Per alcune entità commerciali nazionali, il viaggio d’affari di un direttore non è qualcosa di straordinario; altri si trovano ad affrontare questo problema per la prima volta, ponendo domande come “come formalizzarlo”, “quali documenti sono necessari e chi li rilascerà”. Le risposte, nonché istruzioni dettagliate su come organizzare un viaggio d'affari per un manager, sono presentate nell'articolo.

Disciplina normativa in materia di viaggi

La definizione del concetto di “ufficiale” è data dall’art. 166 del Codice del lavoro e recita quanto segue: si tratta di un viaggio di un subordinato con una pausa dal posto di lavoro permanente per svolgere un incarico assegnato dalla direzione.

Non sono considerati tali gli spostamenti dei dipendenti assunti per lavoro itinerante.

Le specifiche del rinvio sono contenute nell'omonimo decreto governativo n. 749 del 13 ottobre 2008.

Questi atti regolano la questione della formalizzazione di un viaggio d'affari per il capo di un'organizzazione, poiché è anche lui un dipendente, ma autorizzato a rappresentare la parte del datore di lavoro nei rapporti con gli altri membri del team (rilevante se il capo non è il fondatore).

Quindi, secondo loro:

• la durata di questo viaggio è determinata in base al volume dei compiti esistenti e alla loro complessità;
• al manager vengono fornite alcune garanzie durante la sua assenza (in particolare, sul mantenimento della sua posizione e del guadagno medio, nonché sul rimborso delle spese mirate sostenute al suo ritorno).
• sono stabilite alcune restrizioni.

La durata del soggiorno in viaggio d'affari non è regolamentata. L'unica cosa - le persone ammesse al segreto di Stato non possono soggiornarvi per più di sei mesi(Delibera n.63 del 02/06/2010).

La legislazione prevede che sia obbligatorio risarcire integralmente il manager per le spese mirate sostenute durante un viaggio d'affari.

Le restrizioni devono essere intese come divieto di viaggi di lavoro per le seguenti categorie di dirigenti:

• donne in attesa di un bambino;
• genitori soli a carico di minori di 5 anni, figli disabili o familiari disabili.

Le restrizioni si applicano anche ai manager che allevano da soli bambini di età inferiore a tre anni. Possono essere inviati in viaggio d'affari, ma solo con il consenso scritto e un certificato medico attestante la buona salute.

Registrazione del viaggio d'affari di un regista: documenti

Il viaggio d'affari è accompagnato dai documenti adottati con decreto del Comitato statistico statale n. 1 dal 01/05/2004 al 2013.

Prima di procedere con la registrazione, è necessario studiare la documentazione legale. Indica la persona autorizzata a redigere e vistare le ordinanze locali. A volte si tratta di un vicedirettore o di un capo contabile, consentito dalla clausola 3 dell'art. 53 Codice Civile. Se il regista stesso è il regista, deve firmare i documenti richiesti.

1. F. N. T-10a;
2. F. N. T-9;
3. provvedimento di sostituzione temporanea del dirigente;
4. F. No. T-10.

Il primo modulo è un incarico ufficiale da inviare in viaggio d'affari e un rapporto sulla sua attuazione. Riassume brevemente i risultati del viaggio e le spese sostenute.

Sulla base di esso viene emesso un ordine di distacco (comma 2) e, parallelamente, un ordine di sostituzione del dirigente.

Il fatto di essere in viaggio d'affari e la sua durata sono comprovati da un certificato di viaggio (clausola 4), rilasciato in una copia quando si viaggia all'interno della Federazione Russa per un periodo superiore a un giorno. Contiene i dati anagrafici del viaggiatore, lo scopo del viaggio, le marche temporali di arrivo a destinazione e di ritorno, e viene fornito dal gestore al servizio contabilità insieme al rapporto anticipato.

Il tutto è firmato dal responsabile dell'organizzazione, salvo delega ad altra persona. Cioè, si manda per affari.

Dall'inizio del 2015 i documenti dei punti 1 e 4 sono considerati facoltativi (risoluzione n. 1595 del 29 dicembre 2014), tuttavia in molte società nazionali esistono ancora.

Ordine di mandare il direttore in viaggio d'affari

Dal 2017, l'ordine costituisce la base principale per l'elaborazione dei viaggi di lavoro e il risarcimento delle spese sostenute durante gli stessi.

La questione del numero di copie di un documento non è stata presa in considerazione a livello federale, quindi i manager lo decidono da soli, tenendo conto delle esigenze del lavoro d'ufficio. Molto spesso viene pubblicato un originale, una copia del quale viene inviata al servizio di contabilità.

L'intestazione contiene informazioni sul nome dell'azienda, sul codice OKPO e sulla numerazione del documento.

Nel corpo dell'ordinanza si legge:

• durata del viaggio (in cal. giorni);
• date di partenza e ritorno;
• destinazione;
• scopo del viaggio;
• dati personali del responsabile;

Se necessario, viene menzionato il soggetto che finanzia il viaggio.

Il documento deve essere vistato dal responsabile (o da persona autorizzata) e certificato con sigillo. Invece di firmare la conoscenza, puoi mettere una data.

L'ordine è archiviato:

• 5 anni – se il viaggio è stato di breve durata, cioè non ha superato un anno (o 6 mesi, come detto sopra);
• 75 anni – in caso di viaggio d'affari a lungo termine.

Il trasferimento dei poteri da parte del manager: come viene effettuato, come viene supportato

Quando si invia un manager, è necessario prestare attenzione alla questione della delega delle sue responsabilità. Possono essere trasferiti a qualsiasi dipendente, ma con il suo consenso scritto. Se viene dato, viene emesso un ordine corrispondente.

Nel documento di esempio:

• si riflettono la durata e i prerequisiti per la sostituzione;
• sono specificati i poteri In caso contrario, la persona sostitutiva dovrà svolgere tutte le funzioni definite dallo Statuto;
• contiene una clausola sul compenso per la sostituzione temporanea se non rientra nelle responsabilità lavorative del subordinato.

In questo caso è consigliabile concludere con il subordinato un accordo aggiuntivo al suo contratto di lavoro.

Al deputato viene conferita anche una procura per la gestione degli affari (articolo 185 del Codice del lavoro). Fondamentalmente ha validità tre anni. Ma il manager ha il diritto di specificare un periodo più breve. Non necessita di notarile.

Affinché il deputato possa firmare non solo i documenti locali, ma anche quelli finanziari, il gestore deve fornire all'organizzazione bancaria al servizio una carta con la firma del deputato (se non è nella versione originale).

Rimborso spese e pagamento delle indennità giornaliere

Idealmente, prima di partire per un viaggio d'affari, al manager viene concessa un'indennità giornaliera per spese mirate per un importo di:

• 700 rubli. per ogni giorno - se il viaggio non prevede l'estero;
• 2500 rubli. – se il direttore sta programmando un viaggio d’affari.

Gli importi indicati sono prescritti a livello federale. Sono esenti da imposta e possono essere aumentati. In questo caso la differenza viene tassata con un’aliquota del 13%. Se la durata del viaggio all'estero è superiore a 183 giorni, la tariffa aumenta al 30%.

Il meccanismo e il volume della compensazione dei costi sono determinati a livello macro e micro (nei documenti locali).

Pertanto, entro tre giorni dalla data di rientro al lavoro dopo il viaggio, il direttore fornisce una relazione anticipata in forma standardizzata sulle spese di viaggio e un pacchetto di documentazione giustificativa (biglietti di viaggio, assegni, ricevute), sulla base della quale il l'addetto alla contabilità effettua il saldo finale con il direttore. Se l'importo speso è inferiore a quello ricevuto prima della partenza, la differenza verrà restituita alla cassa. Le spese eccessive vengono risarcite al direttore oppure no se non sono previste.

La base documentaria per l'emissione di denaro è RKO, i suoi dettagli sono inseriti nel rapporto anticipato.

Il viaggio d'affari del regista in un'auto personale è confermato da un foglio di percorso, assegni pagati e ricevute che confermano il percorso. Nella fase iniziale della registrazione di un viaggio d'affari, deve fornire un certificato di registrazione o una procura se l'auto non è di sua proprietà.

Al direttore possono essere pagati fondi aggiuntivi per riparare o mantenere il veicolo da utilizzare per scopi lavorativi. Ciò deve essere indicato nel contratto tra il gestore e la persona giuridica.

Oltre ai fondi di cui sopra, ogni giorno lavorativo di un viaggio d'affari viene pagato in base al guadagno medio (per 12 mesi). Se è inferiore allo stipendio, il distacco del dirigente non è redditizio. In questo caso, gli può essere concesso un pagamento aggiuntivo, la cui base di calcolo è lo stipendio.

Viaggio d'affari del direttore in un giorno libero

A volte i dirigenti aziendali devono partire per un viaggio d'affari o restarvi. In generale ciò è vietato dall’art. 113 del Codice del lavoro, ma contiene anche casi eccezionali in cui ciò è consentito.

Pertanto, il viaggio d'affari di un amministratore durante un fine settimana o un giorno festivo non lavorativo è possibile solo con il suo consenso scritto e deve essere condizionato dalla necessità di portare a termine tempestivamente compiti imprevisti, da cui dipende il normale funzionamento dell'entità aziendale.

All'arrivo, il capo dell'Art. 153 TC è fornito:

• pagamento in importo maggiorato (minimo doppio);
• pagamento unico + un giorno di riposo aggiuntivo in qualsiasi momento a lui conveniente.

Caratteristiche di un viaggio d'affari per il capo di un'organizzazione di bilancio

Nei documenti locali delle organizzazioni senza scopo di lucro (in particolare, nell'ordine di invio in viaggio d'affari), dovrebbero essere indicate le fonti di risarcimento per le spese di viaggio. Può trattarsi di fondi di bilancio o entrate derivanti dalla fornitura di servizi a pagamento.

In molte istituzioni di bilancio, il manager può combinare le posizioni. Pertanto, viene inviato in viaggio d'affari sia nel luogo di lavoro principale che in quello aggiuntivo.

Da quanto sopra ne consegue che un viaggio d'affari per un manager, in effetti, non è diverso da un viaggio d'affari per un normale subordinato. L'unica riserva riguarda la delega dei poteri durante l'assenza dell'amministratore, che è formalizzata mediante i relativi documenti firmati o da una persona autorizzata o dall'amministratore stesso, salvo diversa disposizione dello Statuto. Inoltre, dal 2015, non è necessario redigere un incarico di lavoro e rilasciare un certificato di viaggio. La prova documentale del viaggio e la base per il risarcimento sono l'ordine di invio di un viaggio d'affari e i documenti di viaggio.

Il direttore generale dell'azienda può anche partire per un viaggio d'affari, poiché ci sono questioni in cui potrebbe essere necessaria la sua presenza personale. I funzionari delle risorse umane a volte hanno domande su come organizzare correttamente un viaggio d'affari per un direttore, quali documenti sono necessari e chi dovrebbe firmarli. Risponderemo e considereremo anche le caratteristiche dell'organizzazione di un viaggio d'affari per il fondatore.

Base normativa

La procedura per l'invio dei dipendenti in viaggio d'affari è regolata dalla normativa. Il primo di questi è il Codice del lavoro della Federazione Russa, in particolare l'art. 166. Si definisce viaggio d'affari. Il secondo documento, che è anche il principale, è il Regolamento sulle modalità di invio dei dipendenti in viaggio d'affari. È stato approvato con decreto del governo della Federazione Russa del 13 ottobre 2008 n. 749.

Motivi del viaggio d'affari di un regista

Gli scopi di un viaggio d'affari del capo di un'organizzazione possono essere i seguenti:

• incontri con futuri appaltatori, implementazione di nuove idee imprenditoriali;
• apertura di nuovi uffici di rappresentanza aziendale in altre città o addirittura paesi;
• lavoro relativo all'apertura di un nuovo progetto, partecipazione alle trattative con gli appaltatori, conclusione di contratti con loro;
• risoluzione di questioni controverse sorte a seguito di ispezioni di filiali o divisioni separate da parte delle autorità di controllo statale.

La base documentata è sempre una nota correttamente eseguita.

Lo scopo del viaggio d'affari è indicato anche nell'ordine del viaggio d'affari.

Registrazione del viaggio d'affari del direttore e documenti necessari

Il direttore generale, che non è allo stesso tempo il fondatore dell'azienda, è esattamente lo stesso dipendente degli altri. L'unica differenza è che è il legale rappresentante del datore di lavoro nei rapporti con gli altri dipendenti. Pertanto, la procedura per l'elaborazione del suo viaggio d'affari presenterà solo lievi differenze rispetto alla registrazione di un viaggio d'affari per un dipendente ordinario.

Pertanto, l'ordine di registrazione è il seguente:

1. Il manager scrive un promemoria sull'invio in viaggio d'affari. Questo documento è considerato la base per il rilascio di un certificato di viaggio e di un ordine.
2. Viene redatto un ordine per inviare un dipendente in viaggio d'affari. Indica lo scopo del viaggio, la durata, il luogo e altre informazioni importanti.
3. L'ordine viene registrato nel registro degli ordini, il dipendente prende conoscenza del documento e appone la propria firma nel registro in segno di consenso.
4. Viene rilasciato un certificato di viaggio per. Le organizzazioni lo fanno di propria iniziativa, poiché non è richiesto dalla legge. È prescritto solo per il controllo interno.
5. Al direttore generale, come a qualsiasi altro dipendente, viene concesso un anticipo per pagare le spese di viaggio.
6. Non necessariamente, ma è possibile registrare il fatto che un dipendente parte in viaggio nel diario di bordo dei dipendenti in viaggio d'affari. La società ha la facoltà di provvedere alla presenza e alla tenuta di tale giornale a propria discrezione.
7. Dopo che un dipendente, e in questo caso il direttore generale, è andato in viaggio d'affari, i giorni trascorsi in viaggio vengono annotati nel foglio presenze.
8. Al ritorno, il dipendente fornisce un rapporto sui fondi spesi in relazione al viaggio d'affari. Si allegano assegni e ricevute attestanti le spese.

I documenti devono essere redatti correttamente, da questo dipenderà il destino della base imponibile della società (sottoclausola 12, comma 1 dell'articolo 264 del Codice fiscale della Federazione Russa). Ad esempio, se l'ordine viene emesso in seguito, si scopre che il numero di giorni di viaggio d'affari verrà preso in considerazione dai contabili in misura inferiore, e quindi anche l'importo delle spese nella base imponibile sarà inferiore al importo effettivo (che il direttore generale ha ricevuto nelle sue mani quando era già partito per il viaggio). Pertanto, è così importante rispettare le scadenze per la redazione della documentazione primaria. Tutte le sfumature sono indicate nella Risoluzione del Comitato statistico statale della Federazione Russa n. 1 del 5 gennaio 2004.

Chi firma l'ordine e gli altri documenti

Tutti i documenti devono essere firmati dal capo dell'organizzazione; di conseguenza, il direttore generale firma per sé sia ​​l'ordine che la nota. Quindi, si scopre che si manda in viaggio d'affari.

Assegnazione delle responsabilità

Nei casi in cui il dirigente è assente dal posto di lavoro, e in questo caso, è andato in viaggio d'affari, i suoi poteri vengono trasferiti ad un altro dipendente per adempiere ai compiti del direttore: firmare contratti, ordini, ecc. La scelta di tale dipendente può dipendere dalla decisione del manager. Ma nella maggior parte dei casi, tale dipendente diventa quello registrato nella documentazione statutaria dell'organizzazione (articolo 53 del codice civile della Federazione Russa).

Di norma, questi sono i seguenti dipendenti:

• Vicedirettore;
• capo del dipartimento risorse umane;
• capo di qualsiasi divisione o dipartimento;
• co-fondatore, se presente;
• contabile.

Cosa considerare quando si assegnano le funzioni di Direttore Generale ad un altro dipendente:

1. Il dipendente inizia a svolgere nuove mansioni aggiuntive rispetto a quelle principali, quindi questo fatto deve essere concordato con il dipendente. Le nuove responsabilità e le modalità di pagamento devono essere specificate in un accordo aggiuntivo al contratto di lavoro.
2. Per trasferire il diritto di firma, è necessario rilasciare una procura (articolo 185 del Codice del lavoro della Federazione Russa). La sua durata può essere qualsiasi, ma, di norma, corrisponde al periodo del viaggio d'affari.
3. È necessario ottenere il consenso scritto del dipendente.
4. Viene emesso un ordine per trasferire i poteri dell'amministratore per un certo periodo.

Attenzione! Se il dipendente era investito dell’autorità di un dirigente prima che fosse organizzato il viaggio d’affari di quest’ultimo, allora ha il diritto di firmare tutti i documenti relativi al viaggio.

Viaggio d'affari del fondatore

Ci sono situazioni in cui è necessario inviare il fondatore in viaggio d'affari. Più precisamente, il viaggio deve essere registrato come viaggio d'affari, perché il fondatore è in viaggio per affari aziendali, e le spese devono essere computate come spese di viaggio. Ma non è un dipendente dell'azienda, quindi non può essere inviato in viaggio d'affari (articolo 166 del Codice del lavoro della Federazione Russa) e non è possibile dare denaro in acconto. Se questa regola viene trascurata, l'ufficio delle imposte potrebbe avere delle domande.

Per organizzare un viaggio d'affari per il fondatore (e allo stesso tempo ammortizzare le spese nella contabilità fiscale, non trattenere e ricevere una detrazione), è possibile utilizzare tre metodi.

Contratto di lavoro

Il primo modo è concludere un contratto di lavoro a tempo determinato con il fondatore e assumerlo per una posizione (ad esempio, assistente alla regia) con uno stipendio minimo. Quindi puoi organizzare un viaggio d'affari secondo tutte le regole: con pagamento dell'alloggio e indennità giornaliera.

Importante! Il contratto di lavoro deve specificare le responsabilità relative al viaggio d'affari: partecipazione alle trattative, preparazione alla conclusione delle transazioni, ecc. Lo stipendio in questo caso non dovrebbe essere inferiore al salario minimo.

Contratto civile

Il secondo modo è concludere un accordo di diritto civile per ogni “viaggio d'affari”. Tale accordo deve specificare compiti specifici: cosa deve fare, quale risultato deve ottenere.

Il contratto può essere di due tipologie: fornitura di servizi e incarichi (si stipula se è necessario firmare eventuali documenti durante il viaggio, e viene redatta anche una procura per il diritto di firmare documenti per conto dell'azienda) .

Se viene concluso un GPA, l'azienda deve rimborsare al fondatore i costi di questo viaggio o acquistare i biglietti, pagare l'alloggio, ecc. Nel primo caso, l'imposta sul reddito delle persone fisiche e i premi assicurativi non vengono addebitati per il risarcimento dei costi; tale importo è incluso nelle spese fiscali dell'organizzazione. Tutte le spese devono essere confermate dalla fonte primaria; l'IVA non può essere detratta, perché Nei documenti apparirà solo il fondatore.

Se l'azienda stessa paga il viaggio e l'alloggio, sarà possibile la detrazione dell'IVA, perché i documenti verranno emessi a nome della società.

I contanti per il viaggio non vengono emessi in acconto, ma semplicemente dal registratore di cassa come fondi necessari per l'attuazione del GPA. L'ordine di ricevuta di cassa dovrà riportare la data ed il numero del presente accordo.

Senza un accordo

Non è necessario concludere alcun accordo se il viaggio è legato a un'operazione, la cui conclusione richiede la presenza e l'approvazione del fondatore. Esistono tipologie di operazioni che un amministratore non può concludere in modo autonomo:

• grandi (si tratta di transazioni con beni di valore superiore al 25% del valore della proprietà dell'impresa);
• con interesse;
• che sono indicati nello statuto della LLC come soggetti a approvazione.

Se il motivo del viaggio è una di queste transazioni, il Servizio fiscale federale non metterà in dubbio la giustificazione dei costi del viaggio (articolo 252 del Codice fiscale della Federazione Russa). In genere, tali spese sono contabilizzate come altre o.

Poiché i fondi non sono stati utilizzati per pagare le spese personali del fondatore, ma per pagare le spese della società, non è richiesto il pagamento dell’imposta sul reddito personale e dei premi assicurativi. L'IVA può essere detratta.

L'attività della società interessa spesso numerose controparti, che possono essere localizzate in un'area diversa da quella in cui ha sede la società. Per interagire con loro, un'organizzazione può inviare i propri dipendenti in viaggio d'affari per raggiungere gli obiettivi di produzione prefissati. È necessario registrare correttamente un viaggio d'affari in modo che l'azienda non abbia problemi in futuro.

Fino al 2015 era in vigore il vecchio decreto sulla regolamentazione dei viaggi d'affari, che è stato abrogato con l'entrata in vigore delle nuove norme giuridiche.

Le innovazioni introdotte mirano in gran parte a ridurre il volume dei documenti richiesti durante l'invio in viaggio d'affari.

Ora l'entità aziendale decide autonomamente quali documenti redigere durante un viaggio d'affari. Deve consolidare negli altri la sua decisione sul flusso dei documenti.

Documenti richiesti:

• La legge richiede che quando si invia in viaggio d'affari sia necessario emettere un ordine di viaggio d'affari.

Documenti facoltativi che vengono redatti a discrezione dell'organizzazione:

• Incarico di servizio.
• Rapporto sul viaggio d'affari
• Così come resta a discrezione dell'amministrazione la tenuta del registro dei dipendenti partiti e arrivati ​​per viaggi di lavoro.

A questo proposito, un'altra modifica è stata la procedura per la determinazione delle indennità giornaliere per i viaggi d'affari. Se l'organizzazione non utilizza un certificato di viaggio, deve determinare l'orario di partenza e di arrivo del dipendente, nonché la durata del viaggio d'affari in giorni, sulla base dei documenti di viaggio a lui presentati, delle ricevute di pagamento dell'alloggio , controlli per l'acquisto di carburante, ecc.

Attenzione! Un dipendente può anche presentare una nota o un rapporto indirizzato alla direzione, in cui dichiara i tempi e il periodo del viaggio d'affari in assenza di documenti pertinenti, e se il manager lo accetta e approva, questo documento può anche servire come conferma in questo caso.

Chi non può essere inviato in viaggio d'affari

Di norma, un viaggio d'affari è considerato lo svolgimento delle funzioni di un dipendente. Pertanto, in condizioni normali, non può rifiutarlo. Tuttavia, la legislazione prevede casi in cui un viaggio d'affari non può essere concesso a determinate categorie di persone.

I seguenti dipendenti non possono essere inviati in viaggio d'affari:

• Lavoratrici che presto diventeranno madri;
• Dipendenti con i quali è stato stipulato un contratto studentesco;
• Lavoratori dell'impresa che non hanno ancora raggiunto la maggiore età. Tuttavia, se questi dipendenti sono impiegati in professioni creative (attori, giornalisti, cantanti, scrittori, ecc.), nonché atleti, questo divieto non si applica a loro.

A questi dipendenti è vietato essere inviati in viaggio d'affari, anche se hanno ottenuto il loro consenso scritto.

Attenzione! Inoltre, ci sono categorie di dipendenti dell'azienda che possono essere inviate in viaggio d'affari, ma il loro consenso deve essere presente per iscritto.

Questi includono:

• Dipendenti che hanno figli di età inferiore a tre anni. Ciò include anche i lavoratori se i loro figli non hanno una madre a questa età.
• Dipendenti con figli di età inferiore a cinque anni se genitori single.
• Dipendenti che non hanno figli disabili.
• Lavoratori che forniscono supervisione e assistenza medica a parenti stretti malati.
• Dipendenti che hanno un gruppo di disabilità stabilito se il viaggio d'affari viola il loro programma di recupero.

Quando gli specialisti delle risorse umane organizzano un viaggio d'affari per queste categorie di dipendenti, il consenso scritto ricevuto da loro per il viaggio deve necessariamente contenere informazioni che sono stati informati del loro diritto di rifiutarlo.

La domanda sorge spesso tra gli specialisti quando viene organizzato un viaggio d'affari per un lavoratore part-time interno. Possono essere inviati in viaggio d'affari. Tuttavia, sorge un problema quando si registra il tempo di viaggio in un secondo luogo di lavoro.

Attenzione! La legge vieta di usufruire delle ferie annuali retribuite durante questo periodo. Durante questo periodo si consiglia di concedere al secondo posto ferie aggiuntive retribuite a carico dell'azienda.

Durata dei viaggi d'affari

Il periodo del viaggio d'affari è determinato autonomamente dal responsabile dell'azienda, in base alle necessità produttive che si presentano. Deve riflettersi nell'ordine di viaggio emesso e, se si sta elaborando un incarico di lavoro, anche in questo documento.

Allo stesso tempo, a causa delle circostanze sopravvenute, la durata del viaggio può essere ridotta o prolungata per un certo periodo. Ciò richiede anche l'emissione di un ordine scritto da parte della direzione dell'azienda.

In precedenza, le attuali norme legali determinavano la durata massima di un viaggio d'affari a 40 giorni, senza contare il tempo trascorso durante il viaggio. Era inoltre stabilito che il viaggio d'affari dovesse durare più di un giorno.

Ma i nuovi decreti governativi entrati in vigore, in base ai quali sono attualmente regolamentati i viaggi di lavoro, hanno annullato la validità di tali norme e non hanno introdotto nuove scadenze. Pertanto, oggi la durata minima e massima di un viaggio d'affari non è fissata da nessuna parte a livello legislativo.

Attenzione! Tuttavia, quando si fissa la durata del viaggio, è necessario procedere dal concetto stesso: un viaggio d'affari non significa l'adempimento delle sue funzioni da parte di un dipendente, il cui lavoro è stato stabilito come viaggiante, nonché il trasferimento di un dipendente in un'altra sede.

Come organizzare un viaggio d'affari per un dipendente nel 2017

Passaggio 1. Emettere un ordine per partire in viaggio d'affari

Quando si redige un ordine, è possibile utilizzare i moduli standard T-9, T-9a oppure utilizzare una carta intestata aziendale in cui il testo dell'ordine è presentato in forma libera.

Fino al 2015 la base per l'emissione di un'ordinanza era un incarico ufficiale redatto in via preliminare, i cui dettagli dovevano essere inseriti nell'apposita riga del documento. Ora puoi utilizzare come base l'ordine, il promemoria, ecc. del manager o addirittura lasciare vuoto questo campo.

Il dipendente per il quale viene emesso l'ordine deve leggerlo e firmarlo.

Qualora il dipendente utilizzi per il viaggio automezzi propri o aziendali, ciò dovrà essere segnalato anche inserendo la riga corrispondente nell'ordine esistente, oppure emettendone uno nuovo in forma gratuita.

Passaggio 2. Emetti fondi

Se un dipendente è in viaggio d'affari, deve ricevere un anticipo in contanti dalla cassa per pagare il viaggio, l'alloggio nel luogo di destinazione e altre spese non pianificate, nonché un'indennità giornaliera per ogni giorno del viaggio.

Per registrare l'emissione di fondi dal registratore di cassa, viene utilizzato un ordine di cassa spese. L'importo del finanziamento di tutte queste spese deve essere fissato nell'atto locale della società.

La base per l'emissione di fondi è un ordine per l'invio in viaggio d'affari. Inoltre, il dipendente stesso può redigere un promemoria con il calcolo dei costi previsti, ma deve essere approvato dal capo dell'azienda.

Quando si emette denaro, è necessario considerare quanto segue:

• Se il viaggio si svolge all'interno del paese, tutti i fondi dovuti possono essere emessi in contanti dal registratore di cassa o tramite trasferimento su una carta o un conto bancario.
• Se prenoti un viaggio d'affari all'estero, l'indennità giornaliera per i giorni trascorsi in Russia deve essere emessa in rubli e per i giorni trascorsi in un altro paese - nella valuta di quel paese o in rubli al tasso di cambio della Banca Centrale.

Passaggio 3. Completa ed emetti un certificato di viaggio (se necessario)

Se ciò è previsto dalle normative locali dell'azienda, la registrazione di un viaggio d'affari prevede la preparazione di un certificato di viaggio. A seconda del modulo utilizzato, può indicare un viaggio d’affari, un rapporto di lavoro del dipendente e il calcolo delle indennità giornaliere.

Il modulo ha anche spazio per timbrare l'arrivo e la partenza alla destinazione del viaggio. Tuttavia, la loro apposizione non è più un obbligo e, se non vengono apposte, ciò non costituirà una violazione.

La necessità di tenere registri dei dipendenti in viaggio è ora eliminata. Tuttavia, le organizzazioni possono farlo su base volontaria. Per fare ciò è necessario stabilire la forma del giornale, l'ordine della sua tenuta negli atti locali.

In genere, il registro contiene le seguenti colonne:

• NOME E COGNOME. dipendente;
• Nome dell'organizzazione di destinazione;
• Località di destinazione;
• Date di partenza e di arrivo;
• Segnare alla presentazione della relazione.

Attenzione! Un certificato di viaggio attualmente non è un documento obbligatorio, quindi un'organizzazione può rilasciarlo a propria discrezione.

Passaggio 4. Prendere nota sul foglio presenze

Dopo che un dipendente è stato inviato in viaggio d'affari, è necessario annotare l'ora della sua assenza. Per fare ciò, utilizzare il codice "06" o la lettera "K".

Passaggio 5. Completa e invia un rapporto anticipato

Entro tre giorni dalla data di rientro dal viaggio, il dipendente è tenuto a redigere e presentare una relazione preventiva all'ufficio contabilità. Questo viene fatto utilizzando il modulo standard AO-1.

Se ciò è previsto dalle normative locali, oltre al rapporto anticipato il dipendente deve fornire anche un rapporto sul lavoro svolto durante il viaggio. Questo può essere fatto in qualsiasi forma, su un modulo sviluppato dall'azienda, oppure è possibile utilizzare la colonna 12 del modulo se era inclusa nella registrazione del viaggio d'affari.

Alla relazione anticipata dovranno essere allegati i documenti attestanti le spese sostenute. Questi includono:

• Documenti che confermano l'affitto dei locali per l'alloggio - una ricevuta o fattura dell'hotel, che indica tutti i dettagli necessari, il numero di giorni di soggiorno, il costo di un giorno o un contratto per l'affitto di locali residenziali (casa privata o appartamento) ;
• Documenti attestanti le spese di viaggio (biglietti, carte d'imbarco, comprese le ricevute dei servizi burocratici, del pernottamento sui treni, ecc.);
• Documenti per il pagamento di un taxi: assegni, ricevute, moduli;
• Promemoria per il rimborso spese se il dipendente ha viaggiato con il proprio mezzo o con l'auto aziendale. È accompagnato da lettera di vettura, assegni e ricevute dei distributori di benzina, ecc.;
• Una nota di servizio se non sono presenti documenti per il viaggio, o per l'alloggio, o entrambi.
• Documenti che confermano altre spese concordate (ad esempio, una ricevuta per servizi di comunicazione).

Attenzione! Quando riceve in mano il rapporto anticipato, il contabile lo annota nella parte staccabile e lo restituisce al dipendente.

Passaggio 6. Restituire i fondi non utilizzati al registratore di cassa (se rimasti)

Se durante il viaggio il dipendente non ha speso l'intero importo, dovrà pagare il resto alla cassa entro 3 giorni dal momento in cui ha presentato la denuncia. L'operazione è formalizzata mediante un ordine di incasso.

La legge dà al datore di lavoro il diritto di trattenere dallo stipendio l'importo non restituito, ma ciò può essere fatto solo entro un mese dalla scadenza del periodo per il rientro volontario. Dopo un mese è possibile trattenere i soldi solo tramite il tribunale presentando una richiesta di risarcimento danni.

Attenzione! Se il dipendente ha accettato volontariamente di detrarre il debito dal suo stipendio, deve scrivere una dichiarazione al riguardo. Sulla base di esso, deve essere emesso un ordine di trattenuta, il cui importo non può essere superiore al 20% dello stipendio maturato.

Passaggio 7. Compensazione per spese eccessive (se necessario)

Se un dipendente ha speso per un viaggio più soldi di quelli che gli sono stati rilasciati, prima di tutto è necessario controllare il suo resoconto anticipato e, se la spesa in eccesso è stata forzata, pagare la spesa eccessiva dal registratore di cassa emettendo un ordine di cassa.

Per determinare se una spesa eccedente è giustificata, è necessario determinare quanto segue:

• Se le spese sono state effettuate per necessità urgenti;
• Esistono documenti che confermano queste spese e sono state eseguite correttamente?
• Il rapporto anticipato è compilato correttamente?

Importante! L'organizzazione è tenuta a emettere i fondi in eccesso entro 3 giorni dalla data della denuncia (questo è indicato nel regolamento sui viaggi di lavoro).

In caso contrario, il dipendente ha il diritto di adire il tribunale non solo per riscuotere il debito, ma anche per ricevere gli interessi. Se la società non ha la possibilità di pagare l'intero importo in una sola volta, allora è meglio stipulare un accordo tra le parti che indichi i tempi di rimborso del debito.

È possibile prolungare o riprogrammare un viaggio di lavoro?

La normativa non prevede il divieto di prolungare la durata di un viaggio d'affari in corso, né di rinviarne uno futuro, per il quale siano già stati completati tutti i documenti necessari. Ma allo stesso tempo, non ci sono istruzioni chiare da nessuna parte su come farlo esattamente.

Se è necessario eseguirlo, il modo più corretto per farlo è emettere tale ordine. Può essere redatto in qualsiasi forma (non esiste un modulo standard sviluppato per questo caso) e deve contenere il motivo della proroga e la nuova data di completamento.

Inoltre, vengono apportate correzioni a tutti i documenti di viaggio: la data errata viene cancellata con una riga e ne viene scritta una nuova sopra.

Infine, il datore di lavoro è tenuto a calcolare l'indennità giornaliera per i giorni di proroga, nonché le spese di soggiorno, e a trasferire tale importo al dipendente. La legge vieta di obbligare un dipendente a utilizzare i fondi personali disponibili per questi scopi, anche se vengono successivamente rimborsati.

La riprogrammazione di un viaggio d'affari deve essere emanata anche con un provvedimento aggiuntivo in qualsiasi forma. Include il motivo del rinvio, nonché le nuove date di inizio e fine del viaggio. Dovranno essere riportati su tutti i documenti di viaggio emessi cancellando il vecchio valore ed indicando quello nuovo.

Attenzione! Non è necessario ricalcolare le indennità giornaliere e gli altri pagamenti se cambiano solo le date di partenza e di arrivo e non la durata del viaggio stesso.

È possibile abbinare una vacanza ad un viaggio di lavoro?

Per legge, questo è il periodo durante il quale il dipendente è completamente esonerato dallo svolgimento di qualsiasi mansione lavorativa. Pertanto, se è necessario organizzare un viaggio d'affari durante le vacanze, è necessario prima richiamare dalle vacanze.

Va ricordato che il Codice del lavoro stabilisce i casi in cui è impossibile produrre. È inoltre necessario ottenere il consenso scritto del dipendente.

Questo viene fatto passo dopo passo come segue:

• Creare ;
• apponendo sull'ordinanza la dicitura “non ho alcuna obiezione”;
• Creare un ordine per l'invio in viaggio d'affari;
• Emettere contanti (indennità giornaliera per coprire le spese imminenti).

Va tenuto presente che una procedura come la revisione richiede modifiche obbligatorie al file . Pertanto, è necessario discutere immediatamente con il dipendente quando potrà usufruire dei restanti giorni di riposo. Se vuole continuare a riposare dopo aver completato le sue funzioni, dovrà richiedere nuovamente il congedo.

Attenzione! Il richiamo dalle ferie richiede anche il ricalcolo della retribuzione delle ferie pagate. Ciò non può essere fatto se il dipendente desidera continuare immediatamente a riposare e questo periodo cade nello stesso mese della prima parte. In caso contrario, i fondi pagati in eccesso dovranno essere restituiti alla cassa o compensati con il pagamento anticipato o le indennità di viaggio.

Domanda al revisore dei conti

Il fondatore non è un dipendente dell'organizzazione, ma si reca periodicamente in altre città nell'interesse dell'azienda. È possibile in una situazione del genere pagargli le spese di viaggio: indennità giornaliera, viaggio, alloggio? Come contabilizzare questi fondi a fini fiscali?

Un viaggio d'affari è un viaggio di un dipendente su ordine del datore di lavoro per svolgere un incarico ufficiale al di fuori del luogo di lavoro permanente (articolo 166 del Codice del lavoro della Federazione Russa). Da questa definizione ne consegue che solo un dipendente con il quale è stato concluso un contratto di lavoro può essere inviato in viaggio d'affari. In assenza di tale accordo non è previsto l'invio in viaggio d'affari e la fornitura delle relative garanzie (pagamento del viaggio, alloggio, indennità giornaliere).

In questa situazione, puoi concludere un contratto civile con il fondatore per il periodo del viaggio d'affari, il cui oggetto saranno eventuali servizi del fondatore (ad esempio trattative, ricerche di mercato, visita a mostre, ecc.).

Quando si conclude un accordo, è necessario stabilire una remunerazione che possa essere presa in considerazione nelle spese relative alle imposte sul reddito (clausola 21, articolo 255 del Codice Fiscale della Federazione Russa). Inoltre, addebitarvi i premi assicurativi (articolo 420 del Codice fiscale della Federazione Russa) e trattenere l'imposta sul reddito delle persone fisiche (Articoli 208-209 del Codice fiscale della Federazione Russa).

In questo caso il viaggio non può essere formalizzato come viaggio d'affari, ma è possibile stabilire nel contratto un compenso per le spese legate alla sua realizzazione - pagamento per viaggio e alloggio. Non è necessario pagare le indennità giornaliere nell'ambito dei rapporti di diritto civile; tali importi saranno riconosciuti dalle autorità di regolamentazione come remunerazione con tutte le conseguenze fiscali che ne conseguono;

Per quanto riguarda le spese rimborsabili per viaggio e alloggio, queste possono essere prese in considerazione nel calcolo dell'imposta sul reddito, ma a condizione che siano economicamente giustificate e documentate (articolo 252 del Codice Fiscale della Federazione Russa). Allo stesso tempo, raccomandiamo di considerare tali spese non come spese di viaggio (clausola 12, comma 1, articolo 264 del Codice Fiscale della Federazione Russa), ma come altre spese secondo le clausole. 49 comma 1 art. 264 Codice Fiscale della Federazione Russa.

Per quanto riguarda l'imposta sul reddito delle persone fisiche, la situazione è la seguente. I pagamenti nell'ambito di un contratto di diritto civile sono riconosciuti dalle autorità di regolamentazione come remunerazione e si propongono di essere inclusi nella base imponibile (lettere del Ministero delle Finanze russo del 24 febbraio 2016 n. 03-04-05/10023, datata 5 novembre 2013 n. 03-03-06/4/47090). Tuttavia, gli artisti con contratti civili hanno diritto a una detrazione fiscale professionale sotto forma di importi confermati da documenti (clausola 2 dell'articolo 221 del Codice fiscale della Federazione Russa). Pertanto, se le spese per vitto e alloggio sono documentate, gli importi di tali spese possono essere detratti dalla base imponibile per l'imposta sul reddito delle persone fisiche (lettera del Ministero delle Finanze russo del 26 novembre 2018 n. 03-03-06/2 /85248).

I premi assicurativi non sono soggetti a tutti i tipi di indennizzi stabiliti dalla legge (entro i limiti stabiliti in conformità con la legislazione della Federazione Russa), relativi, tra le altre cose, alle spese di un individuo in relazione allo svolgimento del lavoro, la prestazione di servizi nell'ambito di contratti civili (clausola 2 p. 1 articolo 422 del codice fiscale della Federazione Russa). Questa regola consente che il rimborso delle spese nella situazione in esame non sia incluso nella base imponibile per i premi assicurativi (vedi lettera del Ministero delle Finanze russo

La nostra azienda è appena stata costituita. Per stabilire relazioni industriali, il fondatore dell'azienda, che non fa parte del personale, è andato in viaggio d'affari con un dipendente. Come riflettere le spese per il suo viaggio d'affari nella contabilità e nella contabilità fiscale?
L. Perova, Ryazan

Per viaggio d'affari si intende il viaggio di un dipendente su ordine del datore di lavoro per un certo periodo di tempo per svolgere un incarico ufficiale al di fuori del luogo di lavoro permanente (articolo 166 del Codice del lavoro della Federazione Russa). Cioè, solo un dipendente dell'organizzazione può essere inviato in viaggio d'affari. Ciò è confermato dalla clausola 2 del Regolamento sulle specifiche dell'invio di dipendenti in viaggio d'affari, approvato con Decreto del Governo della Federazione Russa del 13 ottobre 2008 n. 749. Dice che i dipendenti che hanno un rapporto di lavoro con il datore di lavoro vengono inviati in viaggio d'affari.

Dalla domanda risulta che il fondatore non ha un rapporto di lavoro con l'organizzazione. Pertanto, il suo viaggio non può essere considerato un viaggio d’affari e le spese sostenute dal fondatore per questo viaggio non sono spese di viaggio. In una situazione del genere, si scopre che il fondatore è andato con il dipendente di propria iniziativa. Ciò significa che tutte le spese sostenute per questo viaggio sono sue spese personali. Di conseguenza, la società non potrà prendere in considerazione il rimborso di tali costi come spese che riducono la base imponibile dell'imposta sul reddito. Dopotutto, le spese includono solo le spese giustificate e documentate sostenute dall'organizzazione stessa (clausola 1 dell'articolo 252 del Codice fiscale della Federazione Russa).

Poiché la società paga le proprie spese al fondatore, questi ha un reddito soggetto all'imposta sul reddito delle persone fisiche (articolo 41, paragrafo 1 dell'articolo 210 del Codice fiscale della Federazione Russa). Non è necessario tassare l'importo del risarcimento con premi assicurativi, poiché tale pagamento viene effettuato al di fuori del rapporto di lavoro (clausola 1, articolo 7 della legge federale n. 212-FZ del 24 luglio 2009, di seguito denominata Legge n. 212-FZ). Non sarà soggetto a contributi per infortuni (clausola 1, articolo 20.1 della legge federale n. 125-FZ del 24 luglio 1998, di seguito denominata legge n. 125-FZ).

Tutti gli accordi con il fondatore devono riflettersi nella contabilità sul conto 76 "Accordi con altri debitori e creditori". Il conto 71 "Accordi con persone responsabili" non può essere utilizzato per questi scopi. Dopotutto, solo un dipendente può essere una persona responsabile (clausola 4.4 del Regolamento sulla procedura per lo svolgimento di transazioni in contanti con banconote e monete della Banca di Russia sul territorio della Federazione Russa, approvato dalla Banca di Russia il 12 ottobre , 2011 n. 373-P).

Di conseguenza, se la società ha versato al fondatore denaro dal registratore di cassa prima del viaggio, l'intero importo ricevuto costituisce il reddito del fondatore (clausola 1 dell'articolo 210 del Codice fiscale della Federazione Russa). Da esso, la società, in qualità di agente fiscale, deve trattenere l'imposta sul reddito delle persone fisiche con un'aliquota del 13% e versarla al bilancio (clausole 1, 4, 6 dell'articolo 226 del Codice fiscale della Federazione Russa). Il fondatore non è tenuto a dichiarare tale importo dopo il viaggio.

esempio

Il fondatore dell'organizzazione, che non faceva parte dello staff, è andato in viaggio d'affari con il dipendente. Al ritorno dal viaggio, per rimborsare le spese sostenute, il fondatore ha presentato documenti dai quali risulta che l'importo delle sue spese per il viaggio ammontava a 10.000 rubli. L'organizzazione ha deciso di rimborsargli queste spese.

In contabilità, tale compensazione si rifletterà nelle seguenti voci:

Addebitare 91 Accreditare 76

— 10.000 rubli. — il debito della società per il rimborso delle spese del fondatore;

Addebitare 99 Accreditare 68.3

— 2000 rubli. (RUB 10.000 x 20%) - è stata costituita una passività fiscale permanente (PNO);

Addebito 76 Accredito 68.1

— 1300 rubli. — l'imposta sul reddito personale viene trattenuta dall'importo del rimborso delle spese;

Addebitare 76 Accreditare 50

— 8700 rubli. — al fondatore viene rilasciato l'importo del rimborso delle spese meno la ritenuta d'imposta sul reddito delle persone fisiche;

Dare 68.1 Avere 51

— 1300 rubli. — l'imposta trattenuta sul reddito delle persone fisiche viene trasferita al bilancio.

Affinché l'organizzazione abbia l'opportunità di tenere conto dell'importo del rimborso delle spese di viaggio del fondatore in spese che riducono la base imponibile per l'imposta sul reddito, e per il fondatore questi importi non sono soggetti all'imposta sul reddito delle persone fisiche, un lavoro a tempo determinato il contratto può essere concluso con lui.

Al rientro dal viaggio di lavoro e presentando una relazione con i risultati del lavoro, verrà perfezionato il contratto di lavoro a tempo determinato con il fondatore.

Si prega di notare che durante la validità del contratto di lavoro, il fondatore riceverà uno stipendio (guadagno medio durante il viaggio d'affari). Tali importi saranno soggetti all’imposta sul reddito personale e ai premi assicurativi.

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