I registri multigrafico vengono utilizzati per riflettere indicatori aggiuntivi all'interno della contabilità analitica. In particolare, la contabilità per il movimento dei materiali si riflette per l'organizzazione nel suo complesso, nonché nel contesto delle singole persone finanziariamente responsabili, i costi sono registrati per l'organizzazione, le divisioni e per voci di costo, ecc.

I registri lineari sono un tipo di registri poligrafici. Qui ogni conto analitico si riflette su una sola riga, rendendo possibile dividere il conto sintetico in un numero illimitato di conti analitici, cosa impossibile con la rappresentazione grafica verticale. Ad esempio, nell'ordine del giornale per l'accredito del conto 71, ogni anticipo rilasciato a una persona responsabile e tutti i calcoli per l'anticipo si riflettono su una riga separata.

Registri degli scacchi. Nei registri di questo tipo è possibile limitarsi a registrare solo i fatturati a credito (o solo a debito) con raggruppamento per conti corrispondenti, che consente di registrare contemporaneamente operazioni su conti debitore e creditore mediante doppia registrazione in un'unica fase di lavoro. Questa costruzione dei registri contabili viene utilizzata nella forma contabile dell'ordine del giornale. Un esempio potrebbe essere una contabilità generale in cui ogni importo viene registrato all'intersezione di una riga e di una colonna.

Requisiti per la tenuta dei registri contabili

Le transazioni commerciali devono figurare nei registri contabili in ordine cronologico e raggruppate secondo le rispettive contabilità. La corretta rappresentazione delle transazioni commerciali nei registri contabili è assicurata dalle persone che le hanno compilate e sottoscritte.

Quando conservati, i registri contabili devono essere protetti da correzioni non autorizzate. Il contenuto dei registri contabili e dei rendiconti finanziari interni è un segreto commerciale e, nei casi previsti dalla legislazione della Federazione Russa, un segreto di stato. Coloro che hanno accesso alle informazioni contenute nel bilancio sono tenuti a mantenere il segreto commerciale e di stato. Per la sua divulgazione hanno la responsabilità stabilita dalla legislazione della Federazione Russa.

Le iscrizioni nei registri contabili vengono effettuate con inchiostro o penna a sfera (nei casi in cui è necessario avere più copie, vengono effettuate copie, ad esempio, quando si utilizzano macchine calcolatrici e per scrivere, poiché l'uso di tali mezzi facilita il lavoro degli addetti alla contabilità ). Le voci devono essere concise, chiare, chiare, leggibili, senza cancellature o cancellature. Non è possibile inserire voci sopra o tra le righe. La modalità di registrazione nei registri contabili può essere lineare-posizionale o a scacchiera.

Il metodo di registrazione della posizione lineare viene utilizzato per contabilizzare gli accordi con acquirenti, fornitori e appaltatori, con persone responsabili, ecc. Con questo metodo, i fatturati di debito e credito si riflettono in un'unica posizione (riga), che consente di identificare crediti o debiti. Ad esempio, un ordine di giornale per il conto 71 "Accordi con persone responsabili".

Nel caso di un modulo di registrazione degli scacchi, una transazione commerciale viene registrata simultaneamente una volta nell'addebito e nell'accredito dei conti. Ad esempio, nell'ordine del giornale n. 1 per il conto 50 "Cassiere", tale registrazione consente di determinare, controllare e analizzare la transazione commerciale completata attraverso la corrispondenza dei conti.

Dopo aver registrato le transazioni commerciali nei registri contabili, alla fine del mese, per ciascuna colonna vengono riepilogati i risultati. Le risultanze finali dei registri sintetici e analitici devono essere riconciliate mediante confronto dei fogli di fatturato, o in altro modo, ed inserite nella contabilità generale.

Dopo l'approvazione del rapporto annuale, i registri contabili vengono raggruppati, rilegati e depositati nell'archivio corrente dell'organizzazione.

Modi per correggere registrazioni contabili errate

Le regole per la correzione degli errori e la procedura per la divulgazione di informazioni sugli errori nella contabilità e nella rendicontazione delle organizzazioni sono regolate dal Regolamento contabile "Correzione degli errori nella contabilità e nella rendicontazione" (PBU 22/2010), approvato con Ordinanza del Ministero delle Finanze Russia del 28 giugno 2010 n. 6Zn. Il Regolamento stabilisce norme generali per la correzione degli errori commessi in sede contabile, a seconda del momento in cui sono stati scoperti.

Un errore è una mancata riflessione o una riflessione errata dei fatti della vita economica, le cui ragioni sono:

• calcoli errati;
• interpretazione e applicazione errate delle politiche contabili dell'organizzazione;
• valutazione o classificazione imprecisa di fatti di attività economica;
• utilizzo non corretto delle informazioni disponibili alla data di sottoscrizione delle dichiarazioni;
• applicazione errata di leggi e regolamenti contabili;
• azioni disoneste dei funzionari aziendali.

Un errore è considerato significativo se, singolarmente o in combinazione con altri errori dello stesso periodo di riferimento, può influenzare le decisioni economiche degli utilizzatori che questi prendono sulla base del bilancio.

Se l'errore non soddisfa i criteri di materialità stabiliti dall'organizzazione, allora è considerato insignificante.

Gli errori identificati e le loro conseguenze sono soggetti a correzione obbligatoria.

Si possono commettere errori nel testo della transazione, che poi porteranno a registrazioni contabili e numeriche errate (le più comuni). Spesso un contabile, dopo aver registrato un importo in dare su un conto, si dimentica di registrarlo come avere in un altro conto, o, al contrario, dopo aver registrato l'importo nel giornale, si dimentica di registrarlo tra i conti. A volte, dopo aver compilato i registri contabili sintetici, un contabile si dimentica di quelli analitici. Per correggere gli errori identificati nella contabilità, vengono utilizzati vari metodi: correzione, storno e registrazioni aggiuntive.

Il metodo correttivo (dal latino Correctio - correzione) consiste nel cancellare il testo o l'importo errato e scrivere sopra il testo o l'importo corretto. La barratura viene effettuata con una riga in modo che ciò che è stato barrato possa essere letto. In questo caso è necessario cancellare l'intero importo, anche se c'è un errore in una sola cifra. Quando si corregge un errore, è necessario indicare la data, confermata dalla firma della persona che ha effettuato la correzione. Il contenuto dell'errore corretto può essere specificato approssimativamente con la seguente voce: “Corretto 210 (duecentodieci) rubli. per 260 (duecentosessanta) rubli. Firma: commercialista Grigorieva T.I. 02/06/20 _." La riserva è riportata a margine del libro, della scheda, del libretto di giornale, di fronte alla riga della registrazione corretta. Non sono ammesse rettifiche non specificate nelle scritture contabili.

Il metodo correttivo viene utilizzato per correggere errori di battitura, calcoli errati dei totali e anche per registrare una transazione in un registro contabile diverso da quello indicato nella registrazione contabile. Questo metodo è applicabile se vengono rilevati errori nei registri del modulo di contabilità prima della registrazione dei risultati, nonché nei registri contabili del modulo di contabilità - prima di presentare il bilancio e se la loro correzione non richiede la modifica dell'ordine memoriale. Dopo il trasferimento dei totali del registro nella contabilità generale non sono ammesse correzioni. In questo caso la contabilità emette un certificato per l'importo dell'errore, in cui, con riferimento al documento primario, indica quando e quale registrazione errata è stata effettuata. Tale certificato è un documento contabile e costituisce la base per correggere un errore contabile. Tali certificati vengono iscritti nella contabilità generale come riga separata, dove vengono conservati separatamente nei corrispondenti registri contabili.

Il metodo correttivo viene utilizzato anche per correggere errori nel libro cassa, così come in altri registri di contabilità analitica (ad esempio, nelle carte di pagamento con debitori e creditori diversi) nei casi in cui le registrazioni corrispondenti nella contabilità sintetica sono effettuate correttamente. Le correzioni apportate dalla correzione di bozze nel libretto di cassa sono certificate dalle firme del cassiere e del capo contabile (senior).

Quando sono state redatte le scritture contabili ed è stato redatto il bilancio, il metodo correttivo non è ammesso. L'errore potrà essere corretto nel prossimo periodo di rendicontazione, poiché la necessaria rendicontazione è già stata inviata agli indirizzi appropriati.

Il metodo della registrazione aggiuntiva viene utilizzato quando l'importo registrato nei registri è inferiore all'importo effettivo e la corrispondenza dei conti è indicata correttamente, ma in un importo inferiore a quanto dovrebbe essere. La rettifica è consentita mediante registrazione periodica dell'importo della differenza redigendo una seconda registrazione contabile con analoga corrispondenza contabile.

Le registrazioni di storno sono registrazioni correttive che utilizzano il metodo dello “storno rosso” (dall'italiano storno - trasferimento di conto). Questo metodo viene utilizzato:

1. quando si correggono errori nella corrispondenza delle fatture;
2. quando la registrazione contabile è redatta correttamente, ma l'importo registrato è superiore alla transazione commerciale.

Un errore scoperto in una registrazione contabile viene “stornato”, cioè si ripete in rosso la registrazione contabile precedentemente effettuata e si sottrae l'importo precedente, già registrato, che dopo tale operazione viene equiparato a zero. Dopodiché viene effettuata la corretta corrispondenza dei conti mediante regolare registrazione. Ciò riconosce che la nuova voce corretta è la voce originale. Può riflettersi nella contabilità prima di riassumere i risultati nei registri contabili e preparare i rapporti.

Il metodo dello “storno rosso” viene utilizzato quando la corrispondenza dei conti è indicata correttamente, ma l'importo è sopravvalutato, viene effettuata una registrazione correttiva in rosso per la differenza di importi.

Per correggere l'errore viene redatta la stessa registrazione contabile, ma la differenza di importi viene scritta in rosso.

Moduli contabili

La contabilità è tenuta in numerosi registri. Un modulo contabile è una registrazione contabile di dati provenienti da documenti primari nei registri contabili. Con diverse forme di contabilità, i registri contabili, la sequenza, i metodi contabili e l'organizzazione del processo contabile vengono combinati in modo diverso.

Le caratteristiche che distinguono una forma di contabilità da un’altra sono:

• il numero di registri utilizzati, il loro scopo, contenuto e aspetto;
• il rapporto tra registri cronologici e sistematici della contabilità sintetica e analitica;
• sequenza e modalità delle registrazioni nei registri contabili;
• il grado di utilizzo dei mezzi di meccanizzazione e automazione nella contabilità.

Attualmente vengono utilizzate diverse forme di contabilità:

1. Casa-rivista.
2. Modulo per l'ordine del giornale.
3. Modulo automatizzato.

La forma di contabilità principale del giornale è mantenuta nelle organizzazioni con un piccolo volume di produzione, nelle singole istituzioni e in alcune autorità finanziarie. Una caratteristica di questo modulo è che i registri per la registrazione cronologica e sistematica dei conti contabili sintetici sono combinati in un libro combinato: il giornale generale.

Nelle prime tre colonne del libro vengono registrati la data, il numero, gli articoli e l'importo del fatturato. Questa parte è chiamata giornale cronologico del documento. La seconda parte, cioè le colonne successive in cui si trovano tutti i conti contabili sintetici e dove vengono sistematicamente registrate le transazioni commerciali sono chiamate Contabilità Generale. Questa costruzione di registri rende chiara la contabilità.

Le transazioni nel libro giornale principale sono registrate direttamente da documenti primari o sommari o sulla base di ordini commemorativi compilati con documenti ad essi allegati. All'inizio del mese, i saldi dei conti sintetici vengono trasferiti al giornale principale. Successivamente vengono registrate le transazioni, viene calcolato il fatturato in dare e avere dei conti e viene visualizzato il saldo alla fine del mese.

Pertanto, i conti vengono chiusi dopo aver registrato il saldo il primo giorno del mese successivo. La contabilità analitica viene effettuata su libri o schede. Per la contabilità analitica vengono compilati fogli di turnover che vengono verificati con dati contabili sintetici nel libro “giornale principale”.

Una forma semplice di contabilità è raccomandata dal Ministero delle Finanze della Federazione Russa e viene utilizzata nelle organizzazioni di piccole imprese. Quando si utilizza questo modulo, viene mantenuto un registro chiamato "Libro delle entrate e delle uscite". Il libro deve essere registrato presso il servizio fiscale.

Le organizzazioni e i singoli imprenditori che utilizzano il sistema fiscale semplificato mantengono il "Libro delle entrate e delle uscite delle organizzazioni e dei singoli imprenditori che utilizzano il sistema fiscale semplificato" (di seguito denominato Libro delle entrate e delle uscite). Il libro riflette in ordine cronologico, sulla base dei documenti primari, tutte le transazioni commerciali per il periodo di riferimento (fiscale). Le organizzazioni devono garantire la completezza, la continuità e l'affidabilità della registrazione dei propri indicatori di prestazione.

Il libro delle entrate e delle uscite può essere conservato sia in formato cartaceo che elettronico. Quando si conserva il libro delle entrate e delle uscite in formato elettronico, i contribuenti sono tenuti a stamparlo su carta alla fine del periodo di rendicontazione (fiscale). Per ciascun periodo di rendicontazione (fiscale), viene aperto un nuovo Libro delle entrate e delle uscite.

Nell'ultima pagina del Libro della contabilità delle entrate e delle uscite, numerato e rilegato, tenuto elettronicamente e stampato su carta alla fine del periodo fiscale, è indicato il numero di pagine in esso contenuto, confermato dalla firma del il capo dell'organizzazione (imprenditore individuale) e sigillato con il sigillo dell'organizzazione (imprenditore individuale - se disponibile), ed è anche certificato dalla firma di un funzionario dell'autorità fiscale e sigillato con il sigillo dell'autorità fiscale.

La correzione di errori nel libro contabile delle entrate e delle uscite deve essere giustificata e confermata dalla firma del capo dell'organizzazione (imprenditore individuale) indicante la data della correzione e il sigillo dell'organizzazione (imprenditore individuale) - se disponibile).

In queste organizzazioni, insieme al libro delle entrate e delle uscite, viene conservato un estratto conto nel modulo n. B-8 per registrare i calcoli dei salari. Inoltre, come regola generale, viene mantenuto un libro cassa per registrare le transazioni in contanti.

Le piccole organizzazioni che hanno immobilizzazioni in bilancio, che realizzano la produzione di prodotti e lavori e un gran numero di transazioni bancarie, possono utilizzare una forma semplificata di contabilità utilizzando una serie di registri:

B-1 - prospetto contabile delle immobilizzazioni, ammortamenti maturati;
B-2 - dichiarazione di inventario e merci, nonché imposta sul valore aggiunto pagata su oggetti di valore, ecc.;
B-9 - foglio (scacchi).

Ogni transazione commerciale si riflette in due estratti conto: uno sul conto di addebito che indica il conto di credito corrispondente, l'altro sul conto di credito che indica il conto di addebito corrispondente. I saldi dei fondi secondo i prospetti contabili sintetici vengono verificati con i dati del libro cassa e dei prospetti contabili analitici.

I risultati dell'attività finanziaria ed economica del mese sono riepilogati in un foglio a scacchiera. Costituisce la base per redigere un bilancio.

Il modulo di ordine del giornale prende il nome dal registro principale utilizzato in questa forma di contabilità: l'ordine del giornale. È ampiamente utilizzato nelle organizzazioni con varie forme di proprietà. La base per il suo utilizzo è il principio di accumulare dati da documenti primari in un contesto che fornisce una contabilità sintetica e analitica dei fondi e delle transazioni commerciali in tutte le sezioni della contabilità. L'accumulo e la sistematizzazione dei dati provenienti dai documenti primari viene effettuata nei registri contabili, che consentono di riflettere tutti i fondi soggetti a transazioni contabili e commerciali per il loro utilizzo nel mese di riferimento. La registrazione cronologica e sistematica delle transazioni commerciali viene effettuata simultaneamente. In conformità a ciò, i fogli di fatturato vengono compilati solo in base ai calcoli per i quali vengono mantenute le schede contabili analitiche.

Il modulo di contabilità dell'ordine del giornale consente di combinare la contabilità sintetica e analitica nel tempo. È possibile creare schede di contabilità analitica per alcune tipologie di calcoli; schede di inventario, schede di contabilità dei costi, ecc.

Nella forma contabile dell'ordine del giornale, vengono utilizzati principalmente due tipi di registri.

I giornali degli ordini sono registri contabili costruiti secondo il principio della scacchiera. In essi vengono conservate le registrazioni man mano che i documenti vengono ricevuti o come risultati, a seconda della natura e del contenuto dell'operazione. I giornali di registrazione degli ordini vengono utilizzati per riflettere le transazioni di credito su un conto sintetico. Sono affermazioni cumulative. Riflettono il turnover del credito di un determinato conto per ciascun documento primario, oppure in base ai risultati giornalieri o in base ai risultati per un periodo più lungo. Ad esempio, le registrazioni nel giornale degli ordini per l'accredito sul conto 50 “Cassa” vengono effettuate come totale per la giornata sulla base dei rapporti del cassiere, confermati dai documenti ad essi allegati. Con un numero limitato di documenti in contanti, è consentito registrare le transazioni nei registri (effettuare non quotidianamente, ma 3-5 giorni in anticipo) in generale secondo diversi rapporti di cassiere. In questo caso, la colonna “Data” indica i numeri iniziali e finali per i quali vengono effettuate le registrazioni. I risultati giornalieri (più giorni) nel contesto dei conti corrispondenti sono stabiliti calcolando gli importi delle transazioni omogenee riflessi nel rapporto di cassa o nei documenti ad esso allegati, secondo il margine contabile precedentemente inserito nel rapporto di cassa o sui documenti .

La costruzione dei giornali degli ordini si basa anche sul segno di registrazione delle transazioni commerciali: i dati dei documenti primari vengono registrati solo in base all'accredito dei conti corrispondenti in corrispondenza dei conti addebitati. Gli estratti conto cumulativi dei conti debitori hanno un valore ausiliario. Sono utilizzati per fornire una contabilità analitica insieme alla contabilità sintetica. La combinazione di contabilità sintetica e analitica, ad esempio, nel conto 60 "Accordi con fornitori e appaltatori", è assicurata dal fatto che nel giornale degli ordini per ciascun ordine di pagamento vengono registrati i materiali o le merci registrati e negli estratti conto nelle stesse righe vengono effettuate registrazioni relative al pagamento di tali ordini. Ciò consente di non preparare fatturati e bilanci per conti contabili sintetici.

Il totale dei dati dei giornali degli ordini alla fine del mese viene trasferito nella contabilità generale, che viene utilizzata per riepilogare i dati dei giornali degli ordini, verificare reciprocamente la correttezza delle registrazioni effettuate per i singoli conti e compilare il saldo contabile. . Mostra il saldo di apertura per ciascun conto sintetico. Il turnover del credito del conto sintetico si riflette in una voce e il turnover del debito si riflette in corrispondenza dei conti accreditati. La correttezza delle registrazioni effettuate nella contabilità generale viene verificata contando il fatturato e i saldi di tutti i conti. Gli importi dei fatturati di debito e di credito, nonché i saldi di debito e di credito devono essere uguali, rispettivamente.

La contabilità generale viene aperta per un anno, con un foglio assegnato per ciascun conto. Sulla base della contabilità generale e di parti di altri registri, vengono compilati uno stato patrimoniale e altri moduli di rendicontazione.

Il vantaggio del formato contabile dell'ordine del giornale è che può essere utilizzato quando si utilizza il nuovo piano dei conti. Combina registrazioni cronologiche e sistematiche e per molti ordini viene effettuata una registrazione una tantum nei conti contabili sintetici e analitici. L'utilizzo del giornale degli ordini velocizza la predisposizione della reportistica necessaria e garantisce il monitoraggio quotidiano della correttezza dei conti. L'opzione computerizzata è preferibile per qualsiasi organizzazione, poiché rende la contabilità più efficiente, affidabile, completa e di alta qualità.

Attualmente, una delle direzioni principali per migliorare la contabilità è legata all'automazione dell'elaborazione delle informazioni utilizzando i mezzi tecnici più recenti. Il loro utilizzo rappresenta il mezzo più efficace per elaborare rapidamente informazioni contabili caratterizzate da massa, diversità, ambiguità e complessità di composizione. Ciò è dovuto al fatto che i computer sono caratterizzati da elevata velocità operativa, controllo dei programmi, ampia capacità di memoria, percezione automatica dei dati di origine, un ricco insieme di operazioni eseguite, ecc.

Una forma automatizzata di contabilità comprende l'esecuzione delle funzioni di raccolta, trasmissione, elaborazione, accumulazione, archiviazione, protezione e distribuzione delle informazioni.

Esistono due approcci principali ai problemi dell’automazione contabile. La prima è la cosiddetta automazione “locale”, quando il lavoro viene automatizzato in aree specifiche della contabilità, ad esempio il calcolo delle buste paga, l’emissione di fatture, i documenti di pagamento, ecc.

Il secondo approccio all'automazione è l'automazione completa delle attività finanziarie ed economiche di un'impresa. Con questo approccio, i reparti gestionali, i reparti contabilità, i magazzinieri e altri reparti lavorano con un unico database. La duplicazione nel lavoro di vari dipartimenti viene completamente eliminata e la direzione ha l'opportunità di ricevere rapidamente qualsiasi informazione sulle attività dell'impresa. Questa forma di contabilità può essere implementata quando si utilizza il programma 1C: Contabilità del sistema 1C: Enterprise.

Registri contabili- si tratta di tabelle di conteggio di una certa forma, costruite secondo il raggruppamento economico dei dati sulla proprietà e le fonti della sua formazione. Servono per riflettere le transazioni commerciali nei conti contabili.

Tutti i registri disponibili possono essere suddivisi secondo tre criteri: scopo, riepilogo dei dati, aspetto.

Intenzionalmente

Cronologico - registri in cui la registrazione dei fatti della vita economica viene effettuata man mano che si presentano senza altra sistematizzazione (libri di registrazione, registri, ecc.).

Sistematico - registri in cui la registrazione viene eseguita nel contesto delle caratteristiche di raggruppamento - conti.

Le registrazioni nei registri cronologici e sistematici devono essere complementari, per cui la somma del fatturato dei registri cronologici è sempre uguale alla somma del fatturato debitore o creditore dei registri sistematici.

Combinato (sincronistico) - registri in cui vengono eseguite sia la registrazione cronologica che quella sistematica.

Riassumendo i dati

Integrato

Differenziato

Ogni registro può essere considerato induttivamente: dal particolare al generale, cioè dai documenti primari alla rendicontazione e/o deduttivamente - dal generale allo specifico, ovvero dalla rendicontazione ai documenti primari. Nel primo caso avviene l'integrazione dei dati, nel secondo la loro differenziazione.

Per apparenza

Un libro è un registro contabile redatto in un certo modo, rilegato, allacciato e firmato dal capo contabile.

Carta: un modulo stampato sotto forma di tabella.

Foglio libero: le stesse carte, ma stampate su carta sottile, la loro dimensione è maggiore della dimensione delle carte. Se le carte sono archiviate in schedari, i fogli liberi vengono archiviati e rilegati in cartelle. I fogli gratuiti sono un compromesso tra libri e flashcard

Per le carte e i fogli liberi è necessario mantenere dei registri (elenchi delle carte aperte e dei fogli liberi). Il punto principale del registro è che la loro presenza non consente la sostituzione delle carte e, se qualcuna di esse viene persa, è sempre facile determinare quale carta manca.

I tre tipi più comuni sono: contratto, inventario e multicolonna.

Conti contrattuali: hanno una forma unilaterale, poiché le colonne "Debito" e "Credito" sono affiancate, la presenza di due colonne parallele consente di vedere chiaramente lo stato dei pagamenti dell'impresa.

Inventario: per la contabilità dei beni materiali. Ogni conto contiene tre colonne: entrate, uscite e saldo. Ogni colonna è divisa in due colonne: quantità, importo.

Multi-colonna: progettata per registrare i fatti della vita economica, evidenziando le loro componenti in colonne, ad esempio il pagamento di varie spese dell'impresa.

I supporti informatici differiscono tecnicamente e collocano i dati non su carta, ma, di regola, su supporti magnetici, le loro caratteristiche determinano l'ordine di disposizione delle informazioni contabili;

La corretta rappresentazione delle transazioni commerciali nei registri contabili è assicurata dalle persone che le hanno compilate e sottoscritte.

Quando si conservano i registri contabili, questi devono essere protetti da correzioni non autorizzate. La correzione di un errore nel registro contabile deve essere motivata e confermata dalla firma della persona che ha effettuato la correzione, indicando la data della correzione ai sensi dell'art. 10 della legge federale “Sulla contabilità”.

16. Moduli contabili.

Modulo contabile - il processo di elaborazione delle informazioni contabili con varie combinazioni di registri contabili analitici e sintetici, la loro relazione e la sequenza delle voci in essi contenute.

Differenza tra i moduli BU:

Insieme dei registri contabili

Sistema di interazione dei registri contabili

Combinazione di moduli contabili:

Conferma delle transazioni commerciali con documenti contabili primari

Riflesso utilizzando il metodo della partita doppia nei conti contabili secondo il piano dei conti.

La scelta della forma contabile deve essere fissata nell'ordine sulla politica contabile dell'impresa.

Si distinguono le seguenti forme di contabilità:

- Casa-rivista

Questo modulo viene utilizzato nelle imprese con un numero limitato di dipendenti e con un numero limitato di operazioni. Il libro può essere mantenuto da un contabile.

Schema contabile secondo forma Rivista principale:

- Mandato commemorativo

È sorto nel 1928-1930. Basato su un mantenimento separato di registrazioni cronologiche e sistematiche. La registrazione delle scritture contabili viene effettuata con documenti speciali - ordini commemorativi, redatti sulla base di documenti primari. Gli ordini commemorativi vengono registrati in un apposito giornale (registrazione cronologica) e sulla base di essi vengono effettuate registrazioni nella contabilità generale (registrazione sistematica). Ad ogni ordine commemorativo viene assegnato un numero permanente, che consente di creare un solo ordine al mese per ciascun gruppo di operazioni simili. Per le operazioni che non possono essere sistematizzate e per le operazioni di storno vengono redatti ordini memoriali, numerati per ogni mese separatamente.

Vantaggi mandato commemorativo forme:

Non limita il numero di transazioni prese in considerazione;

Specifica le variazioni dei fondi nei conti;

Espande le possibilità di divisione del lavoro tra i lavoratori contabili e l'automazione contabile;

Rigorosa coerenza del processo contabile;

Semplicità e accessibilità delle apparecchiature contabili;

Utilizzo diffuso di moduli standard di registri analitici;

Possibilità di dividere il lavoro contabile tra lavoratori qualificati e meno qualificati.

Screpolatura mandato commemorativo forme:

Registrazioni multiple e contabilità ad alta intensità di manodopera;

Separazione della contabilità analitica dalla contabilità sintetica;

La complessità delle tecniche per identificare voci errate.

schema mandato commemorativo moduli contabili:

- Ordine del diario

Si basa sull'uso del principio degli scacchi di registrare le transazioni e accumularle per ogni mese.

Schema: “documento – registro – modulo di segnalazione”.

Ordina riviste sono costruiti sulla base del credito, vale a dire la registrazione delle transazioni viene effettuata sull'accredito di un conto specifico in corrispondenza dell'addebito di conti diversi.

Ordina riviste:

La base per costruire un'unità ordine del diario Il modulo si basa sui seguenti principi:

Le registrazioni nei giornali d'ordine vengono effettuate nell'ordine di registrazione delle operazioni solo sull'accredito del conto in corrispondenza dell'addebito dei conti;

Combinazione di registrazioni contabili sintetiche e analitiche in un unico sistema;

Riflessione nella contabilità delle transazioni commerciali nel contesto degli indicatori necessari per il controllo e la preparazione delle relazioni periodiche e annuali;

L'uso degli ordini di giornale per insiemi economicamente correlati tra loro;

Utilizzo di registri con corrispondenza predeterminata dei conti, nomenclatura delle voci di contabilità analitica, indicatori necessari alla rendicontazione;

Ordine del diario la forma contabile non ha prospettive, poiché è destinata principalmente al lavoro manuale.

- Semplificato

Utilizzato per le piccole imprese.

Fornisce due forme di contabilità:

Forma semplice

Viene utilizzato nel caso in cui una piccola impresa esegue un numero limitato di transazioni commerciali e il contenuto dell'attività economica non è la sfera della produzione materiale. Non viene utilizzato il metodo della partita doppia; viene tenuto un libro delle entrate e delle uscite.

Forma semplificata

Prevede l'uso di dichiarazioni per registrare la proprietà di un'impresa. Ogni estratto conto viene utilizzato per registrare le transazioni su uno dei conti utilizzati.

schema forma semplificata contabilità:

- Automatizzato

Una forma di contabilità che prevede l'uso di computer elettronici.

Automatizzato Il modulo contabile consente di effettuare un gran numero di operazioni diverse, in particolare il calcolo degli ammortamenti, dei salari, dei contributi sociali, della ripartizione dei costi, della chiusura di fine mese e altre operazioni.

I principali vantaggi di questa forma di contabilità:

Introduzione una tantum di informazioni primarie;

Fornire rapidamente agli utenti le informazioni necessarie.

Applicazione della tecnologia informatica per la raccolta, registrazione ed elaborazione di informazioni;

Possibilità di funzionamento interattivo con un computer;

Possibilità di rilasciare informazioni su richiesta;

Liberare tempo al personale contabile per funzioni di controllo e analisi.

I principi fondamentali della forma automatizzata di contabilità sono:

Inserimento delle credenziali una tantum;

Creazione automatica di registri contabili analitici e sintetici;

Acquisizione automatica di informazioni sulle deviazioni dagli standard e dalle norme stabiliti;

Generazione automatica di tutti i registri contabili e dei moduli di rendicontazione contabile e fiscale.

I documenti primari ricevuti dalla contabilità devono essere controllati sia nella forma (completezza e correttezza dei documenti primari, compilazione dei dettagli) che nel contenuto (legalità delle transazioni documentate, collegamento logico dei singoli indicatori). Successivamente la registrazione e il raggruppamento economico dei loro dati vengono effettuati in un sistema di conti contabili sintetici e analitici. A tale scopo, le informazioni sui saldi patrimoniali, sulle attività economiche e sulle fonti della loro formazione, nonché i dati sulle transazioni commerciali provenienti dai relativi documenti primari o consolidati sono registrati nei registri contabili.

- si tratta di tabelle di conteggio di una certa forma, costruite secondo il raggruppamento economico dei dati sulla proprietà e le fonti della sua formazione. Servono per riflettere le transazioni commerciali nei conti contabili.

Tutti i registri disponibili possono essere suddivisi secondo tre criteri: scopo, riepilogo dei dati, aspetto.

Intenzionalmente i registri contabili possono essere suddivisi in cronologici, sistematici e sincronici combinati. I registri cronologici comprendono i registri in cui la registrazione dei fatti della vita economica viene effettuata così come si presentano senza altra sistematizzazione (giornali di registrazione, registri, ecc.). Nei registri sistematici, la registrazione viene eseguita nel contesto delle caratteristiche di raggruppamento: i conti. Le registrazioni nei registri cronologici e sistematici devono essere complementari, per cui la somma del fatturato dei registri cronologici è sempre uguale alla somma del fatturato debitore o creditore dei registri sistematici. Se un registro idrico esegue sia la registrazione cronologica che quella sistematica, tale registro verrà combinato (sincronistico). L'esempio più tipico di tale registro è “Journal-Home”.

Riassumendo i dati i registri si dividono in integrati e differenziati. Ogni registro può essere considerato induttivamente: dal particolare al generale, cioè dai documenti primari alla rendicontazione e/o deduttivamente - dal generale allo specifico, ovvero dalla rendicontazione ai documenti primari. Nel primo caso avviene l'integrazione dei dati, nel secondo la loro differenziazione.

Per apparenza tutti i registri contabili hanno la forma di libro, scheda, foglio sciolto o supporto informatico.

Un libro è un registro contabile redatto in un certo modo, rilegato, allacciato e firmato dal capo contabile.

Una carta è un modulo stampato sotto forma di tabella.

Un foglio libero è una tabella posizionata su un modulo da rilegare. I fogli gratuiti sono un compromesso tra libri e flashcard. I fogli gratuiti sono le stesse carte, ma stampati su carta sottile, la loro dimensione è maggiore della dimensione delle carte. Se le carte sono archiviate in schedari, i fogli liberi vengono archiviati e rilegati in cartelle. Per le carte e i fogli liberi è necessario mantenere dei registri (elenchi delle carte aperte e dei fogli liberi).

Il punto principale del registro è che la loro presenza non consente la sostituzione delle carte e, se qualcuna di esse viene persa, è sempre facile determinare quale carta manca.

L'aspetto delle carte utilizzate nella pratica può essere diverso, ma le più comuni sono di tre tipi: conto, inventario e multi-colonna.

Contrattuale le carte hanno una forma unilaterale, poiché le colonne “Debito” e “Credito” sono affiancate, la presenza di due colonne parallele permette di vedere chiaramente lo stato dei pagamenti dell'azienda.

Inventario le carte vengono utilizzate per registrare beni materiali. A questo proposito, viene introdotta una nuova colonna "Saldo", che riflette il saldo dei fondi di questo tipo di valore dopo la registrazione del fatto della vita economica, quindi in ogni conto ci sono tre colonne: entrate, spese e saldo. Ogni colonna è divisa in due colonne: quantità, importo. Il limite di stock (standard) è indicato nell'intestazione della carta; la presenza di uno standard rende facile scoprire se un'impresa dispone di più di questi fondi di quelli di cui ha bisogno e, se meno, in che misura.

Multicolonna le carte hanno lo scopo di registrare i fatti della vita economica, evidenziandone le componenti in colonne. In particolare, nei casi in cui un fatto si riflette in importi complessi, ad es. fisso, ad esempio, il pagamento di varie spese dell'impresa.

I supporti informatici differiscono tecnicamente e collocano i dati non su carta, ma, di regola, su supporti magnetici, le loro caratteristiche determinano l'ordine di disposizione delle informazioni contabili;

La corretta rappresentazione delle transazioni commerciali nei registri contabili è assicurata dalle persone che le hanno compilate e sottoscritte.

Quando si conservano i registri contabili, questi devono essere protetti da correzioni non autorizzate. La correzione di un errore nel registro contabile deve essere motivata e confermata dalla firma della persona che ha effettuato la correzione, indicando la data della correzione ai sensi dell'art. 10 della legge federale “Sulla contabilità”.

Tipi di registri contabili in contabilità

Pertanto, ci soffermeremo ulteriormente solo sulle caratteristiche di un elemento come scelta di un modulo contabile come insieme di supporti informativi utilizzati (registri contabili) e un'adeguata riflessione del processo contabile in essi contenuto.

I registri contabili vengono utilizzati per sistematizzare e accumulare le informazioni contabili contenute nei documenti contabili primari accettati per la contabilità e rifletterle sui conti contabili della FHZ.

Si tratta di tabelle di un modulo speciale progettate per la contabilità basata su documenti primari. La pratica di organizzare la contabilità si basa su una combinazione di vari registri contabili. La legge federale "Sulla contabilità" fornisce un elenco di possibili tipi di registri contabili sotto forma di supporti di archiviazione cartacei e informatici, il cui utilizzo nelle organizzazioni è determinato dal volume e dalla specificità degli oggetti presi in considerazione, dalla natura di massa delle transazioni commerciali, il metodo di registrazione ed elaborazione delle informazioni, ecc.

Per comprendere l'essenza dei registri contabili, vengono solitamente classificati in base a determinate caratteristiche, le principali delle quali sono l'aspetto. contenuto e natura dei documenti.

In apparenza, i registri contabili sono libri mastri, carte, fogli sciolti e supporti informatici.

Libri contabili

Libri contabili - si tratta di tabelle disposte in un certo modo per registrare i fatti della vita economica (transazioni commerciali) a seconda delle specificità degli oggetti di osservazione contabile, che devono essere numerate, allacciate e rilegate in un raccoglitore separato; sul retro dell'ultima pagina è indicato il numero di pagine del libro, quindi sono apposte le firme del capo contabile e direttore e il sigillo dell'organizzazione. I libri, di norma, vengono utilizzati come registri contabili quando l'elenco degli oggetti contabili nell'organizzazione è insignificante. Tuttavia, per alcuni oggetti contabili (ad esempio, transazioni in contanti), tutte le organizzazioni tengono traccia delle transazioni nei libri contabili (libro di cassa). La generalizzazione del movimento di tutti gli oggetti contabili viene effettuata nella contabilità generale.

Carte

Carte - Si tratta di moduli stampati sotto forma di tabella. Le carte possono essere facilmente ordinate, sono più visive, convenienti e più accessibili da usare rispetto ai libri. L'aspetto delle carte può essere diverso, ma i tre tipi più comuni sono: contratto, inventario, multi-colonna.

Carte conto hanno una forma unilaterale, poiché le colonne di debito e di credito sono affiancate. Tali carte vengono utilizzate per registrare accordi con persone giuridiche e persone fisiche. La presenza di colonne parallele di debito e credito consente di vedere chiaramente lo stato dei regolamenti, ad es. chi deve a chi, per cosa e quanto.

Carte di inventario vengono utilizzati per contabilizzare i beni materiali. In tali carte viene inserita la colonna "Saldo", dove viene indicato il saldo di questo tipo di valore dopo la registrazione del fatto della vita economica (transazione commerciale), in base all'incasso e alla spesa di questo tipo di valore. Queste carte devono contenere tre colonne: ricevuta, spesa e saldo. In questo caso ogni colonna è divisa in due colonne: quantità e importo. Per tenere conto dei materiali, delle materie prime, ecc. Tali carte indicano il limite (standard) dello stock, che consente di controllare la fornitura di questi valori da parte dell'organizzazione per un funzionamento ininterrotto.

Carte a più colonne hanno lo scopo di contabilizzare i costi di produzione voce per voce (secondo le voci di costo) associati alla produzione di prodotti, all'esecuzione di lavori e servizi. La totalità dei dati su queste voci consente di calcolare il costo di specifiche tipologie di prodotti (lavori, servizi), poiché queste schede vengono mantenute per ogni tipo di prodotto prodotto, lavoro svolto e servizi.

Durante tutto l'anno di riferimento le carte vengono conservate in apposite cassette. Viene chiamato un set di carte simili nello scopo indice delle carte. Le carte nell'indice delle carte sono organizzate in base ai numeri di conto, all'alfabeto, ai numeri degli articoli e ad altre caratteristiche. L'uso di separatori e indicatori speciali (piastre metalliche che indicano le lettere dell'alfabeto, le designazioni dei conti, ecc.) li rende più facili da trovare rapidamente. Le carte vengono utilizzate principalmente per la registrazione contabile dei conti analitici. Per garantire la sicurezza delle carte, queste vengono registrate in appositi registri, dove vengono assegnati numeri di serie. Ciò consente di verificarne la presenza e quindi di monitorarne la sicurezza.

Lenzuola gratuite

lenzuola gratuite, come le carte, sono moduli con tabelle stampate, ma di dimensioni maggiori e del volume di informazioni in esse riflesse. Nella pratica contabile, si tratta principalmente di varie dichiarazioni. Tali registri contabili vengono utilizzati per riepilogare informazioni omogenee, ad esempio ammortamento di immobilizzazioni, dichiarazioni di spedizione (rilascio) di prodotti, ecc. Al fine di controllare la sicurezza di queste tipologie di registri contabili, gli stessi sono conservati in cartelle separate. L'uso di carte e fogli liberi come registri contabili offre grandi opportunità per dividere il lavoro dei contabili e riempirli con la tecnologia informatica.

Supporti meccanici

Supporti meccanici come i registri contabili collocano i dati non su carta, ma su supporti magnetici (nastri magnetici, dischi magnetici, floppy disk, ecc.). Le caratteristiche dei supporti di memorizzazione del computer determinano anche l'ordine della sua disposizione. Quando si utilizzano supporti informatici come registri contabili, l'organizzazione è tenuta a fare copie di tali registri su carta (nonché documenti primari), anche su richiesta delle autorità che esercitano il controllo in conformità con la legislazione della Federazione Russa, del tribunale e l'ufficio del pubblico ministero.

In base alla natura delle registrazioni, i registri contabili sono suddivisi in cronologici, sistematici e aggregati.

Cronologico sono chiamati registri contabili in cui le informazioni sulle transazioni commerciali sono registrate nell'ordine sequenziale di ricezione ed elaborazione dei documenti primari. Non esiste alcun raggruppamento di dati registrati in questi registri. Esempi di registri cronologici sono un registro delle transazioni, un registro delle vendite e un registro degli acquisti, in cui vengono registrate le fatture, rispettivamente, per i prodotti spediti e gli oggetti di valore acquistati.

Sistematico sono chiamati registri contabili in cui la registrazione delle transazioni commerciali è raggruppata secondo determinati criteri (stabiliti), ad esempio raggruppando le informazioni direttamente in conti di contabilità sintetica e analitica. Esempi di tali registri sono una dichiarazione dei saldi dei materiali in un magazzino (bilancio), la contabilità generale, che riassume i dati totali per tutti i conti sintetici.

Le registrazioni nei registri contabili cronologici e sistematici devono essere complementari, per cui la somma dei fatturati dei registri cronologici è sempre pari alla somma dei fatturati dare o avere dei registri contabili sistematici (la cosiddetta regola di Mendes ):

Se in un registro vengono effettuate voci cronologiche e sistematiche, verrà chiamato tale registro combinato. Esempi tipici di tale registro sono “Magazine-Main” e molte riviste su ordinazione. L'utilizzo di registri contabili combinati consente di rendere più chiari i conti, riducendo al tempo stesso il numero dei conti.

Sintetico sono chiamati registri in cui tutte le transazioni si riflettono in forma generalizzata in una misura monetaria. Le informazioni sulle transazioni commerciali in questi registri contabili si riflettono nel contesto dei conti sintetici. Un esempio di tale registro contabile è il Libro Principale.

Analitico sono chiamati registri contabili in cui le informazioni si riflettono in conti analitici separati che dettagliano il contenuto delle registrazioni di un particolare conto sintetico. Le iscrizioni nei registri analitici dovrebbero essere più dettagliate rispetto alle iscrizioni nei registri sintetici: vengono forniti testi esplicativi e, insieme a quelli di costo, vengono indicate le misure naturali o lavorative, se necessario.

Attualmente si stanno diffondendo complesso registri contabili che combinano contabilità sintetica e analitica, nonché registrazioni cronologiche e sistematiche. Vengono utilizzati, ad esempio, nel modulo contabile dell'ordine del giornale. La combinazione della contabilità sintetica e analitica garantisce la corrispondenza automatica dei risultati per la contabilità sintetica e analitica ed elimina la necessità di preparare fogli di fatturato per la riconciliazione dei dati.

Per generare informazioni affidabili e tempestive sulle attività di un'impresa e fornirle agli utenti, la tecnica di registrazione contabile è importante. Viene chiamata la registrazione delle transazioni commerciali negli appositi registri contabili sulla base dei documenti registrazione delle transazioni. Queste registrazioni vengono effettuate sulla base di un preventivo (ovvero l'indicazione dei conti addebitati e accreditati per una transazione commerciale).

Al fine di evitare la ripetuta registrazione di informazioni nel registro contabile per lo stesso documento, sui documenti viene apposto un segno corrispondente all'atto della registrazione dell'operazione sotto forma di segno." Spesso il documento indica la pagina del registro contabile in cui è stata registrata la transazione commerciale inoltrata, documentata da questo documento. L'apposizione di contrassegni sui documenti di registrazione delle operazioni è importante anche per la successiva verifica della correttezza delle registrazioni effettuate.

Nella pratica contabile vengono utilizzati vari metodi per registrare le voci nei registri contabili. Le registrazioni nei registri contabili possono essere semplici o in copia. La copiatura dei documenti viene utilizzata nei casi in cui è necessario avere una stampa o una copia del documento.

Le registrazioni nei registri contabili possono essere effettuate utilizzando metodi lineare-posizionali ea scacchiera.

Essenza notazione posizionale lineareè che i fatturati di debito e credito si riflettono su un'unica riga, il che è particolarmente conveniente per tenere traccia di vari tipi di calcoli. L'utilizzo di questo metodo di contabilità garantisce il monitoraggio del tempestivo rimborso dei crediti e dei debiti.

Il vantaggio dell'utilizzo della registrazione posizionale lineare è che i registri contabili, di norma, combinano contabilità sintetica e analitica. Ciò semplifica la tecnica contabile e ne aumenta l'affidabilità.

Principio degli scacchi le voci nei registri contabili è che contemporaneamente l'importo di una transazione commerciale si riflette nel registro contabile nell'addebito e nell'accredito dei conti corrispondenti. Con questo metodo di registrazione dei dati contabili, la visibilità aumenta e viene rivelato il contenuto interno della corrispondenza contabile. Questo ordine di registrazione viene utilizzato nella costruzione di molti registri (ordini di riviste) nella forma contabile dell'ordine di giornale.

V.Yu. Avdeev, revisore dei conti

Dal 2013, ogni organizzazione deve avere un ordine che approvi i registri contabili che utilizza. Ciò è dovuto all'entrata in vigore della legge federale del 6 dicembre 2011 N 402-FZ "Sulla contabilità" (articolo 10). L'ordine è firmato dal capo dell'impresa.

Il 90% delle aziende russe utilizza programmi di contabilità 1C. Tutti capiscono già quali stampe si possono ottenere dal programma: SALT, analisi del conto, carta conto, ecc. Ma questo non cancella l'obbligo formale della Legge; l'amministratore deve approvare i registri contabili.

Tieni presente che, sebbene il requisito sembri formale, qui c'è un punto importante. In caso di verifica, l'ispettore fiscale ti chiederà di stampare gli stessi registri contabili. Se non hai approvato la loro composizione, rischi di ricevere dall'ispettore l'obbligo di stampare tutto ciò che il tuo programma consente: carte, ultime pagine, analisi, ecc. in tutti i modi. Questo è un sacco di carta e tempo sprecati. Ne hai bisogno? Pertanto, con il giusto approccio, un ordine formale di approvazione dei registri contabili si trasforma in uno strumento completamente utile per un contabile. Come effettuare un tale ordine?

Per i pigri, lo dirò subito: può essere ottenuto automaticamente nel nostro servizio " " (l'ordine è stato effettuato tenendo conto di 1C, ma è così universale che una modifica minima lo renderà adatto agli utenti di altri programmi di contabilità ). Per gli altri, ti parlerò dell'ordine in modo più dettagliato.

Ci troviamo quindi di fronte al compito di approvare i registri contabili in modo che:

a) adempiere formalmente al requisito di un ordine;

b) limitare il numero di stampe in esso contenute all'elenco minimo richiesto, eliminando inutili trasferimenti di carta.

Risolviamo il problema A come segue. Prendiamo come base il piano contabile ufficiale e ad esso colleghiamo i nostri registri. In tal modo, definiamo i tipi di registro per ciascun account. In 1C questi sono: SALT, analisi del conto, carta del conto. Sono questi i documenti che approviamo nell'ordine:

4.2. Modulo di registrazione "Bilancio conto"

4.3. Modulo di registrazione "Analisi del conto"

Dopo aver approvato i moduli dei documenti stessi, li colleghiamo ai conti:

5. I registri contabili sono formati secondo le scritture contabili secondo la seguente tabella:

Nconti	Nome utente	Opzioni di dettaglio		Formazione dei registri contabili				NOME E COGNOME. responsabile della tenuta dei registri
		contabilità sintetica	contabilità analitica	Analisi dei conti	SALE	Carta conto per l'accredito sul conto	Carta conto
01	Immobilizzazioni	Tipi di immobilizzazioni	Immobilizzazioni	V	V	V	-
02	Ammortamento delle immobilizzazioni		Immobilizzazioni	V	V	V	-
03	Investimenti redditizi in beni materiali		Beni materiali - oggetti di investimento	V	V	V	-
04	Beni immateriali	Tipologie di attività immateriali	Oggetti di attività immateriali	V	V	V	-

La tabella è stata ottenuta elaborando il piano dei conti 1C, attraverso una descrizione più generale della contabilità analitica e della sua riduzione. Infatti per noi stessi (lo possiamo definire “per ragioni gestionali”) siamo liberi di utilizzare almeno 3 livelli di subconto, ma perché metterli su carta, complicando i registri e aumentandone il volume?

Qui risolviamo il problema B: eliminiamo le stampe ridondanti. Per fare ciò, adottiamo il buon vecchio metodo di contabilità "cartaceo": il modulo di contabilità dell'ordine di giornale (vedere Istruzioni per l'uso di un modulo di contabilità unificato dell'ordine di giornale, approvato con Lettera del Ministero delle Finanze dell'URSS del 03 /08/1960 N 63). Sì, non sorprenderti, 1960. A quei tempi in cui vigeva la contabilità manuale, compilare documenti non necessari era un lusso insostenibile. Pertanto, la base era il principio secondo cui le transazioni, di regola, vengono decifrate solo in base al credito dei conti. Infatti, ogni transazione contiene , il che significa che la stampa di carte conto complete raddoppierà irragionevolmente la quantità di carta sprecata. Nel sistema dell'ordine del giornale, sia il debito che il credito mostrano solo le transazioni più importanti: le transazioni con contanti. Pertanto, nel nostro ordine per tutti i conti tranne i conti contanti, limiteremo la stampa delle carte solo al fatturato del credito.

Si prega di notare un altro punto importante. Abbiamo aggiunto alla tabella una colonna “Nome del responsabile della tenuta dei registri”. Ciò è dovuto al fatto che nell’art. 10 della legge “Sulla contabilità”, tra le indicazioni obbligatorie del registro c'è il riferimento alla persona responsabile della tenuta del registro e la sua firma. Dovrai compilare tu stesso questa colonna. Se l'azienda è piccola e una persona (capo contabile) è responsabile di tutto, è possibile indicare il suo nome completo. nella prima riga, quindi inserisci dei trattini e ripeti.

Risultato: L'obbligo di approvazione dei registri contabili è stato formalmente assolto, i revisori non vi sorprenderanno. Inoltre, ci siamo protetti da un ispettore “avido” che voleva ottenere una stampa completa del database 1C, dentro e fuori.

Elaborare un tale ordine, guidato dai consigli di cui sopra, non sarà difficile. Ma se vuoi risparmiare tempo, crea un ordine automaticamente come parte di .

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