A febbraio abbiamo tenuto un webinar sul tema “Come utilizzare una carta aziendale”. Può sembrare che l'argomento sia ormai logoro da tempo. Non proprio. Abbiamo ricevuto tantissime risposte e domande da parte degli imprenditori.

Ci sono infatti molte sfumature in questo argomento che i contabili di solito non condividono. Pertanto, abbiamo preparato una versione testuale per coloro che non hanno potuto guardare il video: cos'è una carta aziendale, come può essere utilizzata, quali documenti di rendicontazione sono necessari e cosa fare se non ci sono. Leggere sotto.

Una carta aziendale è una carta emessa da una banca e collegata al conto corrente della tua azienda.

Talvolta per la carta aziendale viene aperto un conto separato, ma anch'esso è vincolato all'azienda. L'unica differenza con un conto separato è che prima di acquistare qualsiasi cosa dovrai trasferire denaro dal tuo conto principale a tale conto.

Infatti il pagamento con carta aziendale è esattamente la stessa operazione del pagamento con fattura, solo più conveniente perché puoi pagare in loco.

Le carte Corpo possono essere nominate o senza nome. Il biglietto da visita viene assegnato a un dipendente specifico, ad esempio un direttore. Se un altro dipendente ha effettuato un pagamento utilizzando tale carta, gli ammortamenti verranno comunque accreditati al direttore, il che significa che sarà responsabile degli acquisti.

Le carte senza nome possono essere utilizzate da tutti i dipendenti dell'azienda, l'importante è tenere traccia di chi effettua esattamente gli acquisti. Se disponi di una carta di questo tipo, chiedi ai dipendenti che hanno accesso alla carta di ritirare tutti i documenti della transazione.

Cosa fare con una carta aziendale

Prelevare o depositare denaro, pagare i fornitori, pagare le spese di intrattenimento e di viaggio. In ogni negozio, l'importante è non dimenticare i documenti per ogni transazione.

Potete utilizzare la vostra carta aziendale all'estero. La conversione in valuta estera avverrà automaticamente al tasso interno della tua banca in rubli. I dati sui pagamenti all'estero e quelli riflessi nella contabilità differiranno. Non è proprio così: secondo le norme legali, tutti i calcoli si riflettono in rubli al tasso di cambio della Banca Centrale della Federazione Russa alla data del rapporto anticipato.

È possibile anche il pagamento online. Quando paghi un servizio su Internet, devi ricevere un atto di fornitura del servizio al momento dell'acquisto del prodotto: una bolla di consegna o una ricevuta di pagamento. Basta salvare questi documenti o inviarli direttamente al tuo commercialista.

Quali spese su una carta aziendale riducono le tasse?

Non tutte le spese effettuate su una carta aziendale riducono l'importo dell'imposta sul prezzo d'acquisto. Per tenere conto delle spese della carta, queste devono essere giustificate economicamente: l'acquisto deve corrispondere al tipo di attività e generare in futuro profitto per l'azienda.

Ad esempio, se sei un'azienda di trasporti per il trasporto di merci, gli stivali di feltro o la biancheria da letto costituiranno una spesa strana. Non puoi giustificare un simile acquisto in termini di vantaggi per la tua azienda.

E se la tua azienda è impegnata nel commercio di biancheria da letto e hai acquistato biancheria da letto o tessuti da qualche parte in contanti o con carta, questo sarà un costo diretto delle attività correnti.

Qualsiasi azienda può acquistare senza problemi mobili, articoli di cancelleria, attrezzature per ufficio e tutto ciò che in qualche modo giustifica la sua attività.

Un iPhone va bene anche se ti aiuta a gestire la tua attività ogni giorno. Per esempio:

Solo questo telefono ha i programmi che usi ogni giorno al lavoro;
sei costantemente in movimento, tutte le informazioni sono memorizzate sul tuo telefono;
È più semplice e più redditizio acquistare un iPhone per te stesso piuttosto che assumere una segretaria a tempo indeterminato che svolgerà le stesse funzioni: chiama, ricorda, avvisa e sveglia.

È difficile prendere in considerazione un gatto in ufficio, perché dovrai dimostrare al fisco che con le sue stesse zampe aumenterà il numero di clienti.

A chi è necessario effettuare la segnalazione e cosa accadrà se ciò non viene fatto?

Tutte le LLC, le JSC e le altre società con qualsiasi sistema fiscale devono segnalare i soldi spesi da una carta aziendale. Gli acquisti non confermati saranno soggetti a premi assicurativi e tasse.

Se sei un imprenditore individuale nel sistema fiscale semplificato “reddito”, Brevetto e UTII, non devi effettuare alcuna segnalazione, poiché l'ufficio delle imposte non controllerà la parte delle spese ai fini della contabilità fiscale e non hai alcuna responsabilità per contabilità.

I singoli imprenditori che utilizzano il sistema fiscale semplificato “reddito meno spese” e OSNO possono tenere conto delle spese per l'azienda nelle spese: per questo è necessario salvare i documenti sugli acquisti per l'azienda.

I singoli imprenditori possono anche pagare con la carta aziendale eventuali acquisti personali; non sono previste sanzioni, semplicemente tali spese non incidono sull'imposta.

Quali documenti è necessario raccogliere?

Potrebbe trattarsi di: una bolla di consegna, un atto di fornitura di servizi, vendite e incassi, un modulo di segnalazione rigoroso, un ordine di ricevuta di cassa e altri. Dipende da cosa hai ricevuto: un prodotto o un servizio.

I documenti devono contenere i seguenti dettagli:

– nome, numero di serie e data di emissione del documento;

– nome dell'organizzazione o nome completo dell'imprenditore, TIN;

– l'intero elenco e la quantità dei servizi o dei beni;

- importo del pagamento;

– qualifica, cognome e iniziali del venditore, sua firma personale e timbro aziendale, se presente.

Se la ricevuta del registratore di cassa contiene l'intero elenco degli acquisti, non è necessario ricevere inoltre una ricevuta di vendita. Puoi trovare esempi di tali ricevute in Auchan, Ikea e altri grandi negozi. Chiedi di mettere un timbro su tale assegno, quindi sarà un documento di chiusura a tutti gli effetti.

Nei negozi più piccoli, in caso di pagamento con carta, i venditori emetteranno regolare scontrino fiscale, che viene rilasciato a tutti i privati. Non dimenticare di chiedere la ricevuta di vendita. Se disponi di un sistema fiscale semplificato, puoi facilmente includere l'intero costo dell'acquisto da tale controllo come spese. Se OSNO, puoi prendere in considerazione solo l'importo IVA esclusa. Tale IVA non può essere detratta e presa in considerazione nel calcolo dell'imposta sul reddito.

Dopo aver trascorso all'estero, il contabile chiederà ulteriori documenti tradotti in russo. Devi tradurre ogni riga, ma non è necessario ricorrere a servizi linguistici professionali, basta tradurla tu stesso utilizzando Google Translator.

Oltre ai documenti giustificativi dell'acquisto, deve essere predisposta una relazione anticipata a fini contabili. Si tratta di un documento che viene generato dopo ogni acquisto utilizzando una carta aziendale. Tale rapporto può essere in forma standard o individuale: puoi svilupparlo per un'azienda.

Per legge, la relazione anticipata deve essere generata dal dipendente che ha effettuato l'acquisto. Ma in pratica, un buon contabile lo farà da solo: sarà più veloce e aiuterà a evitare errori.

Posso prelevare contanti utilizzando una carta aziendale?

Se prelevi denaro utilizzando una carta, la banca rifletterà l'operazione come segue: l'emissione di fondi sul conto. Ciò significa che anche gli acquisti con denaro prelevato devono essere confermati con documenti e un rapporto anticipato. Questo vale solo per le aziende.

I singoli imprenditori non sono tenuti a segnalare i prelievi di contanti e a restituire il denaro non speso sul proprio conto. Il loro importo si rifletterà come prelievo di fondi personali del singolo imprenditore. Ma questo non si applica ai dipendenti che lavorano per singoli imprenditori.

Quanti contanti puoi prelevare senza cadere nel sospetto della banca?

Si ritiene che fino a 600 mila rubli alla volta siano un importo sicuro. Quando prelevi di più, viene attivato il monitoraggio finanziario della banca. Se il monitoraggio finanziario sospetta che qualcosa non va, può bloccare il conto finché la banca non si convince che tutto va bene. Chiederanno documenti e potrebbero anche insistere per la presenza personale.

Che ne dici di depositare denaro sul tuo conto?

Puoi depositare denaro sul tuo conto solo in tre casi:

concedere un prestito a un'azienda;
restituire fondi;
contribuire con i proventi della vendita dei tuoi prodotti o servizi.

Per le aziende ogni deposito di denaro deve avere un documento. Per la restituzione dei fondi contabili - si tratta di un rapporto anticipato, che riflette che il denaro emesso dalla società non è stato utilizzato completamente. Per erogare un prestito, il documento giustificativo sarà il contratto di prestito, in cui sono specificati l'importo, la data di pagamento e il periodo di rimborso. Se si tratta di ricavi al dettaglio, il contabile crea un ordine di ricevuta di cassa.

Per i singoli imprenditori, oltre al contributo di fondi personali, è necessario documentare anche il deposito di denaro utilizzando una carta aziendale. I contributi di fondi personali da parte di singoli imprenditori non sono soggetti a tasse.

Spesso si consiglia di depositare denaro su un conto tramite una filiale bancaria, dove sarà chiaramente indicato lo scopo del pagamento. Il fatto è che quando si deposita denaro tramite un bancomat, lo scopo del deposito non è indicato nei commenti. Ma l’obiettivo deve essere determinato, perché l’ufficio delle imposte potrebbe avere dubbi sulla questione se il denaro versato debba essere soggetto a tasse. Durante la contabilità, è importante che un contabile rifletta immediatamente e correttamente il movimento di denaro sui relativi conti contabili.

Per evitare confusione, informa in anticipo il tuo commercialista di ogni rifornimento del tuo conto tramite una carta aziendale, perché qualsiasi contributo di questo tipo si riflette in banca senza commenti e ogni situazione si riflette in modo diverso nella contabilità.

Ricorda: se vuoi comprare qualcosa di strano con una carta aziendale, chiedi a un commercialista, conserva la ricevuta e prendi i documenti di chiusura. Oppure clicca sul pulsante verde “Connetti” e iscriviti al Button: i nostri commercialisti stessi ti ricordano i documenti mancanti, riducono le tasse in sicurezza e ti spiegano i rischi.

Lo ha suggerito Elena Balashova, contabile presso Knopka.

Marina Shilyaeva, una marketer, lo ha detto a tutti.

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LA. Elina, economista-contabile

7 regole per una carta aziendale

Come tenere conto del movimento di denaro su una carta bancaria e della sua spesa da parte di un dipendente

I testi delle lettere del Ministero delle finanze e del Servizio fiscale federale menzionati nell'articolo possono essere trovati: sezione “Consulenze finanziarie e del personale” del sistema ConsultantPlus

Una carta bancaria aziendale è una buona soluzione se i dipendenti devono pagare qualcosa da soli. Il denaro sul conto appartiene all'organizzazione, ma la carta viene rilasciata a un dipendente specifico comma 1.5 del Regolamento, approvato. Banca Centrale 24 dicembre 2004 n. 266-P (di seguito denominato Regolamento n. 266-P). Ti parleremo delle regole per l'utilizzo di una carta aziendale e della registrazione delle transazioni ad essa associate.

REGOLA 1. Le tasse e i fondi extra-budget devono essere informati sul conto della carta

Per la carta aziendale viene aperto un conto bancario separato clausola 2 art. 11 Codice Fiscale della Federazione Russa. Questo conto (sia la sua apertura che la sua chiusura) deve essere segnalato al Servizio fiscale federale, alla Cassa pensione russa e al Fondo delle assicurazioni sociali presso la sede dell'organizzazione.

Il modulo per la notifica dell'apertura del conto consigliato dalla Cassa pensione si trova: Sito web della PFR→ Per i datori di lavoro → Pagamento dei premi assicurativi e presentazione delle relazioni → Reporting e procedura per la sua presentazione → Documenti campione raccomandati

Ciò deve essere fatto entro 7 giorni lavorativi dalla data di apertura di tale conto. clausola 2 art. 23, comma 6 dell'art. 6.1 Codice Fiscale della Federazione Russa; clausola 1 parte 3 art. 28, parte 6, art. 4 della legge n. 212-FZ del 24 luglio 2009 (di seguito denominata legge n. 212-FZ); Risoluzione del Presidium della Corte Suprema Arbitrale del 21 settembre 2010 n. 2942/10. Per fare questo dovresti inviare:

all'ufficio delle imposte - messaggio nel modulo n. S-09-1 approvato Con ordinanza del Servizio fiscale federale del 06/09/2011 n. ММВ-7-6/362@. Durante la compilazione di questo modulo, informare specificamente dell'apertura di un conto bancario e non dell'emergere dei diritti di utilizzo di un mezzo di pagamento elettronico aziendale (CESP). Dopotutto, KESP e una carta bancaria aziendale non sono la stessa cosa.

Rapporti

1 - sull'apertura di un conto
2 - sulla chiusura del conto
3 - sull'emergere del diritto di utilizzare l'ESPC
4 - in caso di cessazione del diritto di utilizzare ESPP

Quando si segnala all'ispettorato l'apertura di un conto bancario per utilizzare una carta bancaria aziendale, è necessario inserire "1" in queste celle del modulo n. S-09-1

1 - in banca
2 - nel Tesoro federale (un altro organismo responsabile dell'apertura e del mantenimento dei conti personali)

all'FSS: un messaggio nella forma da esso consigliata Lettera della FSS del 28 dicembre 2009 n. 02-10/05-13656;
alla Cassa pensione della Russia - un messaggio nel modulo raccomandato, che può essere trovato sul sito web del Fondo.

A proposito, è possibile emettere più carte per un conto della carta: principale e aggiuntiva clausola 2.1 del regolamento n. 266-P. Inoltre, le carte possono essere emesse a diversi dipendenti della tua organizzazione per lo stesso conto. Non è necessario segnalare all'ispettorato e ai fondi l'emissione di ogni carta aggiuntiva.

REGOLA 2. L'emissione di una carta aziendale non si riflette nei conti contabili

La carta stessa appartiene alla banca, quindi non si riflette nella contabilità. Se la carta bancaria è personale e il dipendente stesso la riceverà dalla banca, non è necessario tenere un registro delle carte bancarie aziendali. Sebbene a volte un contabile debba compilare una procura per un dipendente specifico per ricevere una carta aziendale da una banca (un modello di procura viene solitamente fornito dalla banca stessa).

La banca può informare la vostra organizzazione su quali dipendenti sono state emesse carte nel registro per l'emissione di carte aziendali internazionali o in un altro documento (questo dipende dal sistema di flusso dei documenti adottato dalla banca e dalle condizioni specificate nel vostro accordo con essa).

REGOLA 3. Non è necessario trasferire il denaro ricevuto da un dipendente tramite un bancomat attraverso il registratore di cassa

Recentemente, i contabili si sono lamentati del fatto che gli ispettori fanno loro commenti durante le ispezioni: il libretto di cassa non riflette le transazioni in cui i dipendenti prelevano denaro da una carta bancaria. Presumibilmente, il giorno del ritiro, questo denaro dovrebbe essere registrato come ricevuto alla cassa e immediatamente come emesso per la rendicontazione. Se tale denaro non è passato attraverso il registratore di cassa, l'organizzazione viene multata per mancata ricezione di contanti al registratore di cassa e Arte. 15.1 Codice degli illeciti amministrativi della Federazione Russa.

L'opinione del lettore

“ Quando abbiamo aperto per la prima volta una carta bancaria aziendale, temevamo che ci sarebbero state difficoltà con il calcolo del saldo di cassa. Dopotutto chiudiamo alle 18.00 e un dipendente può prelevare contanti dal bancomat anche a tarda notte. Ma si è scoperto che questo denaro non aveva affatto bisogno di essere processato attraverso il registratore di cassa”.

Zukhra,
Ufa

Tuttavia, è chiaro che il denaro non è entrato fisicamente nel registratore di cassa. Pertanto il reparto contabilità non può né capitalizzarli né emetterli per la rendicontazione. Pertanto, tali transazioni non dovrebbero riflettersi nel libro cassa. E i tribunali sostengono proprio questa posizione, rifiutando di consentire alle autorità fiscali di riscuotere multe dalle organizzazioni Risoluzione 7 dell'AAS del 20 dicembre 2012 n. A03-6142/2012; 3 AAS del 30 gennaio 2013 n. A33-15574/2012.

Ne consegue inoltre che il denaro prelevato dalla carta in contanti non deve essere preso in considerazione nel calcolo del saldo in contanti a fine giornata.

REGOLA 4. Il dipendente deve riferire sui soldi della “carta”.

Il dipendente a nome del quale è emessa la carta può utilizzarla per pagare acquisti o prelevare contanti tramite un bancomat. clausola 2.5 del regolamento n. 266-P. Il denaro presente sul conto della carta bancaria aziendale è denaro che il dipendente non ha ancora ricevuto e che non ha ancora utilizzato in alcun modo. Il dipendente dovrà presentarsi solo quando preleva contanti dalla carta o paga qualcosa con la carta.

Denaro ricevuto tramite un bancomat essenzialmente simile al denaro dato a un dipendente in acconto. Dopotutto, prima di tutto, sono i soldi dell’organizzazione. Naturalmente, il dipendente non dovrebbe correre immediatamente al reparto contabilità dopo ogni acquisto e scrivere un rapporto. È sufficiente farlo una volta ogni pochi giorni: l'ordine deve essere approvato dal capo dell'organizzazione. L'importo che un dipendente può spendere è limitato dal saldo della carta aziendale (a meno che, ovviamente, la carta non abbia un limite di credito e una possibilità di scoperto). Contattando la banca, l'organizzazione può impostare ulteriori restrizioni per ciascuna carta.

DISCUTERE CON IL MANAGER

A controllare la spesa del denaro aziendale,È meglio emettere un ordine sulle regole per l'utilizzo delle carte bancarie aziendali. È importante fissare in esso il periodo durante il quale il dipendente è obbligato a riferire i soldi spesi tramite la carta o prelevati da essa.

Il dipendente può redigere un rapporto secondo il modulo unificato n. AO-1 o secondo un modulo sviluppato in modo indipendente dalla propria organizzazione. Ad esempio, invece della riga "è stato ricevuto un anticipo dal registratore di cassa", è possibile fornire le righe "il denaro è stato ricevuto tramite un bancomat utilizzando una carta aziendale" e "il denaro della carta aziendale è stato utilizzato per pagamenti non in contanti". "

Si ritiene che quando un dipendente ha acquistato qualcosa per l'azienda, pagando con carta tramite bonifico bancario, Non è necessario preparare una nota spese completa. Indubbiamente, il dipendente deve comunque presentare i documenti giustificativi al reparto contabilità e le scadenze per questo dovrebbero essere regolate anche dalla direzione della propria organizzazione (ad esempio, nello stesso ordine). Solo il dipendente può allegare alla nota tali documenti (scontrini di cassa, fatture, ricevute di vendita).

Ma va detto che la maggior parte dei contabili è più abituata a far preparare tutti i rapporti secondo il modulo n. AO-1. Inoltre, il nome "rapporto anticipato" aiuterà a evitare controversie con gli ispettori durante la verifica della correttezza dei calcoli dell'imposta sul reddito. Dopotutto, la "data di esecuzione" delle spese di rappresentanza, delle spese per viaggi d'affari, della manutenzione dei trasporti ufficiali e di altre spese simili è considerata la data di approvazione della relazione anticipata sul denaro speso dal dipendente x sost. 5 comma 7 art. 272 Codice Fiscale della Federazione Russa.

Una volta al mese, la banca, di norma, fornisce all'organizzazione un rapporto su ciascuna carta aziendale. Una volta ricevuto, potrai verificare la completezza dei rapporti anticipati dei dipendenti. Il modo più semplice è per quelle organizzazioni che hanno una banca Internet connessa.

REGOLA 5. Se il dipendente non ha contabilizzato i soldi della “carta”, questi possono essere trattenuti dal suo stipendio

Se un dipendente, entro il termine stabilito nella propria organizzazione, non ha presentato documenti che giustifichino la spesa di denaro cancellato dalla carta, quindi, per ordine della direzione, l'ufficio contabilità può detrarli dallo stipendio del dipendente. Lo stesso può essere fatto se un dipendente spende denaro per altri scopi, ad esempio per alcuni dei suoi obiettivi personali e Articoli 238, 241 del Codice del lavoro della Federazione Russa.

AVVISIAMO IL DIPENDENTE

Non puoi rivelare a nessuno il PIN della tua carta bancaria. E se viene rubata o smarrita, è necessario chiamare al più presto la banca che ha emesso la carta e bloccarla.

Tuttavia, tieni presente che un ordine della direzione non è sufficiente per tale detrazione. È necessario dimostrare l'entità del danno e la colpevolezza del dipendente. L'importo del danno causato all'organizzazione può essere recuperato dal dipendente per ordine del manager, se Articoli 238, , 246, 247, 248 del Codice del lavoro della Federazione Russa:

tale ordine è stato emesso entro e non oltre 1 mese dalla data in cui l'organizzazione ha stabilito l'importo del danno causato dal dipendente;
l’importo del danno non supera la retribuzione media mensile del dipendente.

Se almeno una di queste condizioni non è soddisfatta, la detrazione dallo stipendio del dipendente è illegale.

DA FONTI AUTENTICHE

Vice capo del Servizio federale per il lavoro e l'occupazione

“ Il titolare di tale carta (ovvero il dipendente a nome del quale è stata emessa) è responsabile della spesa dei fondi su una carta bancaria aziendale entro i limiti di spesa stabiliti.

In assenza di documenti che confermino l'uso previsto della carta bancaria aziendale, l'importo utilizzato per altri scopi viene recuperato dal dipendente colpevole ai sensi degli articoli 238, 241 e 248 del Codice del lavoro della Federazione Russa. Cioè, hai bisogno di:

dimostrare che il danno causato all’organizzazione è stato una conseguenza delle azioni colpevoli del dipendente;

determinare l'importo di questo danno;

rispettare la procedura di riscossione di tali danni prevista dal Codice del lavoro. Ciò significa in particolare che, per ordine del datore di lavoro, il risarcimento dei danni può essere richiesto solo entro i limiti della sua retribuzione mensile media.

AVVISIAMO IL RESPONSABILE

È possibile questo Un dipendente utilizza il denaro della carta aziendale per altri scopi. Per tutelare l’azienda è meglio limitare entro un certo limite la possibilità di utilizzare i soldi presenti sulla carta. Se tale limite è inferiore alla retribuzione media mensile del dipendente, sarà più facile recuperare da lui il denaro utilizzato per altri scopi.

Si prega di notare che non è sempre possibile recuperare da un dipendente l'importo del danno da lui causato in una sola volta, anche se il suo importo non supera la retribuzione mensile media del dipendente, titolare della carta. In questo caso, infatti, l'importo totale di tutte le trattenute per ciascuna retribuzione non può superare il 20% Arte. 138 Codice del lavoro della Federazione Russa. Inoltre, l'importo massimo delle detrazioni deve essere calcolato dall'importo rimanente dopo la detrazione dell'imposta sul reddito delle persone fisiche. Lettera del Ministero della Salute e dello Sviluppo Sociale del 16 novembre 2011 n. 22-2-4852.

È vero, un dipendente può risarcire volontariamente il danno che gli è stato causato, anche se l'importo di tale danno è superiore alla sua retribuzione mensile media.

Se un dipendente è contrario alla trattenuta di qualcosa sul suo stipendio, questo denaro non è ancora perso per la tua organizzazione. Puoi andare in tribunale.

REGOLA 6. Le spese non in contanti del dipendente e i prelievi di contanti vengono effettuati tramite il conto 71

Le transazioni da utilizzare per registrare le transazioni utilizzando una carta bancaria aziendale dipendono dal tipo di carta. Succede:

<или>addebito - quando gli addebiti sulla carta, come regola generale, sono possibili solo entro i limiti dei fondi disponibili su di essa;
<или>credito - quando puoi spendere sia il denaro dell'organizzazione disponibile sulla carta sia il denaro della banca fornito entro il limite di credito approvato.

Ma in entrambi i casi, l'addebito di denaro sulla carta, che avviene su iniziativa del dipendente (il suo titolare), viene solitamente effettuato tramite il conto 71 “Transazioni con persone responsabili”. I revisori sono d'accordo con questo.

SCAMBIO DI ESPERIENZE

Direttore generale della società di revisione LLC "Vettore di sviluppo"

“La spesa di fondi da parte di un dipendente da una carta bancaria aziendale non è specificatamente stabilita dai documenti normativi (incluso il piano dei conti), ma da un punto di vista economico si tratta di fondi responsabili. Pertanto, in pratica, le organizzazioni utilizzano il conto 71 "Accordi con persone responsabili". È molto importante che la persona che ha effettuato pagamenti utilizzando una carta bancaria o ha prelevato contanti da essa tenga conto di questi soldi.

Fino a quando il dipendente non presenta un rapporto anticipato, avrà un saldo debitore sul conto 71. Non importa come sono stati spesi i fondi della carta: pagando nei negozi o prelevando contanti.

È meno logico utilizzare il conto 73 "Liquidi con il personale per altre transazioni" per riflettere la spesa di denaro da una carta bancaria aziendale. Dopotutto, il suo carico semantico è leggermente diverso: di norma riflette transazioni una tantum diverse dalla regolare spesa di fondi nell'ambito dei doveri ufficiali dei dipendenti (prestiti ai dipendenti, risarcimento dei danni materiali, acquisto di voucher, ecc.).”

Ecco le transazioni per le transazioni con carta di debito (guarderemo l'esempio delle carte in rubli).

Contenuto dell'operazione	Dt	CT
Alla data di ricarica del conto della carta
Il denaro è stato trasferito da un conto corrente a un conto di carta		51 “Conti correnti”
Alla data in cui la banca cancella la commissione
La commissione bancaria addebitata sul conto della carta viene registrata come un'altra spesa	91-2 “Altre spese”	55, sottoconto “Conto Carta”
Nella contabilità fiscale le commissioni bancarie vengono considerate come spese non operative. sost. 15 comma 1 art. 265 Codice Fiscale della Federazione Russa
Alla data di utilizzo della carta da parte del dipendente (se l'organizzazione ha accesso tempestivo ai dati sui movimenti di denaro sui conti)*
La carta veniva utilizzata per pagare beni, lavoro e servizi acquistati dal dipendente.		55, sottoconto “Conto Carta”
Il dipendente ha prelevato contanti dalla carta
A partire dalla data il dipendente redige una relazione sugli importi spesi
Il dipendente ha segnalato contanti prelevati dalla carta e spesi per le esigenze dell'organizzazione o spese non in contanti	26 “Spese aziendali generali” (60 “Accordi con fornitori o appaltatori”, 10 “Materiali”, 44 “Spese di vendita”, ecc.)	71 “Transazioni con soggetti responsabili”
	19 “IVA sui beni acquistati”

*Alcune organizzazioni lo fanno. Quando i dipendenti portano rapporti al reparto contabilità con documenti giustificativi allegati, viene effettuata una registrazione sull'addebito del conto 71 e sull'accredito sul conto 57 "Trasferimenti in transito". Quando dalla banca arrivano i resoconti mensili delle carte, viene effettuata una registrazione per l'addebito sul conto 57 e l'accredito sul conto 55.

Gli importi per i quali il dipendente non ha contabilizzato dovrebbero essere riflessi nelle registrazioni contabili come segue.

SCAMBIO DI ESPERIENZE

Responsabile del Dipartimento Metodologia e Audit Interno di PRODO Management LLC

" I fondi addebitati sul conto bancario di un'organizzazione a seguito di una transazione utilizzando una carta bancaria aziendale sono considerati emessi sul conto del dipendente. Se non presenta una relazione anticipata con i documenti giustificativi entro il termine stabilito dalla direzione dell'organizzazione, è necessario effettuare una registrazione sull'addebito del conto 94 "Carenze e perdite per danni a oggetti di valore" e sull'accredito sul conto 71 .

Quando l'organizzazione accerta la colpa e l'entità del danno causato dal dipendente, è necessario effettuare una registrazione in addebito sul conto 73 e in accredito sul conto 94.

Dopo che il denaro è stato trattenuto dallo stipendio del dipendente o depositato in contanti alla cassa, ciò deve riflettersi nell'accredito sul conto 73 e nell'addebito sul conto 70 "Liquidi con il personale per salari" o sul conto 50 "Contanti".

Le transazioni con carta di credito che utilizzano i tuoi fondi si riflettono allo stesso modo delle transazioni con carta di debito. E le operazioni per utilizzare il limite di credito e restituire denaro alla banca si rifletteranno come segue.

La moneta bancaria aumenta il limite di pagamento della carta. Il prestito però si considera ricevuto solo dopo che l’azienda lo ha utilizzato. Cioè, dopo che il denaro è stato addebitato sulla carta (in contanti o tramite bonifico bancario) a scapito del limite di credito. Pertanto, non è necessario registrare la ricezione di un prestito (per effettuare una registrazione sul conto 66 “Liquidazioni per prestiti e prestiti a breve termine”) immediatamente dopo che la banca ha stabilito un limite di credito.

Contenuto dell'operazione	Dt	CT
Alla data di addebito dei fondi sulla carta a scapito del limite di credito su iniziativa del dipendente
Il denaro utilizzato dal dipendente per acquistare beni, lavori e servizi è stato addebitato sulla carta.	71 “Transazioni con soggetti responsabili”	55 “Conti speciali presso le banche”, sottoconto “Conto carta”
	55, sottoconto “Conto Carta”
Alla data in cui la banca cancella la commissione dal limite di credito
A causa del limite di credito è stata addebitata una commissione bancaria sul conto della carta	91-2 “Altre spese”	55, sottoconto “Conto Carta”
	55, sottoconto “Conto Carta”	66 “Liquidi per prestiti e debiti a breve termine”
Alla data di rifornimento della carta di credito e di rimborso del prestito utilizzato
Il denaro è stato trasferito dal conto corrente al conto della carta per ripagare il debito sul limite di credito utilizzato	55, sottoconto “Conto Carta”	51 “Conti correnti”
	66 “Liquidi per prestiti e debiti a breve termine”	55, sottoconto “Conto Carta”
Alla data in cui la banca matura gli interessi per l'utilizzo del prestito
Interessi maturati sul prestito bancario	91-2 “Altre spese”	66 “Liquidi per prestiti e debiti a breve termine”
Nella contabilità fiscale, gli interessi sugli obblighi di debito di qualsiasi tipo sono riconosciuti come spese non operative e sost. 2 pag.1 art. 265 Codice Fiscale della Federazione Russa. Tuttavia, sono presi in considerazione all'interno delle norme Arte. 269, comma 8 dell'art. 270 Codice Fiscale della Federazione Russa. Se l'importo degli interessi che possono essere presi in considerazione nella contabilità fiscale è inferiore all'importo maturato e l'organizzazione deve applicare PBU 18/02, è necessario riflettere una responsabilità fiscale permanente (addebito sul conto 99 - accredito sul conto 68 )

REGOLA 7. Se una carta aziendale è una carta di credito con un periodo di grazia senza interessi, non è necessario contare il risparmio sugli interessi

Di norma, per diversi giorni di utilizzo del denaro di credito speso da tale carta, la banca non addebita alcun interesse. Condizioni specifiche sono fissate nell'accordo con la banca. Il codice fiscale non contiene alcuna regola per valutare i benefici materiali derivanti dai prestiti senza interessi. Pertanto, anche se l'organizzazione gode di tale vantaggio, non è tenuta a pagare l'imposta sul reddito. La Corte Suprema Arbitrale aderisce a questa posizione Risoluzione del Presidium della Corte Suprema Arbitrale del 3 agosto 2004 n. 3009/04. Anche il Ministero delle Finanze è d'accordo con lei Lettera del Ministero delle Finanze del 18 aprile 2012 n. 03-03-10/38.

I contabili spesso chiedono se sia possibile incassare denaro tramite una carta bancaria aziendale per pagare gli stipendi ai dipendenti. In linea di principio, non ci sono restrizioni per questo ora. La cosa principale è organizzare tutto correttamente:

chiedere al dipendente di prelevare denaro dalla carta, scrivere un rapporto anticipato e restituire l'importo non speso alla cassa;
Il cassiere dovrà emettere un ordine di ricevuta 0310001 punto 3.1 del Regolamento, approvato. Banca Centrale 12/10/2011 N. 373-P;
in contabilità, per il denaro restituito alla cassa, è necessario inserire l'addebito sul conto 50 "Contanti" e l'accredito sul conto 71 "Liquidi con soggetti responsabili".

<О приостановлении операций по счету>

La decisione dell'amministrazione fiscale di sospendere le transazioni sul conto aziendale vale anche per le carte aziendali appartenenti a questo conto. Questa conclusione è stata fatta per la prima volta dal Ministero delle Finanze russo nella lettera del 06/07/12 n. 03-02-07/1-135 (risposta a una richiesta privata).

Come bloccare una carta

La banca, che ha ricevuto la decisione dell'ispettorato di bloccare un conto, sospende tutte le spese su questo conto (clausola 1 dell'articolo 76 del Codice tributario). Come ha spiegato il Ministero delle Finanze, non esistono eccezioni per le carte aziendali. Ciò significa che non appena la banca riceve una decisione fiscale, bloccherà sia il conto che la carta. Dopotutto, una carta aziendale è collegata a un conto bancario.

Dopo il blocco, le transazioni di spesa sulla carta saranno impossibili e non sarà più possibile pagare o prelevare contanti tramite bancomat. Non prelevare contanti da un bancomat né trasferire fondi dalla carta a un altro conto.

Operazioni congelate

Le difficoltà sorgono quando le informazioni sulle spese della carta vengono ricevute dalla banca dopo che questa è stata bloccata. Il fatto è che al momento del pagamento o del prelievo di contanti tramite un bancomat, la banca non cancella i soldi dalla carta, ma li blocca solo sul conto. Cioè, l'azienda non può utilizzarli, ma i soldi in realtà non lasciano il conto. Dopo qualche tempo, la banca riceve un registro delle transazioni dal sistema di pagamento (Visa, MasterCard). È secondo questo registro che la banca invia denaro alle organizzazioni dove hanno pagato con carta. Ciò significa che possono trascorrere diversi mesi tra il pagamento con carta e l'effettivo addebito del denaro. Durante questo periodo, l'ufficio delle imposte potrebbe bloccare il conto.

In una lettera di commento il Ministero delle Finanze ha affermato che durante il periodo di blocco la banca non ha il diritto di trasferire denaro, anche se il pagamento con carta è stato completato prima della sospensione delle operazioni. Ciò non significa però che l’azienda debba pagare nuovamente o che il pagamento con carta venga annullato. Le banche intervistate ci hanno confermato che la banca non restituirà le somme congelate sul conto della società, ma eseguirà il pagamento non appena l’ufficio delle imposte sbloccherà il conto.

L'azienda, a sua volta, ha il diritto di registrare un acquisto utilizzando una carta aziendale il giorno del pagamento e di riconoscere le spese ai fini dell'imposta sugli utili. Come prova delle spese, l'azienda avrà una ricevuta del terminale attraverso il quale è stato effettuato il pagamento con carta. In questo caso l'effettivo addebito del denaro sul conto non ha alcun ruolo. Ciò ci è stato confermato dagli specialisti del Ministero delle finanze russo.

Gli account verranno bloccati solo online

La decisione di bloccare gli account dal 1 agosto sarà solo elettronica. Questo cambiamento ha sia pro che contro. Da un lato, le decisioni arriveranno alle banche entro un giorno. D’altro canto, le imprese sono private della possibilità di prendere personalmente una decisione sulla base della procura della banca (per maggiori dettagli cfr. "UNP" 25, 2012, pag. 4 “Nuove modifiche al Codice in materia di compensazione, restituzione, blocco e saldo”).

Le carte bancarie aziendali sono sempre più utilizzate negli accordi con persone responsabili. Questo mezzo di pagamento è conveniente da utilizzare per pagare le spese di viaggio, intrattenimento e aziendali dell'organizzazione. Utilizzando una carta aziendale, un dipendente può pagare beni e servizi senza contanti, nonché ricevere contanti per le spese presso sportelli bancomat e banche. Vi diremo in questo articolo quali tipologie di carte aziendali scegliere, come emetterle e come registrare in contabilità le transazioni ad esse relative.

Quali sono i vantaggi dell’utilizzo di una carta bancaria aziendale?

1) Il dipendente ha accesso 24 ore su 24 ai fondi dell'organizzazione.

2) I fondi in rubli vengono automaticamente convertiti nella valuta di pagamento quando si pagano servizi all'estero.

3) Il flusso di documenti è ridotto, la contabilità è semplificata e si risparmia tempo.

Il denaro viene emesso in conto, aggirando il registratore di cassa. Il contabile non deve emettere un assegno e ritirare contanti dalla banca. Non è necessario portare contanti alla cassa, consegnarli al dipendente e compilare documenti di cassa. Non è necessaria alcuna registrazione nel libro cassa (risoluzioni della Settima Corte d'Appello Arbitrale del 20 dicembre 2012 N A03-6142/2012 e della Terza Corte d'Appello Arbitrale del 30 gennaio 2013 N A33-15574/2012) .

Il dipendente non ha bisogno di scrivere una domanda per ricevere denaro sul conto e di farla approvare dal manager, come richiesto dalla clausola 6.3 della Procedura per l'esecuzione di transazioni in contanti (approvata dalla Direttiva della Banca Centrale della Federazione Russa dell'11 marzo 2018) 2014N3210-U).

4) Un dipendente può ricevere fondi contabili anche se non ha segnalato l'importo precedentemente ricevuto.

Non è necessario rispettare il requisito della clausola 6.3 della Procedura per l'esecuzione di operazioni in contanti (approvata con l'Istruzione della Banca Centrale della Federazione Russa dell'11 marzo 2014 N 3210-U), secondo la quale i contanti dalla cassa viene emesso in acconto subordinato al rimborso integrale del debito da parte della persona responsabile per l'importo precedentemente ricevuto. In questo caso, infatti, non vengono effettuate operazioni in contanti.

5) In caso di pagamento con carta aziendale non è necessario rispettare il limite di pagamento in contanti.

Ricordiamo che al momento l'importo massimo per i pagamenti in contanti nell'ambito di un accordo è di 100.000 rubli (clausola 6 della Direttiva della Banca Centrale della Federazione Russa del 7 ottobre 2013 N 3073-U). Questa restrizione non si applica quando si pagano le spese con una carta aziendale, poiché si tratta di pagamenti non in contanti. In questo caso l'organizzazione può fissare un proprio limite per i pagamenti con carte aziendali.

È anche importante notare che se il contabile preleva contanti dalla carta tramite un bancomat e poi paga beni (lavori, servizi) per conto dell'organizzazione, è tenuto a rispettare il limite.

6) Il dipendente può controllare online le spese effettuate utilizzando la carta.

7) I costi e i rischi associati alla ricezione, al trasporto e allo stoccaggio del contante sono ridotti.

Quali tipi di carte aziendali esistono?

Le persone giuridiche possono aprire i seguenti tipi di carte bancarie per i propri dipendenti (Regolamento della Banca di Russia del 24 dicembre 2004 N 266-P “Sull'emissione di carte di pagamento e sulle transazioni eseguite con il loro utilizzo”):

- Carta di debito. Viene utilizzato per eseguire transazioni da parte del suo titolare (dipendente) entro il limite di spesa - l'importo dei fondi dell'organizzazione situati nel suo conto bancario. Per tale carta può essere previsto uno scoperto: un prestito concesso da una banca a un'organizzazione se sul suo conto non c'è denaro sufficiente o assente;

- Carta di credito. Viene utilizzato dal suo titolare (dipendente) per effettuare transazioni utilizzando i fondi forniti dalla banca all'organizzazione entro il limite di spesa in conformità con i termini del contratto di prestito.

Entrambe le carte aziendali possono essere personalizzate o non personalizzate.

Carte di nome vengono rilasciati a un dipendente specifico dell'azienda. Il suo nome e cognome sono indicati sul lato anteriore della carta. Altre persone non sono autorizzate ad effettuare transazioni utilizzandolo.

Carte senza nome rilasciato alla società. Una carta aziendale impersonale può essere utilizzata da qualsiasi persona inclusa nell'elenco dei responsabili approvato. Se un dipendente viene licenziato e viene assunto un nuovo contabile, la carta non dovrà essere riemessa.

In pratica, le più comuni sono le carte di debito aziendali. Possono essere rilasciati entrambi su un conto della carta speciale , O al conto corrente organizzazioni.

Il vantaggio di collegare le carte aziendali a un conto corrente è che le persone responsabili hanno libero accesso ai fondi dell’organizzazione in qualsiasi momento della giornata. Questo è anche uno svantaggio di tali carte dal punto di vista della sicurezza dei fondi sul conto. Tuttavia, l'accesso ad essi può essere limitato impostando un limite sulle carte.

I fondi trasferiti su un conto di una carta speciale sono separati dal denaro principale dell'organizzazione. Per ricostituirlo, i fondi devono essere trasferiti dal conto corrente dell’organizzazione. In precedenza, lo svantaggio di aprire un conto con una carta speciale era la necessità di segnalarlo all'autorità fiscale e ai fondi fuori bilancio. È stato invece abolito l’obbligo di comunicazione dell’apertura (chiusura) dei conti bancari e la responsabilità per la mancata presentazione di tali comunicazioni:

– dal 01.05.2014 – per le comunicazioni alla Cassa pensione e al Fondo delle assicurazioni sociali (Legge del 02.04.2014 N 59-FZ);

– dal 02.05.2014 – per i messaggi al Servizio fiscale federale (legge del 02.04.2014 N 52-FZ).

Come emettere carte bancarie aziendali?

Accordo con la banca

Dopo aver effettuato la scelta a favore di qualsiasi tipo di carta aziendale, viene concluso un accordo con la banca sulla loro emissione e manutenzione. La banca emittente stabilisce le condizioni per l'emissione delle carte aziendali, un elenco dei documenti richiesti, le commissioni di servizio, ecc.

Di norma la banca richiede che al contratto siano allegati i seguenti documenti:

un elenco dei dipendenti dell'organizzazione che utilizzeranno le carte;
richieste dei dipendenti per l'emissione della carta;
procure dell'organizzazione per i titolari delle carte dei dipendenti;
documenti necessari per aprire un conto in rubli (valuta), ecc.

Normative locali

Al fine di organizzare meglio la contabilità e il controllo sulla spesa del denaro di un'organizzazione, consigliamo di sviluppare un documento interno che descriva in dettaglio la procedura per l'utilizzo delle carte bancarie aziendali. In particolare, dovrebbe includere le seguenti disposizioni principali:

Posizione	Un commento
Elenco delle spese e delle transazioni che possono essere effettuate da un dipendente utilizzando una carta aziendale	È importante che i dipendenti sappiano e comprendano che le carte aziendali non possono essere utilizzate per pagare acquisti personali. Le carte aziendali possono essere utilizzate per pagare le spese legate esclusivamente alle attività dell'organizzazione, come viaggi, intrattenimento e spese domestiche.
Limiti di pagamento per le carte aziendali	Ogni carta aziendale può avere un limite di spesa individuale. Un'organizzazione può impostare limiti sia permanenti che temporanei. Inoltre, quando si utilizzano le carte aziendali, è possibile definire limiti su diverse categorie di spesa: prelievi di contanti, importo massimo di una cancellazione una tantum non in contanti, transazioni all'estero, ecc.
Il periodo durante il quale il dipendente deve rendicontare i fondi spesi utilizzando una carta aziendale	La normativa non stabilisce alcun termine per la segnalazione dei casi di pagamenti non in contanti. Il termine stabilito nel paragrafo 6.3 della Direttiva della Banca Centrale della Federazione Russa dell'11 marzo 2014 N 3210-U per la fornitura di un rapporto anticipato si applica solo ai casi di ricezione di contanti dalla cassa dell'organizzazione. Pertanto il dipendente non è tenuto a presentare un rapporto anticipato dopo ogni acquisto pagato con la carta aziendale. Puoi farlo meno spesso. Si consiglia di fissare in un atto locale la scadenza scelta dall'organizzazione.
Modulo di relazione anticipata	Per un rapporto anticipato sull'utilizzo di una carta aziendale, le organizzazioni possono utilizzare un modulo unificato N AO-1 o uno sviluppato in modo indipendente contenente tutti i dettagli obbligatori di cui all'articolo 9 della legge del 6 dicembre 2011 N 402-FZ “ Sulla contabilità”. Nel primo caso, in fase di compilazione del rapporto di anticipo, nella riga “Anticipo ricevuto” il dipendente indicherà l'importo prelevato dalla carta. In esso annoterà l'importo che ha speso pagando utilizzando la carta non in contanti e lo stesso importo verrà inserito nella riga "Spenso". Nel secondo caso, puoi ancora prendere come base la forma N AO-1. In esso, ad esempio, la riga "Anticipo ricevuto" può essere sostituita con le righe "Il denaro è stato ricevuto tramite un bancomat utilizzando una carta aziendale" e "Il denaro da una carta aziendale è stato utilizzato per pagamenti non in contanti". Potete integrare il rapporto anticipato sull'utilizzo della carta aziendale con le seguenti informazioni: – dettagli della carta aziendale (nome completo del titolare, tipo, numero e data di scadenza); – il saldo dei fondi sulla carta al momento della sua ricezione iya e ritorno; – informazioni sull'utilizzo del limite di credito.
Elenco dei documenti di base che confermano le spese	Le spese sulla carta sono confermate dalle ricevute degli acquisti e dalle ricevute del terminale se il dipendente ha ricevuto contanti tramite un bancomat (ha ricaricato la carta con contanti). In quest'ultimo caso agli assegni viene allegato il consueto documento primario attestante le spese (ricevute di cassa, ricevute BSO, fatture, ricevute di vendita, ecc.).
La procedura per la riscossione dei fondi da un dipendente in assenza o mancata presentazione tempestiva dei documenti che confermano la destinazione d'uso della carta aziendale	I fondi utilizzati dalla carta per i quali il titolare non ha presentato una relazione o documenti giustificativi entro il termine prescritto vengono trattenuti dal suo stipendio in conformità con le leggi sul lavoro. Va tenuto presente che, secondo le autorità fiscali, se un dipendente non segnala tempestivamente la spesa dei fondi o non restituisce i fondi ricevuti per la rendicontazione, ha un reddito dal quale il datore di lavoro trattiene l'imposta sul reddito personale. Anche i giudici concordano con questa conclusione (risoluzioni del Presidium della Corte Suprema Arbitrale del 05/03/2013 N 14376/12 e N 13510/12, FAS Siberia occidentale del 19/02/2014 N A45-25321/2012, FAS Siberia orientale del 24/01/2014 N A19- 2278/2013).

La procedura per la richiesta e l'utilizzo delle carte aziendali approvate dall'organizzazione dovrebbe essere familiarizzata ai titolari contro firma.

Puoi fare a meno di sviluppare regolamenti interni sulla procedura per l'utilizzo delle carte aziendali come documento separato. Ma poi tale procedura dovrebbe essere prescritta in altre normative locali. Ad esempio, nelle disposizioni sulla procedura di rimborso delle spese di viaggio, sull'emissione di fondi contabili, sulla presentazione di relazioni anticipate sulle spese di viaggio e di lavoro, nonché sulle spese di rappresentanza.

Ordinanza che definisce la cerchia dei dipendenti che hanno il diritto di utilizzare le carte aziendali

Se un'organizzazione apre carte senza nome, il loro trasferimento ai dipendenti viene effettuato sulla base di un ordine del manager. Se un dipendente viene licenziato o viene assunto un nuovo contabile, sarà necessario presentare alla banca un ordine aggiornato.

Accordo sulla piena responsabilità finanziaria

Si consiglia di concludere accordi sulla piena responsabilità finanziaria con i dipendenti titolari di carte aziendali dell'organizzazione, che descrivano l'inammissibilità della divulgazione a terzi delle informazioni sul codice PIN della carta, la responsabilità per la violazione della procedura stabilita per il suo utilizzo e la procedura per il risarcimento del danno. In questo caso, l'organizzazione avrà il diritto di richiedere al dipendente responsabile della mancanza di fondi sulla carta di risarcire l'intero danno effettivo (articolo 242 del Codice del lavoro della Federazione Russa).

Va tenuto presente che il datore di lavoro non ha il diritto di stipulare accordi di piena responsabilità finanziaria con i dipendenti la cui posizione o lavoro specifico loro affidato non è previsto nell'elenco speciale approvato con delibera del Ministero del Lavoro del dicembre 2018. 31, 2002 N 85 (Articolo 244 del Codice del lavoro della Federazione Russa, lettera Rostruda del 19 ottobre 2006 N 1746-6-1). La responsabilità di tali dipendenti nei confronti del datore di lavoro in caso di carenza di fondi sulla carta aziendale è stabilita entro i limiti della retribuzione mensile media (articolo 241 del Codice del lavoro della Federazione Russa).

Libro di registrazione delle carte aziendali emesse

Si consiglia di registrare l'emissione e la restituzione delle carte aziendali in un apposito registro per la registrazione delle carte aziendali emesse. Un'alternativa a tale libretto potrebbe essere l'atto di accettazione e trasferimento della carta. Le organizzazioni possono sviluppare autonomamente i moduli di questi documenti (tenendo conto dei dettagli richiesti per i documenti primari).

Estratto del libro contabile delle carte aziendali emesse o del certificato di accettazione e trasferimento della carta

Nome completo del dipendente e sua posizione	Dettagli della carta (nome della banca, numero della carta, data di scadenza, tipo di carta)	Saldo dei fondi sulla carta	Limite di credito	Firma attestante che al dipendente è stata consegnata una busta con un codice PIN
Ivanov I.I.	1111111111111111	1000,00 rubli.	RUB 50.000,00	Ivanov

La maggior parte delle carte di pagamento dispongono di un codice CCV, il codice richiesto in caso di pagamento online (indicato sul retro della carta). Per evitare attività fraudolente si consiglia di non indicarlo nel certificato di accettazione e trasferimento della carta.

Come tenere la contabilità delle carte aziendali?

La base per riflettere nella contabilità gli importi delle transazioni eseguite utilizzando le carte aziendali è il registro dei pagamenti o il giornale elettronico emesso dalla banca. Di norma, i fondi vengono cancellati o accreditati per le transazioni con carta entro il giorno lavorativo successivo a quello in cui la banca riceve il registro dei pagamenti o il giornale elettronico da un unico centro di regolamento. Tali documenti possono quindi essere trasferiti all'organizzazione.

Il movimento dei fondi sulle carte bancarie può essere riflesso utilizzando il conto 55 “Conti speciali nelle banche” con l'assegnazione di un sottoconto separato, ad esempio “Carte aziendali” (Istruzioni per l'uso del piano dei conti, approvato con ordinanza di Ministero delle Finanze del 31 ottobre 2000 N 94n).

Quando si costruisce la contabilità analitica per questo sottoconto, è necessario procedere dalle condizioni per l'utilizzo delle carte aziendali:

Se è stato stabilito un saldo minimo sul conto della carta, è consigliabile aprire conti secondari nel seguente ordine: "Saldo minimo", "Limite di pagamento".
Se vengono aperti più conti carta (per ogni carta aziendale), in Analytics per ogni conto (per ogni titolare della carta) viene aperto un sottoconto.
Se per un conto della carta vengono emesse più carte aziendali di diversi dipendenti che hanno il diritto di effettuare pagamenti entro il limite di pagamento generale, diventa necessario mantenere record analitici nel contesto dei titolari delle carte.
È possibile aprire sottoconti di secondo ordine del sottoconto “Conto carta speciale in banca” nell'ambito delle spese aziendali, di viaggio e di intrattenimento, a seconda delle caratteristiche organizzative, economiche e di altro tipo dell'organizzazione, nonché per avvicinare la contabilità e la contabilità di gestione.

Le registrazioni contabili che riflettono le transazioni effettuate utilizzando una carta bancaria aziendale dipendono dal tipo di carta.

Carta di debito

Blocco delle registrazioni contabili per una carta di debito aziendale

Addebito

Credito

Operazione

Una carta – tante possibilità!

Oltre alle tradizionali funzioni di pagamento di spese di rappresentanza, beni e servizi, viaggi e spese generali aziendali, nonché di prelievo di contante, puoi depositare autonomamente i proventi della tua azienda sul tuo conto corrente tramite gli sportelli ATM Cash-in.

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Richiedi una carta da remoto

Per richiedere la carta non è necessario recarsi in banca. È sufficiente una richiesta che può essere preparata nella banca Internet. Utilizzare le istruzioni per lavorare con le carte aziendali.

Gestisci la tua carta da remoto

Utilizzando un moderno sistema bancario online puoi impostare limiti, emettere o bloccare carte, ricaricare il tuo conto e tenere traccia delle transazioni da remoto, in tempo reale.

Disponibilità 24 ore su 24, 7 giorni su 7

Con una carta aziendale non è necessario recarsi al vostro ufficio servizi. Puoi depositare i proventi sul tuo conto corrente tu stesso, senza fornire il passaporto (utilizzando un codice PIN) e presso qualsiasi sportello bancomat bancario con la funzione Cash-in.

Con una carta aziendale risparmi tempo

Non avrai più bisogno di recarti in ufficio per incassare un assegno o perdere tempo a compilare le spese di viaggio. Con la carta puoi acquistare rapidamente un biglietto aereo, prenotare una camera d'albergo o prelevare contanti in qualsiasi parte del mondo.

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Le autorità fiscali potranno bloccare le carte aziendali delle aziende

<О приостановлении операций по счету>

Come bloccare una carta

Operazioni congelate

Gli account verranno bloccati solo online

La decisione di bloccare gli account dal 1 agosto sarà solo elettronica. Questo cambiamento ha sia vantaggi che svantaggi. Da un lato, le decisioni arriveranno alle banche entro un giorno. D'altro canto, le aziende sono private della possibilità di prendere personalmente una decisione sulla base della procura della banca (per maggiori dettagli, vedere UNP n. 25, 2012, p. 4 “Nuove modifiche sono state apportate al codice in materia di compensazione, restituzione, blocco e saldo”).

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COME L'INCASSO DI UN CONTO DA UNA CARTA AZIENDALE COMPORTA IL BLOCCO

Le banche devono monitorare attentamente le operazioni di prelievo di contanti dalle carte aziendali. La Banca Centrale Russa ha trasmesso le relative istruzioni sotto forma di raccomandazioni metodologiche n. 19-MR del 21 luglio 2017.

Lo scopo di tali operazioni è il riciclaggio dei proventi di reato. In questo caso, la soglia massima di prelievo non supera i 100.000 rubli al giorno. Le carte aziendali sono collegate al conto di un'organizzazione, azienda o singolo imprenditore. Se il volume dei prelievi di contanti inizia ad aumentare notevolmente, sorgono sospetti e i conti collegati alle carte vengono monitorati e poi bloccati.

La Banca Centrale accompagna la propria azione con preziose indicazioni per evitare lo spiacevole momento del blocco. In primo luogo, è necessario condurre regolarmente un’analisi e impostare l’importo massimo di contanti consentito durante un giorno lavorativo utilizzando le carte bancomat aziendali del cliente. In secondo luogo, le transazioni dovrebbero essere monitorate su base settimanale per identificare i clienti che effettuano transazioni, tenendo conto dell’importo di contante ricevuto rispetto al fatturato del conto bancario. E in terzo luogo, se sospetti che la transazione sia insolita, devi inviare informazioni a Rosfinmonitoring.

Tutto ciò creerà problemi in futuro ai singoli imprenditori che utilizzano le carte aziendali per prelevare i propri fondi dal conto corrente. Ciò potrebbe rendere impossibile l'utilizzo delle carte per tali operazioni e ogni volta ti verrà richiesto di dimostrare la legalità dei tuoi scopi per il prelievo di fondi.

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LA "NORTHEASTEN ALLIANCE" HA PERSO LA LICENZA

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Perché hai bisogno di una carta aziendale?

Una carta aziendale è un prodotto classico, il cui emittente è un'organizzazione finanziaria e creditizia. È direttamente collegato al numero di conto di una persona giuridica e viene utilizzato per coprire le aree di spesa correlate al lavoro diretto dell'impresa. La “plastica” non può essere utilizzata per transazioni di liquidazione per il pagamento della manodopera. In sostanza, questo è un analogo della finanza emessa sulla base di un rapporto. Può funzionare come una carta di credito o essere una carta di debito. Perché è necessaria una carta aziendale, quali opzioni le vengono assegnate e come applicarla nel lavoro pratico: tutto questo sarà trattato nel materiale.

Una carta aziendale aiuta a pagare le esigenze dell'azienda

Cos'è e a cosa serve

Abbiamo già detto che il prodotto della carta aziendale è direttamente correlato al conto di una persona giuridica ed è un analogo non in contanti del denaro emesso dalla direzione dell'azienda. Utilizzando questo strumento, è possibile effettuare calcoli nel processo di copertura di due aree di costo.

Spese per lavori principali

accordi con fornitori di articoli merceologici e con appaltatori;
spese di viaggio e spese di rappresentanza;
pagamento per i servizi degli appaltatori legati al ramo di attività principale.

Costi generali e aziendali

Questo gruppo comprende diverse tendenze classiche che vale la pena prendere in considerazione:

acquisto di forniture per ufficio;
pagamento per l'utilizzo di software e strumenti didattici;
consegna di corrieri e servizi postali;
altre aree aziendali.

È importante sapere

Le imprese contribuenti devono comprendere il fatto che le spese finanziate tramite una carta bancaria aziendale possono essere accettate per la contabilità fiscale solo se dispongono di normative e contengono prove documentali basate sul Codice Fiscale della Federazione Russa.

Puoi visualizzare i termini e le condizioni della carta sul sito web della banca.

Quali sono i vantaggi di utilizzare le carte aziendali?

Sono numerosi i vantaggi che l’utilizzo di tali prodotti implica:

Riduzione dei costi del piano operativo, che sono direttamente correlati all'emissione di valori in contanti contabili. L’azienda non dovrà più recarsi in banca per prelevare contanti.
Non è necessario acquistare valuta estera per viaggi d'affari all'estero o aprire un conto in valuta estera. Inoltre, ti risparmierai l'urgente necessità di compilare dichiarazioni durante il processo di sdoganamento. Il denaro lascerà il conto dell’organizzazione tramite conversione automatica nella valuta del paese in cui risiede il proprietario.
Possibilità di controllo. Possibilità di impostare un limite della carta. Opzione per connettere il servizio di notifica dei messaggi. Tutto ciò aiuta a controllare la spesa di denaro e alla possibilità di monitorare direttamente tutte le transazioni.
Effettuare operazioni di pagamento per importi impressionanti. Secondo le istruzioni della Banca Centrale, le operazioni di regolamento in contanti tra soggetti diversi possono essere effettuate solo se l'importo non supera i 100.000 rubli. Attraverso la carta, non avranno natura monetaria e presuppongono l'assenza di qualsiasi vincolo sugli importi.
Non ti sarà difficile fare acquisti su Internet ed effettuare operazioni di pagamento senza problemi.
Nonostante depositi i fondi sul conto dell'organizzazione, avrai accesso ad essi 24 ore su 24 e avrai anche l'opportunità di ricevere contanti in macchine speciali.
L'utente ha l'opportunità unica di allegare tutte le carte aziendali a un conto dotato di un limite di spesa per tutti i dipendenti dell'azienda.
Se perdi la tua carta, non perderai nemmeno un centesimo, a condizione che venga bloccata in modo tempestivo. Ridurrai più volte il rischio di perdita o furto di contanti e preserverai i tuoi risparmi.
Inoltre, l'utilizzo di questa carta può essere una buona alternativa all'utilizzo di un libretto degli assegni.

In base al tipo di carta scelta dal cliente, oltre al programma specializzato, è possibile ricevere determinati tipi di vantaggi e sconti.

Esempio di carta aziendale

Convenzioni per la progettazione di “plastiche” di tipo aziendale

Quindi abbiamo esaminato di cosa si tratta e quali caratteristiche incontrerai possedendo un prodotto del genere. Affinché le attività di registrazione si aprano e diventino possibili, devono essere soddisfatte diverse condizioni chiave:

fornire un elenco dei dipendenti dell'organizzazione che utilizzeranno questo prodotto e avere anche tutte le domande da loro presentate e il documento autorizzato dall'organizzazione stessa;
intrattenere adeguati rapporti contrattuali con l'organismo bancario;
iniziare ad aprire un conto sulla carta fornendo l'elenco necessario della documentazione;
denunciare l'avvenuto rilascio della tessera all'autorità fiscale competente, entro 7 giorni dalla stipula del contratto, pena l'applicazione delle sanzioni, come specificato all'art. 118 Codice Fiscale della Federazione Russa;
in caso di chiusura del conto è necessario darne comunicazione anche ai servizi e alle strutture governative competenti.

Per quanto riguarda le condizioni principali in cui viene effettuata l'emissione, in media gli istituti finanziari addebitano circa 1.000 - 1.500 rubli per la manutenzione annuale dei prodotti. Il numero di carte che possono essere collegate a un conto aperto è stabilito in modo indipendente da ciascun istituto finanziario e in alcuni casi non esiste alcun limite. Alcuni istituti, fornendo ai propri clienti un elenco preferenziale di condizioni, scelgono di fissare il saldo minimo, che tradizionalmente varia da 3 a 10 mila rubli.

Cos'altro bisogna considerare quando si apre una carta?

Nonostante alcune difficoltà nella redazione e nella registrazione, una carta bancaria aziendale è in realtà uno strumento utile e conveniente che promuove l'organizzazione razionale e il pieno controllo delle aree di spesa per il lavoro principale dell'organizzazione e dei costi aziendali. Per completare la procedura di registrazione di un prodotto, è necessario stipulare un apposito accordo relativo alla manutenzione delle carte aziendali, che visualizzano i dati sui potenziali utenti.

Puoi pagare con carta nei negozi e online

Questo documento contrattuale deve essere accompagnato dalle dichiarazioni dei dipendenti presentate appositamente per il rilascio delle carte e dalle procure dell'organizzazione. Per aprire un conto, dovresti prestare la dovuta attenzione alla raccolta del pacchetto di documentazione ottimale. Il loro elenco è comune a molte banche, ma può variare a seconda della situazione individuale. Il numero possibile di carte da aprire è determinato a livello dell'organizzazione bancaria e può variare in base a condizioni particolari.

Negli istituti finanziari russi medi, il costo annuale di una carta aziendale parte da 1.000 rubli all'anno. Ad esempio, presso Avangard Bank questa cifra è di 900 rubli e per una carta di classe Gold – 2.000 rubli. Presso la Banca delle azioni industriali di San Pietroburgo, la manutenzione del prodotto all'anno costerà 1.000 rubli. E in alcune banche di Mosca, il servizio di carte di questa classe è ancora maggiore e ammonta a circa 2.000 rubli.

Quale conclusione si può trarre dalle sfumature sopra descritte?

Quindi abbiamo esaminato cos'è una carta aziendale e come utilizzarla. Le aree di spesa dell'organizzazione associate all'attività chiave fungono da elemento chiave del lavoro di qualsiasi azienda. Per renderli quanto più convenienti possibile, gli istituti finanziari hanno creato questo strumento unico. Permette all'azienda di risolvere una vasta gamma di problemi e contiene molti aspetti positivi. Il costo della manutenzione è tradizionalmente calcolato su un periodo annuale ed è compreso tra 1 e 2 tonnellate di rubli russi. Alcune tariffe e condizioni dipendono strettamente da quale carta e da quale banca hai scelto per te.

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Contabilità delle transazioni con carte aziendali

Fonte: rivista Glavbukh

Per comodità di pagare i servizi tramite persone responsabili, le agenzie di viaggio possono emettere una carta aziendale. Parliamo delle sfumature di tali calcoli.

Quali tipi di carte aziendali esistono?

Una carta aziendale è una carta bancaria il cui titolare è un dipendente dell'azienda che ha stipulato un accordo per l'emissione di tale carta. Le banche possono emettere carte aziendali di debito e credito (clausola 1.5 del Regolamento sull'emissione delle carte di pagamento e sulle transazioni effettuate con il loro utilizzo, approvato dalla Banca di Russia il 24 dicembre 2004 n. 266-P).

Il titolare di una carta di debito (di pagamento) può effettuare transazioni entro l'importo dei fondi stabilito dalla banca. Questi calcoli vengono effettuati utilizzando il denaro della società sul suo conto. Utilizzando una carta di credito, il titolare può effettuare transazioni utilizzando il denaro fornito dalla banca entro il limite stabilito secondo i termini del contratto di prestito.

Entrambe le carte aziendali possono essere personalizzate o non personalizzate. Le carte personalizzate vengono rilasciate a un dipendente specifico della compagnia di viaggio. Quelli senza nome vengono rilasciati alla società. Tale carta può essere utilizzata da qualsiasi persona responsabile.

Come dimostra la pratica, le agenzie di viaggio utilizzano principalmente carte di debito con un limite fissato per ciascuna carta per diverse categorie di spesa e uno scoperto.

Come richiedere la carta aziendale

Per emettere una carta aziendale, un'agenzia di viaggi deve stipulare un accordo con una banca. Deve essere accompagnato da:

elenco dei dipendenti che utilizzeranno la carta. Le loro firme devono essere certificate dal sigillo aziendale;
copie dei passaporti dei dipendenti a nome dei quali vengono emesse le carte;
accordi sull'utilizzo delle carte nella forma stabilita dalla banca, compilati e firmati personalmente dai dipendenti.

La carta bancaria aziendale viene rilasciata direttamente al titolare indicato dall'agenzia di viaggio nella richiesta della carta bancaria o al rappresentante dell'azienda sulla base di una procura.

Come regolamentare l'utilizzo di una carta aziendale

Affinché i dipendenti possano utilizzare liberamente le carte aziendali, l'agenzia di viaggi deve sviluppare regolamenti sulla procedura per il loro utilizzo (parte 1 dell'articolo 8 del Codice del lavoro della Federazione Russa). Si consiglia di installare:

un elenco delle spese e delle transazioni che possono essere effettuate da un dipendente utilizzando una carta aziendale;
limiti di pagamento per carte aziendali;
il periodo dopo il quale il dipendente deve restituire la carta;
la procedura per la presentazione della rendicontazione da parte dei titolari della carta sugli importi spesi;
il termine entro il quale il dipendente deve presentare una relazione preventiva alla società con allegati i documenti giustificativi;
elenco dei documenti accettati come conferma delle spese sostenute.

Inoltre, è necessario approvare un elenco di posizioni di persone le cui mansioni lavorative comportano l'uso di carte aziendali (clausola 1 dell'articolo 847 del Codice Civile della Federazione Russa). I dipendenti le cui posizioni sono elencate nell'elenco devono avere familiarità con la posizione sotto firma (parte 2 dell'articolo 22 del Codice del lavoro della Federazione Russa).

Per escludere casi di smarrimento di carte aziendali, nonché di uso improprio o furto di fondi, è necessario organizzare in azienda un registro dell'accettazione e dell'emissione delle carte bancarie aziendali (articolo 9 della legge federale del 6 dicembre 2011 n. 402-FZ “Contabilità”). Per fare ciò, è consigliabile sviluppare un registro che rifletta i seguenti dati: numeri di carta, nomi completi dei titolari, date di trasferimento e restituzione delle carte. Il fatto dell'emissione e della restituzione della carta aziendale sarà confermato dal dipendente che l'ha ricevuta e dalla persona che conserva i dati della carta.

Le carte bancarie aziendali personalizzate possono essere nelle mani dei titolari, purché rispettino i requisiti di sicurezza. Tutte le carte aziendali non personalizzate vengono conservate nella cassaforte aziendale. Di norma, le carte non personali vengono rilasciate a un dipendente per svolgere un compito specifico: pagamento di spese di viaggio, intrattenimento o altre spese.

Quali spese si possono pagare con la carta?

Secondo la clausola 2.5 del Regolamento n. 266-P, una persona giuridica può effettuare utilizzando carte bancarie, in particolare, le seguenti operazioni:

ricevere contanti per pagamenti in Russia relativi alle attività di una persona giuridica, compreso il pagamento delle spese di viaggio e di intrattenimento;
effettuare pagamenti in rubli relativi alle attività della persona giuridica, compreso il pagamento delle spese di viaggio e di intrattenimento nella Federazione Russa;
ricevere contanti in valuta estera all'estero per pagare le spese di viaggio e di ospitalità;
pagare le spese di viaggio e ospitalità in valuta estera al di fuori della Federazione Russa.

Il contabile di un'agenzia di viaggi ha spesso una domanda: un dipendente distaccato può utilizzare una carta aziendale all'estero per pagare servizi turistici per conto dell'organizzazione stessa? E se sì, in che modo la banca autorizzata esercita il controllo valutario su tali transazioni?

La legge federale n. 173-FZ del 10 dicembre 2003 "Sulla regolamentazione e il controllo valutario" non stabilisce restrizioni sulle transazioni in valuta estera tra residenti e non residenti. Di conseguenza, un dipendente inviato all'estero, che agisce in nome e per conto della sua organizzazione, può teoricamente utilizzare una carta aziendale per pagare i servizi turistici.

Il precedente Regolamento sulla procedura di emissione di carte bancarie da parte di organismi creditizi (approvato dalla Banca di Russia il 9 aprile 1998 n. 23-P) conteneva una regola secondo la quale, quando si effettuano transazioni valutarie utilizzando carte aziendali, a la persona giuridica era tenuta a fornire alla banca autorizzata la giustificazione dell'operazione, inclusa una nota delle spese. Non esiste tale requisito nel regolamento attualmente in vigore n. 266-P.

Allo stesso tempo, la clausola 2.5 dell'Istruzione della Banca di Russia n. 138-I del 4 giugno 2012 stabilisce che quando si cancella valuta estera da un conto corrente utilizzando una carta bancaria, alla banca autorizzata non viene presentato un certificato di transazione valutaria . Eccetto il caso di transazioni valutarie che richiedono l'esecuzione di un passaporto di transazione. Ricordiamo che quando si effettuano transazioni in valuta estera non è necessario rilasciare un passaporto di transazione se l'importo totale del contratto non supera l'equivalente di 50mila dollari USA al tasso di cambio ufficiale alla data della conclusione del contratto (clausola 5.2 dell'Istruzione n. 138-I).

Pertanto, l'organizzazione ha il diritto di pagare i servizi turistici all'estero in valuta estera con una carta bancaria aziendale.

Come segnalare la spesa di denaro su una carta aziendale

Attualmente non esiste una normativa che stabilisca quale documento deve redigere un dipendente dell'azienda per confermare la spesa dei fondi su una carta aziendale. Pertanto, un'agenzia di viaggi può utilizzare il modulo di rapporto anticipato unificato n. AO-1, approvato con decreto del Comitato statistico statale della Russia del 1 agosto 2001 n. 55.

La società ha inoltre il diritto di sviluppare un proprio modulo di relazione (comma 4, articolo 9 della legge n. 402-FZ), che deve essere incluso nell'appendice alle politiche contabili (comma 4, comma 3, articolo 21 della legge n. 402-FZ, comma 4 della PBU 1/2008).

Quando un dipendente ha un reddito soggetto all'imposta sul reddito delle persone fisiche

Quando si effettuano pagamenti su carte aziendali, è necessario ricordare che il dipendente deve rendere conto dei fondi ricevuti: presentare un rapporto anticipato con i documenti giustificativi.

Se un dipendente non segnala tempestivamente la spesa dei fondi o non restituisce i fondi prelevati dalla carta, avrà un reddito soggetto all'imposta sul reddito delle persone fisiche (risoluzione del Presidium della Corte Suprema Arbitrale della Federazione Russa del 5 marzo 2013 n. 14376/12, FAS Distretto della Siberia occidentale del 19 febbraio 2014 n. A45-25321/2012). Sebbene, secondo alcuni giudici, l’assenza di documenti giustificativi della spesa dei fondi emessi in acconto o della loro restituzione in cassa non costituisca prova che tali importi possano essere attribuiti a redditi di lavoro dipendente (delibera della Prima Corte Arbitrale d’Appello dell'11 aprile 2013 n. A43-14173/2012, decisione del tribunale arbitrale della regione di Nizhny Novgorod del 31 gennaio 2013 n. A43-14173/2012).

Devo rispettare il limite di pagamento quando utilizzo la carta?

La clausola 6 della Direttiva della Banca di Russia n. 3073-U del 7 ottobre 2013 limita i regolamenti in contanti tra persone giuridiche, persone giuridiche e imprenditori. Il limite è di 100.000 rubli. sotto un unico contratto.

L'utilizzo di una carta bancaria aziendale non è un pagamento in contanti. Pertanto, l'importo del pagamento può superare i 100.000 rubli se un dipendente paga beni (lavoro, servizi) utilizzando una carta.

Tuttavia, un dipendente che preleva contanti da una carta significa ricevere fondi sul conto. E poiché la persona responsabile effettua ulteriori pagamenti per conto dell'agenzia di viaggi, tali contanti nelle liquidazioni devono essere utilizzati tenendo conto del limite.

La multa per violazione del limite di pagamento per un'agenzia di viaggi varia da 40.000 a 50.000 rubli, per un funzionario da 4.000 a 5.000 rubli. (Articolo 15.1 del Codice della Federazione Russa sugli illeciti amministrativi).

Come tenere la contabilità delle transazioni con carte aziendali

La contabilità delle transazioni con carte aziendali deve essere tenuta nel conto 55 “Conti speciali nelle banche”. Per una contabilità più conveniente delle transazioni sulle carte aziendali, per questo conto viene aperto un conto secondario "Carte aziendali". Si consiglia di mantenere una contabilità analitica per questo sottoconto per ciascuna carta aziendale ricevuta. La disponibilità e il movimento dei fondi in valuta estera vengono presi in considerazione separatamente.

Esempio 1 Un'agenzia di viaggi ha inviato un dipendente in viaggio d'affari. Allo stesso tempo gli è stata consegnata una carta aziendale, sulla quale sono stati accreditati 45.000 rubli dal suo conto corrente. Al ritorno da un viaggio d'affari, il dipendente ha presentato un rapporto anticipato.

Le spese ammontavano a: – 16.000 rubli. - Per viaggiare; – 30.000 rubli. – per alloggio; – 6300 rubli. - indennità giornaliera; – 3500 rubli. - spese di rappresentanza.

Nella contabilità sono state effettuate le seguenti registrazioni: DEBITO 55 sottoconto “Corporate Card” CREDITO 51 – 45.000 rubli. – i fondi sono stati accreditati sulla carta;

DEBITO 71 CREDITO 55 sottoconto “Carta aziendale” – 45.000 rubli. – i fondi vengono addebitati sulla carta quando un dipendente paga senza contanti o in caso di prelievo di contanti;

DEBITO 26 CREDITO 71 – 52.300 rub. – si riflettono le spese di viaggio;

DEBITO 44 CREDITO 71 – 3500 rub. – le spese di rappresentanza vengono stornate;

DEBITO 71 CREDITO 50 – 10.800 rub. – è stata effettuata la transazione definitiva con il dipendente.

Utilizzando una carta aziendale è possibile effettuare pagamenti in valuta estera. Quindi verrà utilizzato il conteggio 57.

Esempio 2 Cambiamo i dati dell'esempio precedente. Supponiamo che il dipendente sia stato inviato in viaggio d'affari all'estero.

Per acquistare valuta sono stati trasferiti 45.900 rubli dal conto corrente e accreditati sulla carta 900 dollari. Il tasso di cambio alla data di acquisto era di 50 rubli/USD (con riserva).

Le spese ammontavano a: – 30.000 rubli. (600 USD x 50 rubli/USD) – spese di soggiorno; – 15.000 rubli. ((50 USD x 50 rubli/USD x 6 giorni) – indennità giornaliera per il periodo all'estero (nell'esempio ometteremo l'indennità giornaliera russa).

Nella contabilità sono state effettuate le seguenti registrazioni: DEBITO 57 sottoconto “Carta aziendale in rubli” CREDITO 51 – 45.900 rubli. – i fondi sono stati trasferiti per acquistare valuta estera;

DEBITO 55 sottoconto “Carta aziendale in valuta estera” CREDITO 57 – 45.000 rub. ((900 USD + 50 USD) – valuta accreditata;

DEBITO 91 sottoconto “Altre spese” CREDITO 57 – 900 rub. (45.900 – 45.000) – riflette i costi di conversione dei rubli in dollari USA;

DEBITO 71 CREDITO 55 sottoconto “Carta aziendale in valuta estera” – 15.000 rubli. – sono stati prelevati fondi dalla carta per pagare l’indennità giornaliera;

DEBITO 71 CREDITO 55 sottoconto “Carta aziendale in valuta estera” – 30.000 rubli. – i fondi in valuta estera vengono addebitati sulla carta per pagare l'hotel;

DEBITO 26 CREDITO 71 – 45.000 rub. – le spese di viaggio della persona responsabile si riflettono sulla base del rapporto anticipato.

Poiché i fondi dell'azienda sono stati convertiti in valuta estera per l'importo delle spese di viaggio del dipendente e trasferiti sulla carta aziendale alla data del conteggio sulla carta, nella contabilità non si verificano differenze di cambio (clausole 4, 5, 9 PBU 3/ 2006, appendice alla PBU 3/2006).